Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ НАНИМАТЕЛЯ ПО ОКАЗАНИЮ МАТЕРИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СОТРУДНИКАМ

Оказание материальной помощи работнику может быть как правом, так и обязанностью нанимателя.

Так, наниматель может (его право) оказывать материальную помощь беременным женщинам (ст.269 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Лицам, уволенным после прохождения срочной военной службы и принятым на прежнее место работы, гарантируется (обязанность нанимателя) предоставление единовременной материальной помощи в размере не менее 1 минимальной заработной платы (п.2 части первой ст.342 ТК).

Обратите внимание! Трудовой кодекс устанавливает и запрет на оказание материальной помощи работникам. Так, запрещается оказание материальной помощи участникам забастовки за счет средств политических партий, движений, иных общественных объединений, преследующих политические цели, а также иностранных юридических и физических лиц (часть четвертая ст.388 ТК).

Наниматель может самостоятельно предусмотреть оказание сотрудникам дополнительной финансовой поддержки в виде материальной помощи.

Нормы, касающиеся оказания сотрудникам материальной помощи, целесообразно отразить в локальном нормативном правовом акте организации. В качестве таких ЛНПА, как правило, выступают: коллективный договор, положение об оплате труда или положение о предоставлении материальной помощи.

Таким образом, материальная помощь классифицируется как оказываемая нанимателем:

1) в соответствии с требованием законодательства;

2) на основании собственных ЛНПА.

Справочно Положение об оказании материальной помощи работникам (пример) см. здесь.

Как правило, работнику материальная помощь оказывается с наступлением событий, связанных со значительными финансовыми затратами (вступление в брак, рождение ребенка, смерть близкого родственника и т. д.). Материальная помощь может оказываться не только работникам нанимателя, но и их близким родственникам, бывшим работникам, которые вышли на пенсию, другим категориям граждан на усмотрение нанимателя.

Рассмотрим пошагово, какие действия необходимо выполнить нанимателю для оказания материальной помощи работникам.

Шаг 1. Инициирование оказания материальной помощи

Инициатива оказания материальной помощи, как правило, исходит от работника. Работник подает на имя нанимателя заявление с просьбой об оказании ему материальной помощи. В заявлении указываются обстоятельства, при наступлении которых работник или иное лицо нуждается в материальной помощи. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие основание получения материальной помощи (свидетельство о заключении брака, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о смерти и др.).

В заявлении можно указать и желаемый размер материальной помощи, однако это не означает, что наниматель обязан оказать материальную помощь в запрашиваемом заявителем размере.

Пример Беременная женщина, работник организации, вправе обратиться к нанимателю на основании ст.269 ТК с заявлением об оказании материальной помощи. К заявлению необходимо приложить справку из учреждения здравоохранения о том, что женщина беременна. Наниматель должен рассмотреть такое заявление и принять решение, оказывать ей или нет материальную помощь.

Инициатива об оказании материальной помощи работнику может исходить и от нанимателя. Так, лицам, уволенным после прохождения срочной военной службы, альтернативной службы и принятым на прежнее место работы, гарантируется предоставление единовременной материальной помощи в размере не менее 1 минимальной заработной платы (п.2 части первой ст.342 ТК). Однако работник не всегда может знать о своем праве на получение материальной помощи.

В такой ситуации с целью соблюдения законодательства о труде должностным лицам нанимателя необходимо разъяснить принятому работнику его право на получение им материальной помощи.

Справочно Заявление об оказании материальной помощи в связи с рождением ребенка (пример) см. здесь.

Шаг 2. Запрос у заявителя необходимых для оказания материальной помощи документов

Наниматель или уполномоченное им должностное лицо вправе дополнительно запросить у заявителя документы (их копии), если заявитель их не представил (представил не в полном объеме).

Шаг 3. Проверка наличия у заявителя основания для получения материальной помощи

Наниматель вправе проверить наличие основания для получения материальной помощи заявителем. Проведение такой проверки он может поручить своему должностному лицу (юрисконсульту, работнику кадровой службы, бухгалтеру).

При выяснении наличия оснований для получения материальной помощи уполномоченное нанимателем лицо вправе уточнить у заявителя обстоятельства, по которым он претендует на получение материальной помощи, запросить дополнительные документы. При необходимости должностное лицо нанимателя вправе направить запрос в другие организации.

Шаг 4. Принятие решения об оказании (отказе) материальной помощи

Решение об оказании материальной помощи работнику или иному лицу, как правило, принимается нанимателем единолично. В соответствии с коллективным договором или иным ЛНПА принятие такого решения может быть отнесено к компетенции нескольких должностных лиц и (или) с участием профсоюзного комитета организации.

Размер оказываемой нанимателем материальной помощи определяется согласно принятому в организации ЛНПА.

Шаг 5. Издание приказа об оказании материальной помощи

Оказание работнику или иному лицу материальной помощи оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

Справочно Приказ об оказании материальной помощи в связи с рождением ребенка (пример) см. здесь.

Обратите внимание! Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа (часть четвертая п.91 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Однако приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), для которых будет установлен срок хранения 75 лет, необходимо печатать на одной стороне листа.

Шаг 6. Выплата работнику (иному лицу) материальной помощи

Материальная помощь выплачивается работнику в срок, установленный приказом и ЛНПА организации, способом, принятым у нанимателя (по ведомости или на банковский карт-счет заявителя). Иным лицам, которым в соответствии с законодательством или ЛНПА полагается материальная помощь, она выплачивается по ведомости в бухгалтерии (кассе) организации.

Шаг 7. Хранение документов, связанных с выплатой материальной помощи работнику

Для приказов об оказании материальной помощи установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), - 75 лет (подп.21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться подп.21.4 п.21 вышеназванного перечня в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194.

Таким образом, если при оказании материальной помощи осуществлялись отчисления в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, то такие приказы следует отнести к категории приказов 75-летнего срока хранения и хранить в течение соответствующего срока.

Срок хранения заявлений работников об оказании материальной помощи - 3 года (срок хранения для документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)) (п.644 вышеназванного перечня).

11.09.2018

Алексей Штейнер, юрист, специалист в сфере трудового законодательства