Материал помещен в архив

АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ И ОФОРМЛЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Вопрос: Как правильно оформить обложку журналов (книг) в организации? Необходимо ли все журналы (книги) пронумеровать, прошнуровать и сделать соответствующую запись на последнем листе журнала (книги) по форме: «В данном журнале (книге) пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов», заверив ее подписью ответственного лица и печатью предприятия? Следует ли в журнале (книге) указывать лицо, ответственное за его ведение? Когда необходимо производить оформление журнала (книги): при заведении в делопроизводстве или при подготовке к передаче в архив? При заведении журналов регистрации в начале календарного (делопроизводственного) года указывается ли на первой странице дата начала их ведения? В каком нормативном акте изложены требования по оформлению журналов (книг)?

Ответ: Ответ на поставленные вопросы зависит от вида журнала (книги), который заводится в делопроизводстве организации. Если речь идет о журналах (книгах) регистрации документов и дел (журналы регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, учета личных дел работников и т.п.), то нормативные правовые акты Республики Беларусь по делопроизводству не содержат особых требований к их оформлению. Следовательно, указанные выше регистрационно-учетные формы специальному оформлению (прошнуровке, прошивке, скреплению печатью) не подлежат.

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4), иными нормативными правовыми актами по делопроизводству предусмотрено оформление обложек дел при их заведении в делопроизводстве. При заведении дела, в т.ч. журнала (книги), на обложке указываются:

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения или функция (направление деятельности) организации;

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- дата дела (год, в котором заведено дело);

- срок хранения дела.

Следовательно, дата (год) заведения дела (журнала (книги)) будет указана на обложке дела.

Как правило, указанные выше регистрационные формы являются переходящими и ведутся до их полного заполнения. Поэтому если журнал регистрации документов будет вестись более одного года, то начало каждого нового делопроизводственного года должно быть отражено на новой странице этой регистрационной формы.

Заверительная надпись о количестве листов дела в журналах (книгах) после окончания их ведения не делается, так как соответствующие регистрационные формы передаче в архив, как правило, не подлежат.

В то же время нормативными правовыми актами Республики Беларусь установлены особые требования к оформлению некоторых категорий журналов и книг. В частности, согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция), для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек ведется следующая документация:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - приходно-расходная книга);

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - книга учета движения трудовых книжек).

Пунктом 58 Инструкции установлено, что приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия - печатью нанимателя.

При этом в Инструкции не оговаривается порядок осуществления указанных процедур. Согласно общим требованиям нормативных документов по делопроизводству и архивному делу заверительная надпись оформляется в конце дела на отдельном листе (лист-заверитель дела). В отличие от дел общего делопроизводства, заверительную надпись в которых оформляет и подписывает лицо, подготовившее дело, лист-заверитель в приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек подписывает наниматель (руководитель организации).

Особые требования оформления и удостоверения установлены и для книги замечаний и предложений.

Правила оформления и ведения книги учета замечаний и предложений регулируются Декретом Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» и Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 (далее - Положение).

Согласно указанным нормативным правовым актам книга выдается и регистрируется в налоговом органе по месту постановки организации или индивидуального предпринимателя на учет. При выдаче книги должностное лицо налогового органа регистрирует ее с указанием регистрационного номера, даты выдачи, фамилии, имени, отчества и наименования должности лица, получающего книгу. Факт выдачи (получения) книги удостоверяется подписями должностного лица налогового органа и лица, получающего книгу. Пунктом 5 Положения установлено, что при выдаче книги должностным лицом налогового органа заполняются реквизиты титульной страницы книги и проставляется оттиск печати налогового органа.

Осуществление дополнительных технических операций по оформлению книги замечаний и предложений нормативными правовыми актами не предусмотрено. В организации, получившей оформленную в установленном порядке книгу из налогового органа, дополнительная ее прошивка или заверение печатью не требуется.

Вопрос: В связи с тем что срок действия трудовых договоров, заключенных в течение одного календарного года, истекает в разное время, как правильно формировать в дела трудовые договоры (контракты) для передачи в архив?

Ответ: Согласно п.219 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень-2006), для трудовых договоров и контрактов установлен срок хранения 3 года после истечения срока действия трудовых договоров, контрактов. Следовательно, трудовые договоры и контракты, сформированные в отдельные дела, передаче в архив организации не подлежат.

По истечении установленного срока хранения трудовые договоры (контракты) подлежат уничтожению в установленном порядке и включаются в акт на уничтожение документов и дел, сроки хранения которых истекли.

Исключение составляют трудовые договоры (контракты), включенные в состав личных дел работников. В соответствии с п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. Требования нормативного акта предусматривают обязательное включение контрактов в состав личных дел только государственных служащих (п.7 данной Инструкции).

Трудовые договоры (контракты), включенные в состав личных дел, передаются на хранение в архив в составе этих дел.

Вопрос: Можно ли формировать в одно дело вместе с трудовыми договорами заявления работников и уведомления администрации организации (о продлении, прекращении трудовых отношений и т.п.)?

Ответ: При формировании дел с трудовыми договорами (контрактами), как правило, используется номинальный принцип (по названию вида документа). Это означает, что в дело включаются только трудовые договоры (контракты). Заявления, уведомления, а также иные документы, послужившие наряду с трудовыми договорами (контрактами) основанием для издания приказов по личному составу, формируются в самостоятельное дело, для которого согласно п.224 Перечня-2006 устанавливается срок хранения 3 года.

Вопрос: Как правильно группировать лицевые счета по начислению заработной платы и оформлять такие дела? Можно ли лицевые счета за несколько лет (например, 2-3 года) группировать в одно дело? Если нет, то как поступить, если лицевые счета по начислению заработной платы уже сгруппированы за 2-3 года и находятся в архиве?

Ответ: Пунктом 170 Инструкции № 4, в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел. Дела с лицевыми счетами по начислению заработной платы ни к категории переходящих, ни к категории личных не относятся. Более того, в п.172 данной Инструкции конкретизировано, что лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Таким образом, лицевые счета по начислению заработной платы за каждый год должны формироваться в отдельные дела.

Если в организации находятся на оперативном хранении дела с лицевыми счетами, сформированными за 2 или 3 года, то при подготовке их к передаче в архив такие дела должны быть переформированы в соответствии с установленными требованиями.

Если в архиве организации находятся на хранении дела с лицевыми счетами, сформированные за 2-3 года и они включены в опись дел в соответствии с установленными требованиями, переформировывать такие дела представляется нецелесообразным.

Вопрос: В 1995-2000 гг. приказы об оказании материальной помощи работникам формировались в дело с приказами о премировании работников со сроком хранения 75 лет. Согласно новому Перечню-2006 приказы об оказании материальной помощи хранятся 3 года.

Надо ли расшивать дела за прошлые годы и изымать эти приказы для уничтожения?

Ответ: Прежде всего следует обратить внимание, что действующими нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены конкретные сроки хранения приказов об оказании материальной помощи. Сроки хранения приказов закреплены в ст.16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями (далее - Перечень-2001). В ст.16 Перечня-2001 установлены сроки хранения приказов по личному составу двух групп:

о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках - 75 лет (ст.16.4);

о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - 3 года после проведения комплексной налоговой проверки (ст.16.3).

Как видно, приказы об оказании материальной помощи в Перечень-2001 не включены.

В то же время в п.944 Перечня-2006 установлены сроки хранения регистрационно-учетных форм документов (журналов, карточек). Среди других указаны сроки хранения журналов и карточек регистрации распорядительных документов по личному составу:

о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках - 75 лет;

о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи - 3 года.

Так как по общему правилу сроки хранения регистрационно-учетных форм устанавливаются аналогично срокам хранения регистрируемых в них документов, для приказов об оказании материальной помощи целесообразно устанавливать срок хранения 3 года. Установление соответствующего срока хранения обусловлено тем, что материальная помощь по определению является безвозмездным даром и в большинстве случаев не подлежит какому-либо налогообложению (например, материальная помощь, оказываемая работникам бюджетных организаций в рамках планового фонда материальной помощи). Так как с суммы полученной работником материальной помощи не уплачиваются отчисления в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ (далее - ФСЗН), она не может учитываться при определении размеров социальных пособий (пенсий и т.п.). В связи с этим практическая значимость данных приказов ограничивается незначительным временным периодом, в течение которого они могут быть востребованы только налоговыми и иными контролирующими финансово-хозяйственную деятельность органами.

Вместе с тем при определении сроков хранения приказов об оказании материальной помощи следует учитывать, что в ряде случаев с суммы полученной материальной помощи отчисляются средства в ФСЗН. Например, в тех же бюджетных организациях материальная помощь, оказываемая работникам из внебюджетного фонда материального поощрения, подлежит обложению соответствующим налогом и, следовательно, будет учитываться при определении размеров социальных пособий. В этом случае для приказов об оказании материальной помощи целесообразно устанавливать срок хранения 75 лет.

Что касается вопроса о переформировании дел с приказами по личному составу разных сроков хранения, то при его решении необходимо руководствоваться действующими актами законодательства по архивам и делопроизводству. В частности, п.170 Инструкции № 4 установлено, что документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Следовательно, законодательство предусматривает раздельное формирование дел с документами разных сроков хранения на этапе делопроизводства.

В случае если в течение делопроизводственного года в одно дело были включены документы разных сроков хранения, следует руководствоваться подп.4.3.2.1 п.4.3 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5, которым предусмотрено, что при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве осуществляется обязательный полистный просмотр дел, из которых изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.

Таким образом, при проведении экспертизы ценности документов и подготовке дел к передаче на архивное хранение или выделение к уничтожению из дел постоянного или долговременного хранения документы временного (до 10 лет включительно) хранения должны быть изъяты. Однако если расшивать дела за прошлые годы и изымать приказы для уничтожения, это приведет к нарушению нумерационного принципа формирования дел, установленного п.172 Инструкции № 4, что, по мнению автора, должно быть отражено в листе-заверителе дела, хотя нормативными правовыми актами это и не предусмотрено.

Если экспертиза ценности документов проводится в архиве организации, а соответствующие дела прошли научно-техническую обработку в установленном порядке (листы пронумерованы, внутренние описи и листы-заверители составлены, дела переплетены или прошиты и т.д.), расформировывать такие дела представляется нецелесообразным. В этом случае срок хранения подобных дел устанавливается согласно максимальному сроку хранения включенных в него документов.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

С 21 февраля 2012 г. Декрет Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» на основании Декрета Президента РБ от 13.02.2012 № 1 утратил силу.

С 10 августа 2012 г. постановления Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» и Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратили силу.

С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.