АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Правовое регулирование

При разработке штатного расписания в организации необходимо руководствоваться следующими документами:

• Трудовым кодексом РБ (далее - ТК);

• Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД);

• Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 (далее - Общие положения ЕТКС);

• Инструкцией о порядке регистрации и утверждения штатных расписаний на содержание работников (невоеннослужащих) органов пограничной службы Республики Беларусь за счет внебюджетных средств (самоокупаемости), утвержденной приказом Государственного комитета пограничных войск РБ от 29.12.2001 № 593;

• Инструкцией о порядке согласования структуры, штатного расписания и сметы расходов на содержание аппарата государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минэкономики РБ, Минтруда и соцзащиты РБ, Минфина РБ от 15.04.2004 № 108/45/137;

• Порядком составления штатного расписания организаций здравоохранения, финансируемых из бюджета, системы Министерства здравоохранения Республики Беларусь, утвержденным приказом Минздрава РБ от 16.04.2003 № 70;

• Положением о порядке разработки и утверждения штатных расписаний военных кафедр высших учебных заведений Республики Беларусь, утвержденным приказом Минобразования РБ от 30.09.1998 № 544;

• Порядком составления штатного расписания учреждений социальной защиты, утвержденным приказом Минсоцзащиты РБ от 07.12.1995 № 50, и др.

Алгоритм действий по составлению штатного расписания

Этап 1. Организационно-правовое обеспечение разработки и утверждения штатного расписания

Шаг 1. Регламентация порядка разработки и введения в действие штатного расписания.

Так как штатное расписание является локальным нормативным правовым актом, а также в связи с тем, что отсутствует единый установленный законодательством порядок разработки и введения его в действие, то наниматель, как правило (т.е. при отсутствии специального законодательства), самостоятельно определяет такой порядок, форму и содержание штатного расписания.

Шаг 2. Определение работника, ответственного за разработку штатного расписания.

Штатное расписание составляется в организации специально уполномоченным лицом нанимателя. Согласно квалификационным справочникам составление штатного расписания входит в квалификационные обязанности экономиста по труду (см. выпуск 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов производств», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2005 № 75).

При отсутствии в штате организации экономиста по труду эту работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической служб. Это следует из п.10 Общих положений ЕКСД, согласно которым по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.

Так, в небольших организациях, при отсутствии в их организационной структуре экономической службы, вопросами разработки штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт либо другое уполномоченное нанимателем лицо.

Шаг 3. Определение организационной структуры и нормы управляемости.

Штатное расписание в соответствии со ст.194 ТК является одним из локальных нормативных правовых актов организации, определяющим трудовой распорядок для работников. В данной ситуации функция штатного расписания заключается в указании взаимодействия работников в рамках управления организацией (т.е. указание на уровни управления и подчинения). С этой целью должности и профессии обычно группируются в зависимости от структуры организации (т.е. по соответствующим структурным подразделениям и уровням управления).

Под структурным подразделением организации обычно понимается официально выделенная ее самостоятельная часть, в т.ч. обособленное подразделение, возглавляемая руководителем, подчиненным непосредственно руководителю организации (его заместителям), главным специалистам организации.

Кроме того, структурирование штата позволяет определять соблюдение норм управляемости.

В настоящее время соблюдение норм управляемости осталось обязательно в основном для государственных органов и бюджетных организаций.

Так, нормы управляемости предусмотрены, в частности:

• пунктом 6 Инструкции о порядке оплаты труда работников государственных органов (организаций), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 21.05.2012 № 59.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2013 г. взамен данной Инструкции действует Инструкция о порядке оплаты труда государственных служащих государственных органов, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 17.06.2013 № 56;

• пунктом 11 Инструкции о порядке оплаты труда работников аппарата государственных организаций, подчиненных областным и Минскому городскому исполнительным комитетам, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 27.05.2004 № 64;

• частью второй подп.1.12 п.1 условий оплаты труда, общих для работников организаций (если иное не предусмотрено условиями оплаты труда, установленными по основному виду экономической деятельности организации), установленными постановлением Минтруда РБ от 21.01.2000 № 6 (приложение 1), и т.п.

Для бюджетных организаций предусмотрены следующие нормы управляемости:

а) управление может быть создано только при наличии в структурном подразделении не менее 7 штатных единиц (без учета рабочих профессий, но включая должность начальника управления);

б) отдел может быть создан при наличии в штате не менее 4 штатных единиц (без учета рабочих профессий, но включая должность начальника отдела);

в) сектор может быть создан при наличии в штате не менее 3 штатных единиц (без учета рабочих профессий, но включая должность заведующего сектором).

Например, структурное подразделение бюджетной организации, включающее 7 штатных единиц, в числе которых 4 рабочие профессии, следует назвать сектором.

Для частных и большинства внебюджетных государственных организаций нет обязательных норм управляемости, и они самостоятельно их определяют. При этом они могут руководствоваться п.14 Рекомендаций по разработке примерных структур и штатных нормативов численности работников аппарата управления, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 09.03.2004 № 25.

В законодательстве прямо не предусмотрены требования к наименованию структурных подразделений. Но исходя из требований различных норм можно выделить следующие правила:

1) учет минимальных норм управляемости (в отношении организаций, для которых согласно законодательству они обязательны). Заметим, что законодательством установлены минимальные требования к нормам управляемости, но не установлены максимальные.

Например, при штатной численности служащих в структурном подразделении 5 штатных единиц можно назвать данное структурное подразделение «сектор», но неправомерно назвать его «управление»;

2) учет требований Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее - ЕКСД), которые определяют конкретное (в зависимости от выполняемых функций) наименование структурного подразделения (в соответствии с наименованием должности руководителя такого подразделения).

То есть если создается отдел, на который возлагаются функции по работе с кадрами, его необходимо назвать «отдел кадров», а не «кадровый отдел». Это связано с тем, что выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности» устанавливает квалификационные требования, должностные обязанности для должности «начальник отдела кадров», а не должности «начальник кадрового отдела».

Наименования структурных подразделений организации в штатном расписании следует указывать полностью, без сокращений, в единственном числе, именительном падеже согласно утвержденной нанимателем организационной структуре управления.

Этап 2. Составление проекта штатного расписания

Шаг 4. Определение наименования должностей и профессий.

Наименования профессий, должностей, специальностей должны соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством РБ (т.е. ЕКСД и Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (далее - ЕТКС)) (п.3 части второй ст.19 ТК, п.21 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, п.1 Общих положений ЕКСД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты взамен Инструкции № 30 действует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. вместо ОКПД действует Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 24.07.2017 № 33.

В соответствии с п.4 Общих положений ЕКСД различают базовое и полное наименование должности.

Базовое наименование должности - основное наименование должности, предусмотренное ОКПД и определяемое в соответствующей квалификационной характеристике (п.4 Общих положений ЕКСД). Например: юрисконсульт, экономист и др.

Полное наименование должности - конкретное наименование должности, уточняющее характер выполняемой работником трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию дополнительных сведений, а также производных должностей, предусмотренных ОКПД.

Правила присвоения должности полного наименования закреплены в Общих положениях ЕКСД.

При присвоении должности наименования следует также обращать внимание на специальное законодательство. Например, согласно абзацу 3 части третьей ст.33 Закона РБ от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» выбор наименований должностей руководителей хозяйственных обществ дополнительно сужен до директора или генерального директора.

Обратите внимание! На практике нередко организации частной формы собственности, устанавливая наименование должности для заместителей руководителя организации, используют конструкцию типа «директор по продажам» или «коммерческий директор». Однако наименование «директор» применяется только для должностей руководителей организаций, а не для их заместителей. Соответственно, должности необходимо присвоить базовое наименование «заместитель директора», а для формирования полного наименования следует дополнить базовое соответствующим указанием на сферу деятельности заместителя (например, «заместитель директора по продажам») (п.4 Общих положений ЕКСД).

Наименование профессии рабочего должно устанавливаться в строгом соответствии с ЕТКС, с учетом фактически выполняемой работы в конкретном производстве, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами (п.27 Общих положений ЕТКС).

При этом законодательством о труде предусмотрено право нанимателя поручать работнику трудовую функцию по нескольким профессиям. Для таких случаев Общими положениями ЕТКС предусмотрено, что наименование профессии рабочему устанавливается по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых им работ.

Шаг 5. Определение штатной численности.

Штатную численность внебюджетных организаций и негосударственных органов наниматель, как правило, определяет самостоятельно. Однако численность отдельных категорий работников (например, работников кадровых служб, служб охраны труда и др.) устанавливается с учетом требований нормативов численности, предусмотренных законодательством (постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 27.12.2005 № 187 «Об утверждении Межотраслевых нормативов численности работников кадровых служб коммерческих организаций», ст.16 Закона РБ от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда» и др.).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 января 2014 г. следует руководствоваться Законом № 356-З в редакции Закона РБ от 12.07.2013 № 61-З. Службе охраны труда (специалисту по охране труда) посвящена ст.20 новой редакции Закона.

Шаг 6. Определение оплаты труда.

Оплата труда определяется в соответствии с системой оплаты труда, принятой у данного нанимателя.

Шаг 7. Оформление штатного расписания.

Форма штатного расписания

Законодательно утвержденная унифицированная форма штатного расписания как отдельного вида документа в настоящее время отсутствует (за исключением, как правило, ряда бюджетных организаций), поэтому при разработке штатного расписания необходимо руководствоваться Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», в соответствии с которыми к штатному расписанию как локальному нормативному правовому акту (в соответствии со ст.194 ТК) предъявляются требования к оформлению и расположению основных его реквизитов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Таким образом, наниматель самостоятельно определяет форму штатного расписания коммерческой организации, наличие в нем тех или иных граф, правила его составления и утверждения с учетом общих требований законодательства о делопроизводстве.

Содержание штатного расписания

Минимальное содержание штатного расписания также не установлено законодательством. Как минимум в штатном расписании должен содержаться список наименований должностей и профессий (для реализации ст.1 и 19 ТК), количество штатных единиц и размер тарифной ставки (оклада) (в связи с тем, что размер тарифной ставки (оклада) входит в число обязательных условий трудового договора (п.7 части второй ст.19 ТК)).

Так как штатное расписание является обязательным локальным нормативным правовым актом для всех организаций, оно должно быть в наличии на бумажном носителе с необходимыми реквизитами, предусмотренными законодательством о делопроизводстве. Ведение штатного расписания только в электронном виде не допускается, однако может применяться наряду с бумажной формой.

Форма штатного расписания с применением Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь

В настоящее время Единая тарифная сетка работников Республики Беларусь (далее - ЕТС) применяется:

• бюджетными организациями;

• коммерческими организациями, не принявшими решение об отказе от применения ЕТС при определении условий оплаты труда работников.

При разработке формы штатного расписания с применением ЕТС учитываются, в частности:

а) условия оплаты труда, общие для работников организаций (если иное не предусмотрено условиями оплаты труда, установленными по основному виду экономической деятельности организации) (приложение 1 к постановлению Минтруда РБ от 21.01.2000 № 6 «О мерах по совершенствованию условий оплаты труда работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций»);

б) Рекомендации по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 11.07.2011 № 67.

Форма штатного расписания с применением ЕТС по сравнению с формой штатного расписания без применения ЕТС помимо граф для наименования должностей (профессий), количества штатных единиц может включать следующие графы:

1) размер ставки 1-го разряда;

2) тарифный разряд, определяемый в соответствии с ЕТС;

3) тарифный коэффициент, соответствующий определенному разряду ЕТС или содержащий значение не ниже предусмотренного ЕТС;

4) тарифную ставку (оклад), рассчитанную исходя из тарифной ставки 1-го разряда, действующей в организации, и определенного тарифного коэффициента.

Пример формы штатного расписания с применением Единой тарифной сетки

Тарифная ставка 1-го разряда в организации - 500 000 руб.

_________________

* Декрет Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее - Декрет № 29).

Форма штатного расписания без применения Единой тарифной сетки

С 1 июня 2011 г. Указом Президента РБ от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда» коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право самостоятельно принимать решение о применении ЕТС при определении условий оплаты труда работников.

При отказе организации или индивидуального предпринимателя от применения ЕТС наниматель вправе установить порядок определения тарифных ставок и окладов работников без применения всех вышеуказанных элементов заработной платы. По сути, наиболее объемная часть штатного расписания в таком случае не оформляется.

Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, включаемых в штатное расписание, определяет наниматель. Как правило, это выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и выплачивается ежемесячно (например, доплаты за совмещение профессий (должностей), увеличение объема работ, надбавки служащим за сложность и напряженность работы, надбавки рабочим за профессиональное мастерство, надбавки за классность водителям автомобилей).

Работникам, с которыми заключается контракт, наниматель обязан предусмотреть повышение тарифной ставки в размере до 50 %, если больший размер увеличения не установлен законодательством (подп.2.5 п.2 Декрета № 29).

Указанное повышение распространяется в т.ч. на оклады работников и должно предусматриваться даже в том случае, если наниматель полностью отказывается от применения ЕТС. Пример формы штатного расписания без применения Единой тарифной сетки

Шаг 8. Согласование проекта штатного расписания со всеми уполномоченными лицами.

Согласование штатного расписания может быть предусмотрено специальным законодательством или локальными нормативными правовыми актами. В случае необходимости согласования оформляется соответствующий гриф (см. ниже).

Пример оформления грифа согласования (профсоюза) (фрагмент)

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
выборного профсоюзного органа
ООО «Весна»
27.12.2012 № 34

Этап 3. Придание штатному расписанию юридической силы

Шаг 9. Утверждение штатного расписания.

Для придания документу юридической силы в соответствии с п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименования организации и (или) структурного подразделения - автора;

• даты;

• регистрационного индекса;

• подписи.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. В отношении штатного расписания, как правило, дополнительным реквизитом является гриф утверждения, так как согласно п.17 примерного перечня документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции по делопроизводству) штатное расписание отнесено к таким документам (подлежащим утверждению).

В соответствии с п.52 Инструкции по делопроизводству документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Заметим, что в отношении штатного расписания принято добавлять в гриф утверждения сведения об утверждении штатной численности и фонда заработной платы.

Однако в уставе или ином локальном нормативном правовом акте (например, положении об оплате труда) может быть установлен иной порядок. Например, что штатное расписание не утверждается, а подписывается руководителем организации.

Пример оформления приказа об утверждении штатного расписания

Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»
(ООО «Весна»)

ПРИКАЗ

28.02.2013 № 34

г.Минск

Об утверждении штатного расписания

В связи с необходимостью упорядочения и документального оформления структуры и штата организации

УТВЕРДИТЬ:

Штатное расписание (прилагается) в количестве 142,5 штатной единицы и месячным фондом заработной платы в размере 2 564 200 (два миллиона пятьсот шестьдесят четыре тысячи двести) рублей с 1 марта 2013 г.

Визы

Шаг 10. Хранение штатного расписания.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечания к вышеназванному перечню).

09.04.2013

Владимир Самосейко, юрист