Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО ПЕРЕДАЧЕ ОТДЕЛЬНЫХ КАДРОВЫХ ФУНКЦИЙ НА АУТСОРСИНГ

Шаг 1. Оценка необходимости передачи кадровых функций на аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг представляет собой передачу функций по ведению кадрового делопроизводства организации стороннему исполнителю (организации либо ИП).

При принятии решения о передаче кадровых функций организации необходимо оценить преимущества и недостатки такого порядка ведения кадрового делопроизводства.

Так, к преимуществам кадрового аутсорсинга можно отнести следующие:

1) экономия финансовых и трудозатрат заказчика.

Привлечение узкопрофильных специалистов позволяет экономить ресурсы на выплату заработной платы штату кадровиков, а также штатным работникам расти в профессиональном плане и осуществлять контроль за выполненной работой, уйдя от механических функций;

2) обеспечение высокого качества оказываемых услуг.

При кадровом аутсорсинге услуги оказываются профессионалом или командой профессионалов, что обеспечивает наилучшее качество услуг;

3) возможность гибкого определения условий оказания услуг в соответствии с гражданско-правовым договором.

Заключение гражданско-правового договора позволяет прописывать любые условия, по которым стороны достигнут соглашения, в отличие от трудовых правоотношений с работником, где организация связана рамками трудового законодательства.

К недостаткам аутсорсинга можно отнести такие:

1) необходимость дополнительного контроля.

В связи с передачей отдельных кадровых функций в организации должен быть отдельный специалист, который будет отвечать за связь с аутсорсером, а также осуществлять функции итогового контроля. Тем не менее данный недостаток нивелируется преимуществом № 1 (экономия трудозатрат) и позволяет работнику, осуществляющему контроль, повышать свой профессионализм;

2) сложность во взаимодействии.

Кадровая работа требует оперативного взаимодействия сотрудников организации: начальников отделов, бухгалтерии и непосредственно специалиста по кадрам (аутсорсера), что может быть затруднительным и увеличивать время на согласование и подготовку документов;

3) необходимость соблюдения условий при передаче персональных данных и риск несоблюдения положений о конфиденциальности.

Обратите внимание! При передаче кадровых функций на аутсорсинг возникает необходимость получить согласие работников на передачу их персональных данных.

С аутсорсером рекомендуется также заключить соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, поскольку в случае недобросовестности контрагента существует риск разглашения конфиденциальной информации.

Шаг 2. Выбор контрагента (аутсорсера)

Фактически на данном этапе компании необходимо произвести правовую оценку статуса будущего контрагента. Для эффективного партнерства и достижения поставленных экономических целей контрагентам необходимо использовать все доступные средства и ресурсы для получения информации о будущем контрагенте.

Справочно Дополнительно см. пособие «Передача отдельных кадровых функций на аутсорсинг: Оценка правового статуса контрагента на преддоговорной стадии заключения гражданско-правового договора».

При анализе организаций и ИП, оказывающих услуги по ведению кадрового делопроизводства, следует обратить внимание на предлагаемые условия оказания услуг (возможность посещения офиса компании заказчика; количество сотрудников, оказывающих услуги; возможность взаимозаменяемости сотрудников исполнителя).

Шаг 3. Получение согласия работников на обработку персональных данных

К информации, распространение и (или) представление которой ограничено, относятся, в частности, информация о частной жизни физического лица и персональные данные (ст.17 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Меры по защите персональных данных от разглашения должны быть приняты с момента, когда персональные данные были представлены физическим лицом, к которому они относятся, другому лицу либо когда представление персональных данных осуществляется в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь (ст.32 указанного Закона). Последующая передача персональных данных разрешается только с письменного согласия физического лица, к которому они относятся, либо в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 октября 2022 г. ст.32 Закона № 455-З на основании Закона от 10.10.2022 № 209-З исключена.

Ведение кадрового делопроизводства подразумевает подготовку документов по конкретным работникам, что неизбежно влечет необходимость доступа к персональным данным. Таким образом, для передачи ведения кадрового делопроизводства требуется наличие соответствующего согласия работников.

Существует несколько способов оформления согласия работников:

1) издание локального нормативного правового акта, определяющего порядок ведения кадрового делопроизводства, порядок передачи и защиты персональных данных работников.

Представляется, что оформление отдельного ЛНПА требует четкого понимания порядка распределения кадровых функций между заказчиком и исполнителем. Согласие работников получается путем проставления подписи об ознакомлении с таким ЛНПА;

2) получение отдельного письменного согласия работника.

Данный вариант наиболее простой и оперативный. Согласие работника можно получать при заключении с ним трудового договора.

Справочно Пример оформления согласия на обработку персональных данных при передаче отдельных кадровых функций на аутсорсинг см. здесь.

Отметим, что за несоблюдение требований о защите персональных данных, повлекшее умышленное нарушение личной тайны работника, к нанимателю могут быть применены меры ответственности, предусмотренных ст.22.13 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. следует руководствоваться ст.23.7 КоАП от 06.01.2021 № 91-З.

Шаг 4. Заключение договора с аутсорсером. Оформление передачи документов

Целесообразным представляется заключение договора возмездного оказания услуг. При этом для полноценного регулирования договорных правоотношений следует определить в нем:

• перечень действий, которые обязуется совершать аутсорсер, и сроки (периодичность) их осуществления.

Перечень действий, которые будет совершать аутсорсер, является предметом заключаемого договора (сущностью договора). В соответствии со ст.402 Гражданского кодекса Республики Беларусь условие о предмете договора является существенным, а значит, в случае его несогласования договор будет являться незаключенным. Определение идентифицирующих характеристик предмета договора является приоритетной задачей при формировании условий договора, так как только подробное описание порядка оказания услуг позволит избежать судебных споров и достичь плодотворного сотрудничества;

• указание на необходимость присутствия в офисе заказчика.

Характер оказываемых услуг (кадровые) подразумевает работу с большим количеством документации, а также взаимодействие с различными службами заказчика. В связи с изложенным неизбежно возникает необходимость присутствия в офисе заказчика. В договоре целесообразно прописать, в какие дни и на какое время аутсорсер будет посещать офис заказчика;

• сроки представления документов аутсорсеру.

Помимо определения сроков оказания услуг аутсорсером, необходимо согласовать сроки представления аутсорсеру документации и информации, необходимой для надлежащего оказания услуг (например, представление документации не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемого отпуска работника). Данные сроки могут быть обозначены в приложении к договору;

• цену услуг и порядок расчетов.

Следует четко зафиксировать стоимость оказываемых услуг, которая может быть фиксированной за месяц, может формироваться исходя из количества работников либо количества затраченных часов работы аутсорсера;

• условия об ответственности.

Особое внимание при формировании условий договора следует уделить условиям об ответственности аутсорсера. Неисполнение аутсорсером своих обязанностей по договору и нарушение сроков в отдельных случаях могут привести к привлечению заказчика к административной ответственности (если будет причинен вред работнику) в соответствии с п.4 ст.9.19 КоАП. Таким образом, заказчику в договоре необходимо прописать соответствующие штрафные санкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. следует руководствоваться ч.6 ст.10.12 КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарий см. здесь. Пособие-навигатор см. здесь;

• перечень документов.

В приложении к заключаемому договору необходимо определить перечень документов, которые передаются аутсорсеру для оказания услуг. Передачу кадровой документации как аутсорсеру, так и от аутсорсера заказчику следует фиксировать актом приема-передачи.

Дополнительно рекомендуем заключить с аутсорсером соглашение о конфиденциальности (отдельный гражданско-правовой договор), в котором установить перечень конфиденциальной информации, обязанности сторон и штрафные санкции для исполнителя (аутсорсера) в случае разглашения конфиденциальных сведений.

Шаг 5. Издание приказа о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства

После заключения договора следует издать отдельный приказ о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства. В нем также целесообразно предусмотреть обязанности конкретных работников по представлению информации, необходимой аутсорсеру для качественного и своевременного оказания услуг.

Приказ о передаче отдельных функций по ведению кадрового делопроизводства (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)

ПРИКАЗ

01.08.2016 № 57

г. Минск

О передаче отдельных функций по ведению кадрового делопроизводства

В связи с заключением договора по ведению кадрового делопроизводства между ООО «Ромашка» и ООО «Кадровик» от 01.08.2016 № 1

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Передать отдельные функции по ведению кадрового делопроизводства, предусмотренные договором от 01.08.2016 № 1, ООО «Кадровик» с 01.08.2016.

2. Предоставить доступ к персональным данным работников ООО «Ромашка» работникам ООО «Кадровик».

3. Начальнику отдела кадров Крыловой А.А.:

- ознакомить работников с настоящим приказом;

- передать кадровые документы работникам ООО «Кадровик» согласно перечню (приложение 1 к договору от 01.08.2016 № 1) по акту приема-передачи;

- представлять документы, необходимые для оказания услуг работникам ООО «Кадровик», в следующие сроки:

не позднее чем за 5 рабочих дней до наступления отпуска работника для оформления соответствующего приказа;

…

03.11.2016

Ирина Козикова, адвокат адвокатского бюро «Боровцов и Салей БИС»