Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Акты: состав реквизитов и порядок оформления
20.03.2025
Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.).
Автор пояснил:
Что такое акты, их виды
 |
Справочно Акт - вид документа, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленный факт (установленные факты) (абз.3 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4). |
Поскольку акты применяются в различных сферах, то единой универсальной формы этого документа не существует, а оформление в каждом конкретном случае имеет свои особенности.
Для некоторых видов актов НПА и методическими документами могут предъявляться специфические требования к их составлению и оформлению либо устанавливаться унифицированные формы, не подлежащие изменению. Например:
• акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) - приложение 6 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143;
• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 10 к Инструкции № 4);
• акт приема-передачи документов и дел на постоянное хранение (приложение 31 к Правилам № 143);
• акт об отказе работника от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины (Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41);
• акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) о наложении дисциплинарного взыскания (УСОРД).
Если для акта предусмотрена форма, утвержденная НПА, либо унифицированная форма, она используется при его составлении.
В ином случае такой документ может составляться с соблюдением общих норм составления и оформления документов, приведенных в:
• Инструкции № 4;
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.
Как оформлять акт
Акт составляет комиссия (уполномоченные лица или должностное лицо) для подтверждения установленных фактов, в том числе акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей (ч.2 п.100 Инструкции № 4).
Акты оформляют на чистом листе бумаги формата А4 либо на общем бланке организации.
 |
Подробнее о бланках см. здесь. |
Состав реквизитов акта при его заполнении
| Реквизит | Пояснение | Норма НПА |
| Наименование вышестоящей организации | Указывается полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), закрепленное в ее уставе или положении о ней | Пункт 36 Инструкции № 4 |
| Наименование организации | Указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки | Пункт 37 Инструкции № 4 |
| Название вида документа | Название «АКТ» указывается только в специальных бланках, печатается прописными буквами без пробелов. Обратите внимание! При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках |
Пункт 41 Инструкции № 4 |
| Дата документа | Дата акта должна соответствовать дате актирования и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Оформляется цифровым (дд.мм.гг - 00.00.0000) и буквенно-цифровым («__» _______ 20__ г.) способами |
Пункты 42, 101 Инструкции № 4 |
| Регистрационный индекс | Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, включающее в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел организации, индексом применяемого классификатора (в том числе классификатора корреспондентов, вопросов деятельности) и другими условными обозначениями. Как правило, это порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел организации | Пункт 43, подп.125.5 п.125 Инструкции № 4 |
| Место составления или издания документа | Указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на документах, за исключением писем и заявлений. Реквизит пишется с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения (например, г. Минск) |
Пункт 45 Инструкции № 4 |
| Заголовок к тексту | Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном или родительном падеже | Пункты 50, 100 Инструкции № 4 |
| Текст | Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности служащего, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей служащих, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей служащих указываются наименования организаций, которые они представляют. Должности служащих, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются в алфавитном порядке отдельно. В констатирующей части акта: - излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты; - могут излагаться выводы, рекомендации, предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта с указанием адресата (места хранения) каждого экземпляра. Первый экземпляр акта подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации. Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью |
Пункт 102 Инструкции № 4 |
| Отметка о наличии приложения (если оно имеется) | Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указываются его наименование, количество листов и экземпляров |
Пункт 52 Инструкции № 4 |
| Подпись | Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей служащих. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте. Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности |
Пункты 53, 103, 105 Инструкции № 4 |
|
Дополнительные реквизиты | ||
|
Обратите внимание! Код документа проставляется только на тех актах, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы», утв. постановлением Минюста от 06.12.2023 № 75 | ||
| Код организации | Органы государственной власти и управления проставляют код организации по ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утв. постановлением Госстандарта от 30.12.2014 № 60 (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утв. постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Минобразования и науки от 28.04.2003 № 22 (ОКЮЛП). Обратите внимание! Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП определяется организацией |
Пункт 34 Инструкции № 4 |
| Гриф ограничения доступа к документу | Располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения». Проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию, состоит из слова (грифа): - «Особой важности», «Совершенно секретно»: на носителях государственной тайны и (или) сопроводительной документации к ним; - «Секретно»: на носителях служебной тайны и (или) сопроводительной документации к ним; - «Для служебного пользования»: на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения; - «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для физических лиц - фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина и место его жительства) - на документах владельца коммерческой тайны |
Пункт 46 Инструкции № 4; Закон от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»; Закон от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах»; Положение о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783 |
| Гриф утверждения | Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается уполномоченным должностным лицом. Оформляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из: - слова «УТВЕРЖДАЮ»; - наименования должности служащего лица; - его собственноручной подписи; - расшифровки подписи и даты утверждения. Обратите внимание! Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается (п.48 Инструкции № 4) |
Пункты 48, 104 Инструкции № 4 |
| Гриф согласования | Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из: - слова «СОГЛАСОВАНО»; - наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации); - собственноручной подписи; - ее расшифровки и даты |
Пункт 55 Инструкции № 4 |
| Печать (при ее использовании) |
Обратите внимание! С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).Печати могут быть следующих видов: - печать организации; - печать структурного подразделения организации; - печать, указывающая на ее целевое назначение; - гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь); - простые. Оттиск проставляемой печати должен захватывать часть наименования должности служащего лица, подписавшего (утвердившего) документ |
Пункт 57 Инструкции № 4; Закон от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» |
|
|
Дополнительно по теме • Акт в делопроизводстве и архивном деле: каталог форм. |