Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ НАНИМАТЕЛЯ ПРИ СОЗДАНИИ ОБОСОБЛЕННОГО СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Шаг 1. Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленном подразделении (централизованное или децентрализованное)

Как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения, законодательством специально не регулируется. Поэтому право выбрать, кто должен принимать и увольнять работников обособленного подразделения, издавать приказы, связанные с трудовой деятельностью, оформлять трудовые книжки и где их хранить, составлять ли отдельное штатное расписание для филиала и т. п., предоставляется нанимателю.

В положении об обособленном подразделении должен быть указан способ ведения кадрового делопроизводства.

У организации, имеющей представительства, филиалы, процесс организации кадрового делопроизводства может осуществляться в централизованном или децентрализованном порядке, то есть головная организация может взять весь документооборот филиала на себя или предоставить ему право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит конкретных положений на этот счет, поэтому руководитель головной организации решает данный вопрос самостоятельно.

В случае централизованной организации документооборота все кадровые документы (приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т. д.) оформляются в головной организации и подписываются руководителем организации. Все документы, в том числе трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения). Прием, перевод и увольнение работников также осуществляется централизованно.

Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадровой документации обособленного подразделения для последующей передачи в головную организацию. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности организации.

Если у юридического лица есть обособленные подразделения в других регионах, то целесообразно делегировать право ведения кадрового делопроизводства непосредственно руководителям этих подразделений. Для этого в обособленном подразделении может быть создана своя кадровая служба либо введена штатная единица специалиста по кадрам.

Шаг 2. Организация кадрового делопроизводства в обособленном подразделении

При децентрализованном подходе наниматель наделяет руководителя обособленного структурного подразделения правом осуществлять прием, перевод, увольнение работников, а также решать иные вопросы, возникающие в рамках трудовых отношений.

Для расчета численности работников кадровых служб, осуществляющих работу по комплектованию и подбору кадров требуемых профессий, должностей, специальностей и квалификации, подготовке и переподготовке кадров, ведению установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников в коммерческих организациях, а также табельщиков по табельному учету и дежурных бюро пропусков применяются Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 20 апреля 2021 г. действуют Рекомендации по межотраслевым нормативам численности работников, занятых кадровым обеспечением деятельности организаций, утв. приказом Минтруда и соцзащиты от 20.04.2021 № 44.

Шаг 3. Составление перечня основных документов кадровой службы

Примерный состав перечня документов следующий:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• должностные и рабочие инструкции работников;

• штатное расписание;

• положение об оплате труда и премировании;

• трудовые договоры (контракты);

• распорядительная документация по личному составу (приказы, распоряжения);

• документы персонифицированного учета работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении и др.);

• договоры о полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности;

• личные дела работников, книга учета личных дел;

• личные учетные карточки работников;

• трудовые книжки;

• табель учета рабочего времени;

• положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;

• положение о коммерческой тайне;

• графики сменности;

• графики отпусков;

• документация по учету военнообязанных.

Кроме того, в зависимости от специфики деятельности и численности организации, распределения обязанностей между кадровой службой и секретариатом, канцелярией и так далее в кадровой службе организации должны вестись и храниться следующие документы:

• список работников, номенклатура дел кадровой службы, документы о работе с кадрами (сведения, справки, переписка и др.);

• документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.);

• журнал учета выдачи справок (о трудовом стаже, заработной плате и др.);

• положение об аттестации работников;

• книги учета (журналы регистрации) приказов по основной деятельности, личному составу, отпускам и т. д.;

• журнал учета работников, направленных в служебные командировки;

• журнал регистрации командировочных удостоверений;

• книга регистрации расписок в получении трудовых книжек;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий;

• списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

• списки работников, выходящих на пенсию в текущем году;

• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования;

• акты о несчастных случаях;

• акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и др.

Следовательно, как уже отмечалось ранее, в зависимости от полномочий, предоставленных руководителю обособленного подразделения, будет корректироваться и перечень необходимых документов обособленного подразделения.

Поскольку обособленные подразделения не являются юридическими лицами, основной документ, которым регламентируется их деятельность и который в обязательном порядке должен быть в наличии, - это положение о филиале, представительстве. Обособленные подразделения должны иметь копии учредительных документов организации и ее ЛНПА (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, кадровому делопроизводству, положения о заработной плате, премировании, командировках и др.), которые утверждаются руководителем организации.

Шаг 4. Разработка и утверждение ЛНПА для филиала (представительства)

Кроме наличия положения об обособленном подразделении, копий учредительных документов организации и ее ЛНПА (правил внутреннего трудового распорядка, инструкций по охране труда, по кадровому делопроизводству, положения по оплате труда и т. п.) для обособленных подразделений могут быть разработаны отдельные ЛНПА, утвержденные руководителем обособленного подразделения (если ему предоставлены такие полномочия).

Порядок организации и ведения кадрового делопроизводства регламентируется ЛНПА организации. В головной организации разрабатывают ЛНПА по кадровому делопроизводству (инструкция), определяют штатную численность работников, утверждают штатное расписание организации и обособленных структурных подразделений.

Шаг 5. Внесение изменений в штатное расписание организации, в котором определяются количество штатных единиц сотрудников филиала (представительства), а также их должностные оклады

Наименования должностей, профессий, специальностей должны соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в установленном порядке (п.3 части второй ст.19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.3 части второй ст.19 ТК в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З (далее - Закон № 219-З). Комментарий см. здесь.

Достаточно часто возникает вопрос о правомерности обособленного подразделения, например филиала, иметь свое штатное расписание.

Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень структурных подразделений (в том числе обособленных), наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размерах должностных окладов и месячном фонде заработной платы.

Так как штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации, а филиал - ее структурное подразделение, то штатное расписание должно быть одно на всю организацию и утверждаться руководителем организации. Руководителю филиала может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала. В таком случае расписание должно быть согласовано с руководителем организации.

В положении о филиале следует предусмотреть процедуру утверждения, согласования и передачи копии или выписки из штатного расписания в головную организацию.

Так как в обособленном подразделении могут быть другие структурные подразделения (например, кадровая служба, бухгалтерия и т. п.), при составлении штатного расписания рекомендуется название обособленного подразделения писать в графе «Наименование организации» после названия организации согласно учредительным документам, например: «ООО "Желуди", Могилевский филиал».

Шаг 6. Заключение коллективного договора в обособленном подразделении

Коллективный договор - это локальный нормативный акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работающими у него работниками (часть первая ст.361 ТК). Вместе с тем предусмотрено заключение коллективного договора в обособленном подразделении по вопросам, относящимся к компетенции этого подразделения (часть вторая ст.361 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться частью первой ст.361 ТК в редакции Закона № 219-З: «Коллективный договор - локальный правовой акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работающими у него работниками.».

Сторонами коллективного договора являются работники организации в лице их представительного органа (профсоюза) и наниматель или уполномоченный им представитель (ст.363 ТК).

Коллективный договор, заключенный в организации, являющейся юридическим лицом, распространяется на все его обособленные подразделения.

В таком случае сторонами коллективного договора филиала будут работники обособленного подразделения, например филиала, и наниматель, то есть головная организация, или уполномоченный им представитель. Уполномоченным представителем нанимателя может выступать как руководитель филиала, так и любое иное лицо. Руководитель филиала вправе подписывать от имени юридического лица трудовые и коллективный договоры с работниками филиала в том случае, если это право предоставлено ему доверенностью и предусмотрено положением о филиале. От имени работников филиала коллективный договор вправе подписать председатель профсоюза головной организации. Подписать договор может также председатель профсоюза этого структурного подразделения либо иной член профсоюза, если такими полномочиями его наделит профсоюзная организация.

При этом следует отметить, что многочисленные коллективные договоры в одной организации не оправданы. Можно учесть все условия в коллективном договоре организации в целом.

Таким образом, учитывая вышеизложенное и особенности централизованного и децентрализованного ведения кадрового делопроизводства при создании обособленного подразделения, рекомендуем самостоятельно определиться с выбором порядка оформления трудовых отношений с работниками данного подразделения.

Шаг 7. При необходимости назначение ответственных лиц за решение отдельных кадровых вопросов

Обязанности работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (его отдельных участков), должны быть закреплены в соответствующих приказах, например: о ведении воинского учета, ведении, хранении и выдаче трудовых книжек, ведении журнала учета работников, выбывающих в командировки, ведении персонифицированного учета, проведении инструктажа по охране труда и др.

В связи с возможной сменой работников, ответственных за решение отдельных кадровых вопросов (увольнение, выход на пенсию и т. п.), а также их временным отсутствием (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) в приказе о назначении ответственного работника целесообразнее ограничиться только названием должности без указания фамилии работника.

Шаг 8. Назначение лица, ответственного за ведение трудовых книжек в обособленном структурном подразделении

Наниматель несет ответственность за организацию работы и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.

Если в организации отсутствует штатная единица специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, ведение и хранение кадровых документов возлагают на работников организации путем издания соответствующего приказа (например, о ведении воинского учета, ведении, хранении и выдаче трудовых книжек, ведении журнала учета работников, выбывающих в командировки, ведении персонифицированного учета, проведении инструктажа по охране труда и др.).

Кадровой службой или лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40)).

В книге регистрируются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.

Примерное содержание пункта приказа нанимателя о возложении обязанностей по ведению, учету и хранению трудовых книжек может быть следующим: «Возложить обязанности по ведению, учету, выдаче и хранению трудовых книжек работников филиала на КУРКОВУ Анну Сергеевну, делопроизводителя, с доплатой в размере 50 % от ее должностного оклада с 1 февраля 2016 г.».

При децентрализованном кадровом делопроизводстве необходимо назначить лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, иначе трудовые книжки работников придется хранить в головном офисе организации, что может быть очень неудобно. Если никому не была передана обязанность по ведению и хранению трудовых книжек, то все они должны храниться в головном офисе. В случае увольнения работника трудовая книжка выдается ему либо по месту нахождения головного офиса, либо пересылается по почте (по его письменному заявлению).

Шаг 9. Назначение лица, ответственного за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, и закрепление данной обязанности в трудовом договоре или должностной инструкции

Согласно п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35, регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, по форме согласно приложению 3 к данной Инструкции, в том числе в электронном виде. Как правило, работнику, на которого возложена обязанность ведения данного журнала, также поручается работа по заполнению командировочных удостоверений.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарии см. здесь.

До возложения на работника обязанности по ведению журнала учета работников, выбывающих в командировки, ее следует закрепить в его трудовом договоре и (или) должностной инструкции, так как в соответствии со ст.20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.

28.03.2016

Светлана Казюкович, юрист

По этой теме также см.:

Алгоритм кадровых действий при создании обособленного структурного подразделения: прием на работу.