АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ОБХОДНОГО ЛИСТА

В законодательстве не содержится определения обходного листа. Исходя из практики применения данного документа ему можно дать следующее определение: обходной лист - внутренний документ, в котором отражены структурные подразделения или должностные лица, отвечающие за учет материальных средств, оргтехники, иных средств обеспечения деятельности, в т.ч. обеспечения пропускного режима и режима секретности, и используется для уведомления вышеуказанных лиц об увольнении работника и удостоверения их подписью окончательного расчета с ними.

Заметим, что простонародное название этого документа - «бегунок». Данное название появилось из-за того, что в ходе сбора подписей часто возникает бюрократическая волокита, работнику приходится часами выстаивать у кабинетов, выжидая, когда должностное лицо сможет его принять и поставить свою подпись.

Правовая природа обходного листа

В юридической литературе нет единого подхода к правовой природе (сути) обходного листа. Так, данный документ рассматривается:

• как сложившийся на практике обычай, который позволяет систематизировать (обобщить) расчет увольняемого (реже переводимого или перемещаемого) работника с нанимателем;

• как детализация права нанимателя требовать от работника оформления обходного листа при увольнении. Данная позиция основана на том, что исчерпывающего перечня прав нанимателя трудовое законодательство не содержит (есть только основные права, указанные в ст.12 Трудового кодекса РБ (далее - ТК), и специальные, содержащиеся в различных нормах);

• как документ, ухудшающий правовое положение работника по сравнению с нормами действующего законодательства и соответственно неправомерный по своему характеру (на основании части второй ст.7 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. из части второй ст.7 ТК слово «нормативные» исключено Законом РБ от 18.07.2019 № 219-З (далее - Закон № 219-З).

Отметим, что обходной лист никак не заменяет собой специальные документы, подтверждающие расчет работника с нанимателем: ни акт приема-передачи документов и дел, предусмотренный п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), ни акты инвентаризации (при смене, в частности, материально ответственных лиц согласно ст.13 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»), ни личную карточку учета средств индивидуальной защиты (п.51 Инструкции о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.12.2008 № 209) и т.п.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением Минюста РБ от 13.03.2019 № 39 часть первая п.7 Инструкции по делопроизводству изложена в новой редакции: «Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел». С 25 августа 2019 г. следует руководствоваться п.43 Инструкции № 209 в редакции постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 27.06.2019 № 30. Комментарии см. здесь.

По мнению автора, отсутствие единого документа, который давал бы возможность нанимателю судить о состоянии материальной задолженности работника, обуславливает активное применение обходного листа на практике.

Сложности при применении обходного листа

Применять обходной лист - право или обязанность?

Основная сложность при применении обходного листа заключается в неоднозначной его правовой природе.

Так, если обходной лист рассматривать как обычай, то использование его фактически будет аналогично использованию, например, дресс-кода. То есть работник не обязан обращаться за его получением, например, в кадровую службу, а в дальнейшем «собирать» все необходимые подписи лиц, указанных в обходном листе, а наниматель не вправе требовать этого от работника; он лишь может стимулировать его к этому (в т.ч. в виде специального премирования).

Если обходной лист рассматривать как детализированное право нанимателя, то получить обходной лист и собрать все необходимые подписи - это обязанность работника, за нарушение которой можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Законность применения обходного листа

Позиция, что обходной лист неправомерный документ, по мнению автора, несостоятельна. Многолетняя практика показывает, что контролирующие и судебные органы считают неправомерным не применение обходного листа, а его оформление работником как обязательного условия увольнения, и (или) выдачи трудовой книжки, и (или) произведения с ним окончательного расчета. То есть при отсутствии хотя бы одной из требуемых подписей отказ кадровой службы в выдаче работнику трудовой книжки и (или) отказ бухгалтерии в расчете с увольняемым работником будет признан незаконным.

Трудовой кодекс, не упоминая об обходном листе, достаточно подробно регламентирует процедуру оформления прекращения трудового договора. Так, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п.15 части первой ст.55 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.15 части первой ст.55 ТК в едакции Закона № 219-З. При организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись.

Днем прекращения трудового договора, как правило, является последний день работы работника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (должность). Подобная ситуация возникает, в частности, тогда, когда работник реализует свое право на отпуск с последующим увольнением, закрепленное в ст.178 ТК. В этом случае днем увольнения считается не последний день работы перед отпуском, а последний день отпуска.

В день прекращения трудового договора (как правило, последний день работы работника) наниматель обязан выдать работнику его трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлением с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника. В случаях когда работник отказывается сам получить трудовую книжку, несмотря на заказное письмо с уведомлением о необходимости ее получения, не является за ней и не выразил желания на пересылку по почте, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. При этом факт отказа от получения трудовой книжки оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки и расчета при увольнении предусмотрена соответственно ст.79 и 78 ТК.

Таким образом, трудовое законодательство не предусматривает такого обязательного условия для увольнения работника, как оформление обходного листа.

Сложности оформления обходного листа в отдельных случаях

Легализованная на локальном уровне практика применения обходных листов сталкивается и с иными трудностями, возникающими, в частности, в случаях, когда заявление об увольнении по собственному желанию подается работником во время его пребывания в отпуске, а также в период временной нетрудоспособности.

Согласно ст.40 ТК работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом нанимателя в письменной форме, по общему правилу, не позднее чем за месяц, а при наличии уважительных причин - в срок, указанный в заявлении работника.

Как видим, ТК не ограничивает работника в праве принять решение о прекращении трудового договора как в период пребывания в отпуске, так и в период временной нетрудоспособности.

Некоторые наниматели, исходя из локальной обязанности работников сдать материальные ценности и заполнить обходной лист, отзывают их из отпусков либо задерживают процедуру расторжения трудового договора до окончания периода временной нетрудоспособности для оформления обходного листа.

Однако срок, установленный в ст.40 ТК, - это время, необходимое нанимателю, чтобы найти замену увольняющемуся работнику, а не для осуществления увольняющимся передачи дел, сдачи отчетов, подписания обходных листов и т.п. Тем более что в одном из рассматриваемых случаев работник реализует свое право на отдых и не обязан являться по месту работы, а в другом находится в состоянии временной нетрудоспособности.

Что касается возможности отзыва работника из отпуска, то в соответствии со ст.174 ТК отзыв работника из отпуска допустим только с его согласия. Поэтому, если работник, находящийся в отпуске, откажется прервать свой отпуск и явиться по месту работы, никаких законных рычагов воздействия на него у нанимателя не будет.

Правило ст.43 ТК, согласно которой не допускается увольнение работника в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске, применяется только для случаев увольнения по инициативе нанимателя.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. ст.43 ТК изложена в новой редакции Законом № 219-З. Комментарий см. здесь.

Увольнение может быть произведено по истечении срока, установленного ст.40 ТК, либо в срок, указанный в заявлении работника. Следует отметить, что до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление.

Алгоритм действий при использовании обходного листа

Шаг 1. Принятие решения об использовании обходного листа в организации.

Каждый наниматель самостоятельно принимает решение об использовании у себя обходного листа с учетом особенностей своей организации и всех плюсов и минусов данного документа (см. раздел «Сложности при применении обходного листа»).

Шаг 2. Регламентация использования обходного листа в локальных нормативных правовых актах (далее - ЛНПА) организации.

Закрепление необходимости оформления обходного листа в ЛНПА, как правило, на практике стимулирует работников к его заполнению (сбору необходимых подписей), и соответственно своевременной сдаче переданных материальных ценностей, пропусков и т.д. По мнению автора, оформление обходного листа как обязанности работника или как предложения (со стороны нанимателя) наниматель определяет самостоятельно. Главное, не включать в ЛНПА неправомерных положений, предписывающих кадровой службе задерживать выдачу трудовой книжки, а бухгалтерии производить окончательный расчет при увольнении при возникновении каких-либо вопросов с обходным листом.

Положения об обходном листе, как правило, закрепляют в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Детализирование порядка применения обходного листа можно закрепить в положениях о кадровом делопроизводстве, порядке приема и увольнения либо в отдельных положениях специальных локальных актов.

Фрагмент оформления правил внутреннего трудового распорядка в части использования обходного листа

ПРАВИЛА

01.07.2014 № 12

г.Минск

внутреннего трудового распорядка

<…>

14. При увольнении работника кадровая служба предлагает ему предоставить обходной лист с отметками должностных лиц о сдаче материальных ценностей, полученных им от нанимателя, освобождении общежития (при использовании).

В день увольнения кадровая служба обязана выдать работнику трудовую книжку с внесенной записью об увольнении, а бухгалтерия - произвести окончательный расчет.

(Вариант: Не позднее дня увольнения работник обязан оформить обходной лист установленного образца, сдать документы и материальные ценности, связанные с ранее выполняемыми трудовыми обязанностями, и в день увольнения сдать служебное удостоверение.)

<…>

Фрагменты закрепления порядка оформления обходного листа в локальных нормативных правовых актах

Вариант 1

ПОЛОЖЕНИЕ

01.07.2014 № 13

г.Минск

Об особенностях заключения, изменения и прекращения трудового договора в ООО «Версаль»

<…>

ГЛАВА 12
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ, А ТАКЖЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ ПРИ ПЕРЕВОДЕ, ПЕРЕМЕЩЕНИИ, УВОЛЬНЕНИИ

17. При переводе, перемещении или увольнении передача документов и дел переводимыми, перемещенными или увольняемыми работниками осуществляется по решению директора или соответствующего руководителя структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

18. При увольнении с целью общего контроля передачи (возврата) имущества нанимателя, находящегося у увольняемого работника, оформляется также обходной лист согласно приложению к настоящему Положению (далее - обходной лист), выдаваемый увольняемому работнику специалистами кадровой службы.

Обходной лист состоит из двух частей: корешка и собственно обходного листа. Обходные листы пронумеровываются и брошюруются в книжки, которые, в свою очередь, прошиваются по корешкам цельной нитью, скрепляются печатью «Отдел кадров». При этом корешку и обходному листу присваивается одинаковый (с начала календарного года) порядковый номер. Книжки регистрируются в журнале учета документации кадровой службы.

Обходной лист выдается увольняемому работнику, о чем последний собственноручно расписывается на корешке обходного листа.

Корешки обходных листов в брошюрованном виде хранятся у работника кадровой службы в течение 3 лет, по истечении которых уничтожаются с составлением соответствующего акта.

Руководители указанных в обходном листе структурных подразделений производят отметки о передаче (возврате) имущества нанимателя, находящегося у увольняемого работника, включая документы и работы, путем учинения собственноручной подписи в соответствующей графе обходного листа (далее - отметка).

Главный бухгалтер производит отметку в обходном листе только при отсутствии у увольняемого работника задолженности по оплате труда и сдаче в установленном порядке находящихся на его ответственном хранении материальных ценностей.

19. При установлении факта несдачи либо отказа от сдачи закрепленного за увольняемым работником имущества обращение взыскания на данное имущество осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

<…>

Вариант 2

ПОЛОЖЕНИЕ

01.07.2014 № 12

г.Минск

Об особенностях заключения, изменения и прекращения трудового договора в ООО «Версаль»

<…>

13. ОБХОДНОЙ ЛИСТ

13.1. Начальник отдела кадров выдает увольняющемуся работнику обходной лист после того, как заявление об увольнении подписано директором или замещающим его должностным лицом.

13.2. Обходной лист должен содержать данные о фамилии, собственном имени, отчестве увольняющегося работника, должность, структурное подразделение и дату его увольнения. Также обходной лист содержит перечень структурных подразделений и должностных лиц, перед которыми увольняющийся работник имеет обязательства.

13.3. Начальник отдела кадров вносит в обходной лист персональные данные увольняющегося работника, дату его увольнения и передает ему обходной лист для дальнейшего оформления.

13.4. Увольняющийся работник оформляет обходной лист в соответствии с перечнем структурных подразделений и должностных лиц, указанных в нем.

13.5. Заполненный обходной лист передается в отдел кадров не позднее двух дней до даты увольнения.

<…>

ПОЛОЖЕНИЕ

01.07.2014 № 12

г.Минск

О кадровом документообороте

<…>

<...>

Фрагмент регламентации отдельного использования обходного листа в специальном локальном нормативном правовом акте

ПОЛОЖЕНИЕ

01.07.2014 № 15

г.Минск

О порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов

<…>

3.4. При увольнении ответственного лица или переводе его на другую должность числящиеся за ним печати и штампы передаются другому работнику через общий отдел под подпись в журнале учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

<…>

Шаг 3. Разработка, утверждение унифицированной формы обходного листа, а также включение ее в табель.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке (п.17 Инструкции по делопроизводству).

При принятии нанимателем решения о применении обходного листа он будет составляться неоднократно, следовательно, в такой ситуации следует разработать унифицированную форму данного документа и включить его в табель унифицированных форм документов организации.

Пример оформления приказа об утверждении формы обходного листа и включении его в табель унифицированных форм документов организации

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

27.06.2014 № 35

г.Минск

Об утверждении унифицированной формы обходного листа

В соответствии с п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить унифицированную форму обходного листа и ввести ее в действие с 01.07.2014.

2. Включить унифицированную форму обходного листа в табель унифицированных форм документов ООО «Версаль».

Шаг 4. В случаях, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, предлагаем работнику оформить обходной лист.

Оформление обходного листа может потребоваться и в случае предупреждения (уведомления), например, об увольнении работника, поскольку данное положение может быть закреплено в ЛНПА.

Пример оформления предупреждения о непродлении контракта с предложением оформления обходного листа

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ

09.06.2014 № 15

г.Минск

О непродлении контракта и его прекращении в связи с истечением срока действия

Уважаемый Андрей Георгиевич!

Предупреждаем Вас о том, что контракт, заключенный с Вами 31.07.2013 сроком на 1 год, будет прекращен 30.07.2014 в связи с истечением срока его действия по п.2 части второй ст.35 Трудового кодекса РБ.

Ко дню увольнения (последнему дню работы) просим Вас завизировать в соответствующих службах обходной лист и явиться 30.07.2014 в отдел кадров за трудовой книжкой и в бухгалтерию за окончательным расчетом по заработной плате и иным выплатам.

Отметка о получении предупреждения работником:

Предупреждение от «9» июня 2014 г.

получил лично «9» июня 2014 г.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. согласно п.2 части второй ст.35 ТК (в редакции Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З) основанием прекращения трудового договора является истечение срока действия срочного трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения.

Шаг 5. Получение от работника заполненного обходного листа.

После сбора всех указанных в обходном листе должностных лиц работник должен возвратить обходной лист (как вариант - экземпляр нанимателя) в кадровую службу.

ОБХОДНОЙ ЛИСТ

29.07.2014 № 12

г.Минск

при прекращении трудового договора

Шаг 6. Хранение обходного листа.

В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140), нет упоминания об обходном листе.

Однако он упоминается в двух других специализированных перечнях:

Таким образом, при применении обходных листов наниматель может установить для них трехлетний срок хранения по аналогии с вышеуказанными перечнями.

01.07.2014

Владимир Самосейко, юрист