Правовые аспекты обработки персональных данных работников: основания, особенности получения согласия и разграничение полномочий нанимателя

Вадим Бондаревич
юрист

05.01.2026

Обработка персональных данных работников - неотъемлемая и ежедневная функция любого нанимателя, начиная от этапа подбора персонала и заканчивая архивированием документов после прекращения трудовых отношений. Однако трудовые отношения характеризуются объективным неравенством сторон, что ставит под сомнение возможность получения от работника действительно свободного согласия. Законодатель четко разграничил полномочия нанимателя, установив перечень случаев, когда обработка данных - его прямая обязанность, и ситуаций, где требуется добровольное волеизъявление работника. Актуальность данной темы обусловлена необходимостью для кадровых служб, юристов и руководителей ясно понимать эти границы, чтобы выстроить процессы обработки данных согласно законодательству, а также избежать избыточного сбора согласий и минимизировать риски привлечения к ответственности.

В материале:

• проанализированы правовые основания и особенности обработки персональных данных в сфере трудовых отношений;

• разграничены ситуации, когда обработка данных работников, со искателей и бывших работников осуществляется на основании законодательства без получения согласия, и случаи, когда получение свободного, однозначного и информированного согласия является обязательным;

• на основе Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» и официальных разъяснений уполномоченного органа проанализированы практические кейсы, включая обработку специальных данных, использование биометрии, видеонаблюдение и размещение информации о работниках в открытых источниках.

Разделы:

Обработка персональных данных без согласия работника: пределы полномочий нанимателя

Правовой режим обработки персональных данных в трудовых отношениях строится на ключевом принципе: согласие не является универсальным и единственным основанием. Во многих случаях наниматель не просто вправе, а обязан обрабатывать данные работника без его согласия. Более того, как разъяснено в постатейном комментарии к Закону Республики Беларусь «О защите персональных данных» от 24.02.2023 (подготовлен Национальным центром защиты персональных данных) (ст.6), в силу объективного неравенства сторон трудовых отношений согласие работника часто не может считаться в полной мере свободным. Поэтому законодатель четко определил ситуации, в которых наниматель не просто вправе, а обязан обрабатывать персональные данные работника без получения его согласия, основываясь непосредственно на нормах законодательства.

Оформление и исполнение трудовых (служебных) отношений

Ключевым правовым основанием для обработки данных в трудовой сфере является норма абз.8 ст.6 Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных», которая позволяет нанимателю обрабатывать персональные данные работника без его согласия при оформлении трудовых отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

Как поясняется в Комментарии к Закону (ст.6), это основание охватывает ситуации, когда необходимость обработки прямо вытекает из предписаний законодательных актов, возлагающих на нанимателя определенные обязанности или предоставляющих ему соответствующие полномочия. Рассмотрим это на конкретных примерах.

Прием на работу и ведение кадрового делопроизводства.

При заключении трудового договора работник обязан предъявить, а наниматель - обработать сведения, содержащиеся в документах, перечисленных в ст.26 ТК: документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, документ об образовании, документы воинского учета и др.

Нужно ли согласие на обработку данных, указанных в личном листке по учету кадров?

Не нужно. Форма личного листка по учету кадров и порядок его ведения установлены подзаконными актами (в частности, Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29). Таким образом, сбор и хранение этих данных - прямая обязанность нанимателя, вытекающая из законодательства. Получение отдельного согласия на обработку этих сведений будет избыточным.

Ведение воинского учета. Наниматели обязаны вести воинский учет работников в порядке, установленном законодательством. Это предполагает сбор, хранение и актуализацию персональных данных из военных билетов и иных документов воинского учета. Эта обязанность также является основанием для обработки данных без согласия.

Ведение персонифицированного учета. Наниматель, как плательщик взносов в ФСЗН, обязан представлять в органы ФСЗН сведения о работниках, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Эта обязанность, установленная Законом от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования», является самостоятельным правовым основанием для обработки соответствующего перечня персональных данных без согласия работника.

Обработка специальных персональных данных в трудовых отношениях

Обработка специальных персональных данных (о здоровье, судимости и др.) по общему правилу запрещена. Однако п.2 ст.8 Закона № 99-З содержит некоторые важные исключения, применимые к трудовым отношениям.

Данные о состоянии здоровья. Без согласия работника могут обрабатываться сведения о его здоровье, если это необходимо для целей, установленных трудовым законодательством.

Пример 1 Работник представляет листок нетрудоспособности. Информация о диагнозе, содержащаяся в нем, является специальными персональными данными. Наниматель в лице бухгалтерии и кадровой службы обрабатывает эти данные для выполнения своей обязанности по начислению и выплате пособия по временной нетрудоспособности. Получение согласия в данном случае не требуется.

Пример 2 Для определенных профессий законодательством установлена обязанность прохождения предварительных и периодических медицинских осмотров. Обработка сведений из медицинских справок о состоянии здоровья, подтверждающих годность к работе, также осуществляется на основании законодательства, а не согласия.

Данные о привлечении к уголовной ответственности. Законодательством установлен запрет на занятие определенных должностей (например, в сфере педагогики, государственной службы) для лиц, имеющих судимость за определенные преступления. При приеме на работу на такие должности наниматель вправе и обязан обработать сведения о судимости кандидата для выполнения требований законодательства.

Таким образом, если обработка персональных данных, в том числе специальных, является прямой обязанностью нанимателя, установленной законодательством, получение согласия работника не требуется. Наниматель в данном случае действует не по своей воле, а во исполнение публично-правовой обязанности. Попытка получить согласие в такой ситуации не только избыточна, но и вводит работника в заблуждение относительно его прав, создавая иллюзию возможности отказа там, где отказ невозможен по закону.

Случаи, когда согласие работника обязательно: выход за пределы законодательных обязанностей

Несмотря на широкий перечень оснований для обработки персональных данных без согласия в рамках трудовых отношений, существуют ситуации, когда получение свободного, информированного и однозначного согласия работника является единственным законным основанием.

В случае если обработка данных не прямое требование законодательства и не определена безусловной необходимостью для исполнения трудовой функции, наниматель обязан запросить волю работника.

В Комментарии к Закону (ст.6) справедливо отмечено, что в силу неравного статуса сторон согласие в трудовых отношениях является «хрупким» основанием. Именно поэтому его применение должно быть исключением, а не правилом, и использоваться только тогда, когда у работника есть реальная свобода выбора - согласиться или отказать без негативных последствий для его трудовых прав.

Корпоративная жизнь и публичная деятельность

Современные компании стремятся создавать позитивный имидж и развивать корпоративную культуру, что часто связано с обработкой персональных данных работников в целях, выходящих за рамки их непосредственных трудовых обязанностей.

Размещение информации о работнике в открытых источниках

Фотография и Ф.И.О. на сайте компании. Публикация фотографии работника, его Ф.И.О. и должности на корпоративном сайте в разделе типа «Наша команда» или в новостных материалах не является законодательной обязанностью нанимателя. Как указано в приложении 1 к Разъяснениям НЦЗПД от 07.12.2021 «Разъяснения по составлению документа, определяющего политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных», такая обработка (являющаяся распространением данных) требует получения отдельного конкретного согласия работника. Работник вправе отказать в даче такого согласия, и это не может повлечь для него никаких негативных последствий.

Публикация информации о днях рождения. Поздравление работников с днем рождения путем размещения информации на корпоративном портале или информационном стенде также требует их предварительного согласия.

Участие в корпоративных мероприятиях. Фото- и видеосъемка на корпоративных мероприятиях (праздниках, тимбилдингах) и последующая публикация этих материалов в социальных сетях или на сайте компании также должны осуществляться только с согласия работников, которые являются основными объектами съемки.

Дополнительные социальные блага и программы

Некоторые наниматели предоставляют работникам дополнительные социальные гарантии, не предусмотренные законодательством в качестве обязательных. Обработка данных в рамках таких программ должна основываться на согласии.

Добровольное медицинское страхование (ДМС). Предоставление полиса ДМС - бонус, а не обязанность нанимателя. Для заключения договора со страховой компанией нанимателю необходимо передать ей персональные данные работника (и возможно, членов его семьи). Как следует из приложения 1 к Разъяснениям НЦЗПД, для такой передачи требуется получить согласие работника.

Корпоративные программы лояльности и скидки. Если компания предоставляет работникам скидки на свою продукцию или услуги партнеров, для обработки данных в рамках этих программ (например, для выпуска дисконтной карты) также необходимо согласие.

Организация экскурсий, посещение бассейна, спортивного зала. Любые дополнительные блага, не закрепленные в законодательстве или коллективном договоре как обязательные, требуют согласия работника на обработку его данных для их предоставления.

Использование современных технологий на рабочем месте

Внедрение новых технологий часто связано с обработкой дополнительных категорий персональных данных, в том числе специальных.

Использование биометрических данных для систем контроля и управления доступом (СКУД). Использование отпечатков пальцев, сканирования сетчатки глаза или системы распознавания лиц для прохода на территорию организации является обработкой специальных персональных данных. Комментарий к Закону (ст.8) и Разъяснения НЦЗПД (сноска 3 к таблице в приложении 1) однозначно указывают, что обработка биометрических данных на основании согласия будет законной только при условии наличия у работника реальной альтернативы (например, использование стандартной электронной карты-пропуска). Если такой альтернативы нет и работник вынужден предоставлять свои биометрические данные под угрозой недопуска на рабочее место, такое согласие не будет считаться свободным и, следовательно, будет незаконным. Исключение составляют особо опасные и режимные объекты, где такие меры могут быть оправданы требованиями безопасности.

Во всех перечисленных случаях согласие должно соответствовать строгим требованиям ст.5 Закона № 99-З:

• быть информированным: работнику должна быть предоставлена полная информация о целях обработки, перечне передаваемых данных, сроках хранения, а также о третьих лицах (например, наименование страховой компании), которым данные будут переданы;

• быть однозначным: волеизъявление должно быть выражено посредством четкого утвердительного действия (например, проставление галочки в отдельном поле или подписание отдельного документа-согласия);

• быть свободным: у работника должен быть реальный выбор, и отказ от дачи согласия не должен влечь за собой увольнение, лишение премии или иные формы дискриминации.

Таким образом, наниматель должен проводить границу между обработкой, диктуемой законом, и обработкой, основанной на корпоративных инициативах. Во втором случае получение юридически корректного согласия является не просто формальностью, а единственным законным путем.

Особенности обработки данных соискателей, бывших работников и видеонаблюдения

Данные соискателей. Обработка персональных данных кандидатов на трудоустройство до момента заключения трудового договора имеет свою специфику.

Первичная обработка данных из резюме, направленного соискателем, осуществляется на основании абз.16 ст.6 Закона № 99-З (обработка данных, указанных в документе, адресованном оператору). Согласие на этом этапе не требуется.

Однако если наниматель желает включить резюме соискателя, которому было отказано в приеме на работу, в кадровый резерв (резерв кадров) для рассмотрения на будущие вакансии, он обязан получить на это отдельное согласие. Срок хранения таких данных на основании согласия не должен превышать 3 лет (сноска 2 таблицы приложения 1 к Разъяснениям НЦЗПД).

Данные бывших работников. После прекращения трудовых отношений правовое основание для обработки данных меняется. Наниматель обязан продолжать хранить документы, касающиеся трудовой деятельности работника (приказы, личное дело, данные для персонифицированного учета), в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Основанием для такой обработки является не трудовой договор, а выполнение обязанности, предусмотренной законодательными актами (абз.20 ст.6, абз.18 п.2 ст.8 Закона № 99-З).

Видеонаблюдение на рабочем месте. Согласно Разъяснениям НЦЗПД (приложение 4), видеонаблюдение в целях обеспечения производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины допускается лишь в исключительных случаях на основании п.2 ч.1 ст.55 ТК (например, при наличии высоких рисков, связанных с опасными условиями труда или при работе с материальными ценностями). В остальных случаях правовым основанием для видеонаблюдения в целях обеспечения безопасности и охраны имущества является законодательство об охранной деятельности. В любом случае работники должны быть проинформированы о ведении видеонаблюдения посредством размещения специальных информационных табличек.

Выводы

Правовое регулирование обработки персональных данных в трудовой сфере строится на разграничении обязанностей нанимателя и дополнительных опций, требующих волеизъявления работника. Для работы с персональными данными в трудовой сфере можно выделить два основных принципа.

1. Принцип необходимости. Ключевой критерий для определения правового основания - необходимость обработки для выполнения требований законодательства. Если обработка обязательна по закону (ведение кадрового учета, начисление заработной платы, подача сведений в ФСЗН), согласие работника не требуется.

2. Согласие как исключение. Согласие необходимо получать только в тех случаях, когда обработка выходит за рамки прямых трудовых обязанностей и законодательных требований (корпоративные бонусы, ДМС, публикация фото на сайте, использование биометрии при наличии альтернативы).

Грамотное применение этих принципов позволит нанимателям не только соблюсти требования законодательства, но и выстроить доверительные и уважительные отношения с работниками, основанные на законности и предсказуемости.