Приказы: право издания, регистрация и хранение учетно-регистрационных форм

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

16.12.2025

Автор разъяснил вопросы издания, регистрации и хранения учетно-регистрационных форм.

Разделы материала:

Понятие приказа

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (абз.22 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

Задачи, стоящие перед организацией, определяются уставом организации (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо:

• довести требования нормативных правовых актов, документов вышестоящих организаций до сведения работников организации и (или) подчиненных (входящих в состав, систему) организаций;

• наметить конкретные мероприятия по их выполнению;

• определить ответственных лиц;

• определить сроки выполнения этих мероприятий.

Приказы издаются при необходимости провести в жизнь решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекции при руководителе организации).

Пример О проведении аттестации руководителей и специалистов О создании экспертной комиссии О проведении инвентаризации основных фондов

Приказ - один из видов распорядительных документов.

Справочно Вид документа - это классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного названия (подп.3.2.5 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Приказ может быть издан:

• по основной деятельности;

• по административно-хозяйственным вопросам;

• по личному составу (ч.1 п.88 Инструкции № 65).

Кто имеет право издавать приказы

При определении конкретных видов документов, которые должны издаваться (приниматься) в той или иной организации, необходимо учитывать, прежде всего, принцип управления данной организацией (коллегиальность, единоначалие) и ее организационно-правовую форму.

Такой вид распорядительного документа, как приказ, издается в организациях, управление которыми основано на принципе единоначалия.

Приказ издается руководителем организации. При этом право издания распорядительных документов, их подписания закрепляется в положениях и уставах организаций, иных локальных правовых актах организации (п.15 Инструкции № 65).

На этом основании право издавать приказы может быть предоставлено не только руководителю организации, но и его заместителю, иному уполномоченному должностному лицу, в том числе в случае временного отсутствия руководителя организации. Соответствующее право может быть закреплено непосредственно в уставе организации либо предоставлено путем делегирования полномочий на издание и подписание приказов.

Как регистрировать приказы

Распорядительные документы регистрируют по видам отдельно от других внутренних документов (ч.1 подп.125.2 п.125 Инструкции № 65).

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Приказы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, также регистрируются отдельно (чч.2, 3 подп.125.2 п.125 Инструкции № 65).

Порядок регистрации приказов, в том числе использования буквенных или иных условных обозначений при отдельной регистрации определенной разновидности приказов, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 65 (ч.1 п.4 Инструкции № 65).

Порядок присвоения регистрационных индексов приказам в пределах делопроизводственного года

Где зарегистрировать приказы

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в учетно-регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (абз.26 ч.1 п.3 Инструкции № 65).

Запись учетных данных о документе осуществляется в одной из учетно-регистрационных форм.

Для регистрации всех категорий внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность учетно-регистрационных сведений о документе (ч.1 подп.122.6 п.122 Инструкции № 65).

Справочно Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК установлены ч.2 подп.122.6 п.122 Инструкции № 65. Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК электронных документов установлены в приложении к Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.

Состав реквизитов РКК может быть дополнен иными реквизитами, их организация определяет самостоятельно.

Распространенная журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (ч.1 подп.122.8 п.122 Инструкции № 65). Журналы также могут вестись на бумажном или электронном носителе.

Специальная форма журналов регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам НПА не установлена. Поэтому организация, в которой применяется журнальная форма регистрации приказов вправе самостоятельно разработать такую форму с учетом обязательных граф, установленных ч.4 подп.122.8 п.122 Инструкции № 65: дата и регистрационный индекс приказа, заголовок (краткое содержание) приказа, резолюция или кому направлен приказ, отметка об исполнении приказа и направлении его в дело.

При необходимости форма журнала регистрации приказов может быть дополнена иными графами из соображений удобства и полноты отражения информации в учетно-регистрационной форме.

Журнал регистрации приказов по личному составу (срок хранения 55 лет) (пример)

Таким образом, для регистрации приказов могут использоваться РКК, применяемые в том числе в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АС ДОУ), либо журналы.

Регистрационный индекс приказа - порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).

Как хранить учетно-регистрационные формы, в которых регистрируются приказы

Учетно-регистрационные формы (РКК, журналы), в которых регистрируются приказы, имеют те же сроки хранения, что и приказы, которые в них регистрируются (п.122 Перечня № 140).

… в электронном виде

Возможность ведения и хранения учетно-регистрационных форм регистрации приказов в электронном виде зависит от срока их хранения, поскольку для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), иная информационная система организации обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (п.225 Инструкции № 65).

Справочно Целостность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения (абз.12 ст.1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Следовательно, учетно-регистрационные формы регистрации приказов, для которых установлен временный (до 10 лет) срок хранения:

• журнал регистрации приказов по основной деятельности со сроком хранения 10 лет (в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования госархивов);

• журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам;

• журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 3 года можно вести и хранить в электронном виде (не распечатывая на бумажный носитель) в АС ДОУ, таблице Excel, документе Word. При этом можно ежегодно заводить новую учетно-регистрационную форму (новый файл).

Оперативное хранение документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями гл.9 Инструкции № 19 (п.220 Инструкции № 65).

Соответствующие требования предполагают хранение документов в электронном виде в АС ДОУ, иной информационной системе организации.

При этом должны обеспечиваться:

• систематизация документов в электронном виде и упорядочение работы с ними;

• сохранность документов в электронном виде;

• поиск документов в электронном виде и санкционированный доступ к ним;

• соблюдение сроков хранения документов в электронном виде;

• обеспечение режима защиты.

То есть в ЛПА организации (например, в своей инструкции по делопроизводству) целесообразно определить:

1) право доступа к журналам регистрации (учета);

2) способ их защиты от внесения несанкционированных изменений и др.

Учетно-регистрационные формы регистрации приказов, для которых установлен временный (свыше 10 лет) срок хранения:

• журнал регистрации приказов по основной деятельности со сроком хранения «постоянно» (в государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов) и 30 лет (в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов);

• журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 55 лет можно вести в электронном виде в АС ДОУ, таблице Excel, документе Word.

Возможность их хранения в электронном виде зависит от наличия в организации информационной системы архива (ИСА) организации (п.227 Инструкции № 65). В случае ее отсутствия при передаче в архив организации их необходимо распечатать и заверить в порядке, установленном ч.8 п.59 Инструкции № 65.

Так, отметка о заверении копии включает в себя:

• слово «Верно»;

• наименование должности служащего лица, заверившего копию;

• его собственноручную подпись;

• расшифровку подписи и дату заверения, оформляемую цифровым способом.

Сохранение целостности документов в электронном виде, срок хранения которых превышает 10 лет, в архиве организации достигается путем передачи таких документов в ИСА организации в соответствии с требованиями Инструкции № 19; Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20, либо подключения к АИС «Ведомственный архив» РУП «Национальный центр электронных услуг».

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.