Административные процедуры: формирование и хранение дел с документами по их осуществлению

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

01.11.2024

Материал разъясняет порядок формирования документов по осуществлению административных процедур в дела, сроки их хранения, а также уничтожения таких документов.

Документы по вопросам осуществления административных процедур и результаты их рассмотрения формируются в дела и хранятся в уполномоченном органе в соответствии с номенклатурой дел (п.21 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39).

Формирование дел при централизованной и децентрализованной системе делопроизводства

Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно (п.5 Инструкции № 39).

При:

• централизованной системе дела формируются у уполномоченного должностного лица, ответственного за ведение делопроизводства по административным процедурам;

• децентрализованной системе формирование дел осуществляется непосредственно в структурных подразделениях (у уполномоченных должностных лиц, ответственных за осуществление административных процедур).

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность) (п.19 Инструкции № 39).

На каждом исполненном документе после принятия административного решения делается отметка об исполнении документа и направлении его в дело (п.18 Инструкции № 39).

Один из факторов, влияющих на порядок формирования дел с документами по осуществлению административных процедур, - количество осуществляемых административных процедур: в дело могут формироваться заявления, документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, по всем административным процедурам или по каждой из них.

Как правило, документы по каждой административной процедуре формируются в самостоятельные дела.

Включение дел с документами по осуществлению административных процедур в номенклатуру дел

Дело с документами по осуществлению административных процедур включается в соответствующий раздел номенклатуры дел под самостоятельным индексом.

Пример «5-10», где 5 - индекс структурного подразделения, в котором ведется делопроизводство по административным процедурам, 10 - порядковый номер дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения.

Соответствующий индекс дела по номенклатуре выносится на обложку дела с документами по осуществлению административных процедур.

Формы документов • Обложка дела по административной процедуре «Выдача акта осмотра (допуска) электроустановки (заявления, копии технических условий на присоединение электроустановок потребителя к электрической сети, копии административных решений и др.)» (пример).

В номенклатуру дел организации включаются также учетные документы по регистрации заявлений заинтересованных лиц, административных жалоб (журналы, книги, картотеки).

Под самостоятельным индексом в номенклатуру дел включается дело «Документы по рассмотрению административных жалоб заинтересованных лиц на принятое административное решение (административные жалобы, копии решений по административным жалобам и др.)».

Формы документов • Фрагмент номенклатуры дел (осуществление административных процедур) (пример).

Заголовки дел с документами по осуществлению административных процедур

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (ч.2 подп.149.2 п.149 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Пример «Документы по осуществлению административной процедуры по подключению электроустановок граждан к электрическим сетям (заявления, запросы, копии решений о предоставлении земельного участка гражданину и план земельного участка, копии решений и др.)».

Примеры заголовков дел с документами по осуществлению административных процедур

Особенности включения документов в дела с документами по осуществлению административных процедур

Поскольку делопроизводство по административным процедурам ведется отдельно от других видов делопроизводства, в дела не могут помещаться документы из других делопроизводств, например по обращениям граждан и юридических лиц, общего делопроизводства (за исключением копий документов, имеющих отношение к осуществлению административной процедуры) и др.

Вместе с заявлением заинтересованного лица в дело подшиваются документы и (или) сведения, представленные заинтересованным лицом, запрашиваемые организацией документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, административное решение (его копия, выписка из него) и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе осуществления административной процедуры. При этом каждое заявление заинтересованного лица и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

Заявления заинтересованных лиц, документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, могут формироваться в дела граждан или юридических лиц.

Пример На каждого гражданина, принятого на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий, заводится учетное дело, в котором хранятся заявление о принятии на такой учет, выписка из решения о принятии на учет, информация о выборе гражданином способа улучшения жилищных условий, а также другие документы (п.5 ст.42 ЖК). В таком случае учетные дела включаются в номенклатуру дел под одним индексом и заголовком дела, а учитываются по книге регистрации заявлений граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий. Соответственно, заголовок дела будет следующим: «Документы по осуществлению административной процедуры "Принятие решения о постановке на учет (восстановлении на учете) граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий" (заявления, выписки из административных решений и др.)».

При осуществлении отдельных административных процедур принимаемые административные решения, например решения местных исполнительных и распорядительных органов, формируются в самостоятельные дела как распорядительные документы и включаются в соответствующие разделы номенклатуры дел. При этом дата и регистрационный номер такого принимаемого административного решения указываются в графе «Дата и номер принятого административного решения» регистрационно-контрольной формы. В дело с документами по осуществлению административных процедур может помещаться копия такого решения.

Сроки хранения документов по осуществлению административных процедур

Сроки хранения документов по осуществлению административных процедур определены в пп.100-111 Перечня № 140.

При составлении номенклатуры дел и включении в нее документов по осуществлению административных процедур руководствуются ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения. Например:

• перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Департамента по архивам и делопроизводству Минюста, структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов и республиканских архивных учреждений, с указанием сроков хранения, уст. приказом Минюста от 22.11.2023 № 273.

Для документов по осуществлению административных процедур по запросам социально-правового характера, поступившим от граждан, установлен срок хранения - 5 лет ЭПК (п.518 Перечня № 273).

Справочно Отметка «ЭПК» означает, что в необходимых случаях постоянно действующей ЦЭК (ЭК) организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих документов;

• перечнем документов, образующихся в процессе деятельности государственного производственного объединения электроэнергетики «Белэнерго» и организаций, входящих в его состав, с указанием сроков хранения, уст. приказом Минэнерго от 12.06.2023 № 103, и др.

В ряде государственных органов ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения отсутствуют.

Сроки хранения документов по осуществлению административных процедур могут содержаться в иных НПА.

Так, документы, послужившие основанием для регистрации, внесения изменений в регистрационные документы, снятия с учета машин, выдачи или замены регистрационных знаков, технических талонов или технических паспортов, нумеруются и подшиваются в отдельные дела в очередности, соответствующей записям в книге учета регистрации машин, и хранятся в государственной инспекции по надзору за техническим состоянием машин и оборудования Минсельхозпрода 3 года (п.43 Правил государственной регистрации и государственного учета колесных тракторов, прицепов к ним и самоходных машин, их снятия с государственного учета и внесения изменений в документы, связанные с государственной регистрацией колесных тракторов, прицепов к ним и самоходных машин, утв. постановлением Совмина от 30.04.2008 № 630).

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, приведенных выше, и НПА, определяются центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации и отражаются в протоколе заседания ЦЭК (ЭК) (п.57 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Порядок уничтожения дел с документами по осуществлению административных процедур

По истечении сроков хранения документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном гл.17 Инструкции № 4.

На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, согласно приложению 10 к Инструкции № 4.

Обратите внимание! На документы и дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт по форме, установленной для акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.191 Инструкции № 4).

Уничтожение документов и дел, включенных в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, производится за те годы, за которые в организации подготовлены сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) постоянного хранения и по личному составу, утвержденные и согласованные в установленном порядке (п.188 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Делопроизводство по административным процедурам: 5 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».