Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО РАЗРАБОТКЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Понятие архива

Архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться абз.2 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

В каждом учреждении образования должен быть создан архив, а также определен и назначен работник, который будет отвечать за его работу. Как правило, это работник канцелярии, общего отдела, иногда отдела кадров или бухгалтерии, то есть тех подразделений, которые имеют непосредственное отношение к документам. Ответственный работник, как правило, назначается приказом руководителя организации, его обязанности устанавливаются в должностной инструкции.

Справочно Пример приказа о назначении лица, ответственного за архив в учреждении образования, см. здесь.

Архив учреждения действует в соответствии с положением о нем, которое является локальным нормативным правовым актом, определяющим статус архива, его место в структуре учреждения, задачи, функции, права и ответственность.

Требования к разработке положения об архиве

При разработке положения к нему предъявляются следующие требования.

1. Положение оформляется в соответствии с:

- СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

- Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

- Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Так, положение об архиве составляют на общем бланке учреждения на одном языке с угловым вариантом расположения реквизитов флаговым способом или на чистых листах бумаги формата А4 при отсутствии таких бланков.

Пример Комитет по образованию Мингорисполкома   Учреждение образования «Минский государственный колледж…»   ПОЛОЖЕНИЕ   01.12.2017 № 1   г. Минск   Об архиве

2. Форма положения о структурном подразделении, приведенная в УСОРД, имеет рекомендательный характер, то есть учреждение вправе ее изменить, дополнить, если это целесообразно.

Основные структурные элементы положения об архиве могут быть такими:

1) «Общие положения»;

2) «Состав документов архива»;

3) «Основные задачи;

4) «Функции»;

5) «Права»;

6) «Взаимоотношения. Связи».

7) «Ответственность лица, отвечающего за ведение архива».

3. Главы положения об архиве нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки, после которых точки не ставятся.

Текст положения об архиве делится на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Нумерация пунктов в положении об архиве должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (п.73 Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.73 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

В тексте положения перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой (п.74 Инструкция по делопроизводству).

Алгоритм действий по разработке положения об архиве

Справочно Пример положения об архиве учреждения образования см. здесь.

11.09.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»