Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО ПОЛУЧЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПЕЧАТИ

Шаг 1. Представление документов в штемпельно-граверную мастерскую для заказа на изготовление печати

Установлено три вида печатей:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т. п.) (часть вторая п.62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Обратите внимание! Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь. Однако для отдельных видов документов дополнительным реквизитом, придающим им юридическую силу, в том числе является печать (части вторая и третья п.18 Инструкция по делопроизводству).

Законодательством не установлен перечень документов, которые представляются в мастерские для изготовления печати коммерческой организации.

Печати и штампы изготовляются по заявительному принципу. Соответственно, по общему правилу дополнительно представляются:

• заявление, подписанное руководителем коммерческой организации, с указанием оснований обращения за изготовлением печати.

Справочно Пример заявления на изготовление печати организации см. здесь;

• эскиз печати в одном экземпляре, подписанный руководителем организации;

• документ об оплате.

У юридического лица должно быть:

• при размещении на главной печати Государственного герба Республики Беларусь - право на это, предоставленное законодательными актами (п.2 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189);

• при размещении товарного знака (знака обслуживания) - свидетельство (п.195 Положения о порядке регистрации товарного знака и знака обслуживания, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2009 № 1719), подтверждающее данное право.

Законодательством не установлены ограничения в части цвета, размера печати организации.

Описание текста печатей должно строго соответствовать официальному наименованию юридического лица, определенному в его учредительных документах.

Обратите внимание! Не допускаются в тексте печатей такие сокращения организационно-правовых форм организации, как ООО, ОДО, ЗАО, УП, ИП, СП и т. д. Официальные названия организаций в тексте печатей выполняются на белорусском и (или) русском языках и не могут включать слова и символы иных алфавитов. Разрешается изготовление печатей на белорусском и русском языках.

Если организация вновь создана, за изготовлением и получением печати, как правило, обращается лично руководитель коммерческой организации с предъявлением документа, подтверждающего его полномочия (например, трудовой договор (контракт)).

Шаг 2. Определение порядка учета и использования печатей

Обратите внимание! С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Организация самостоятельно закрепляет их в своих локальных нормативных правовых актах:

• перечень документов, на которых проставляется печать.

• порядок использования и ответственность за сохранность печатей.

Учет печатей, как правило, осуществляется в соответствующем журнале, форма которого в нормативных правовых актах не установлена. Может вестись несколько журналов: отдельно журнал оттисков печатей и штампов и отдельно журнал учета выдачи печатей и штампов.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ (часть четвертая п.62 Инструкции по делопроизводству, п.7.26 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

Шаг 3. Хранение и уничтожение печатей

Законодательством не установлен порядок хранения печати организации. Как правило, она хранится в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за законностью использования и хранением печатей возлагаются на руководителя организации, иных лиц, имеющих право пользования такой печатью, в соответствии с действующим законодательством.

Руководитель может своим приказом возложить ответственность за хранение и использование печатей, ведение журнала учета печатей организации на одного из работников.

Справочно Дополнительно см.: • приказ о назначении лица, ответственного за учет и хранение печатей и штампов.

15.10.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела