Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ОБНАРУЖЕНИИ ПОВРЕЖДЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Обеспечение сохранности документов является основной задачей любого архива, как государственного, так и архива организации.

Так, собственники и (или) владельцы документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, а также страховых копий особо ценных и уникальных документов обязаны обеспечивать их сохранность в соответствии с законодательством (часть вторая ст.24 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Причины повреждения документов

С учетом сложных условий работы самих архивов (загруженность, неприспособленные помещения и т. д.) всегда существует проблема создания должных условий для хранения документов как объектов информации. Все большую популярность приобретает мнение, что необходимо сохранять не объект информации, а информацию, содержащуюся в нем. В первую очередь это касается электронных документов, а затем и созданных на бумаге. Однако на современном этапе нормативные правовые акты устанавливают требования к сохранению информации вместе с ее носителем - бумагой.

Основными причинами разрушения документов являются:

• свет - наиболее сильнодействующий фактор (бумага желтеет на свету, теряет прочность, цветные изображения обесцвечиваются);

• температура (допустимая температура хранения - 14-20°С установлена п.281 Правил работы архивов в государственных органах и иных организациях, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила)). Однако установлено, что химические реакции старения ускоряются при повышении температуры на 10°С.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в абз.1 ч.1 п.281 Правил слова «на бумажной основе» заменены словами «на бумажном носителе» постановлением Минюста от 22.11.2019 № 214;

• влажность воздуха;

• биологические вредители - плесневые грибы и насекомые. Плесневые грибы могут развиваться только при нарушении температурно-влажностного режима хранения документов.

К разрушению документов приводят и механические повреждения, перемещение документов в другое архивохранилище, физический износ из-за неправильного размещения дел на стеллажах, формирования объемных дел.

К их повреждению также приводит и резкое изменение условий среды, которое может быть вызвано аварийной ситуацией (затопление, возгорание и др.).

Алгоритм действий

Повреждение документов может быть обнаружено в ходе проведения проверки наличия и состояния дел, в результате чрезвычайной ситуации (локальное или массовое поражением документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами) или в процессе использования.

Путем визуального просмотра оценивается физическое состояние дел и устанавливается наличие дефектов бумаги и текста. На основании п.321 Правил могут быть обнаружены следующие повреждения документов:

• поражение плесенью, насекомыми;

• повреждение материальной основы;

• повреждение текста;

• повреждение влагой.

Шаг 1. Составление докладной записки об обнаружении поврежденных документов

В результате обнаружения поврежденных документов составляется докладная записка с изложением обстоятельств их обнаружения, характеристики повреждений и просьбы предпринять необходимые меры.

Докладная записка об обнаружении поврежденных документов (пример)

Об обнаружении повреждения
документов

В процессе исполнения социально-правового запроса гражданина в деле № 658 описи № 2лс с лицевыми счетами работников за 1978 год обнаружены поврежденные документы, не позволяющие получить необходимую информацию.

Прошу создать комиссию для выяснения причин повреждения документов и принять меры по их восстановлению.

Шаг 2. Создание комиссии для расследования причин повреждения документов

На основании докладной записки издается приказ о создании комиссии.

Приказ о создании комиссии для выяснения причин повреждения документов (пример)

Открытое акционерное
общество «Техинвест»
(ОАО «Техинвест»)

ПРИКАЗ

12.02.2018 № 63

г. Минск

О создании комиссии
для выяснения причин
повреждения документов

В связи с обнаружением факта повреждения документов архива

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию для выяснения причин повреждения документов в следующем составе:

председатель комиссии - главный бухгалтер Мелешко И.Ч.;

члены комиссии: 1) заведующий архивом Семенкова В.И.;

2) начальник отдела документационного обеспечения управления Пашков А.С.

2. Комиссии:

2.1. Провести расследование причин повреждения документов архива за 1978 год и отразить результаты в акте.

Срок исполнения - 22.02.2018.

2.2. Принять необходимые меры для восстановления документов.

Срок исполнения - 22.02.2018.

Шаг 3. Составление комиссией акта установления повреждения документов

Комиссия после проведения расследования составляет акт, в котором отражается характер дефектов (сильное разрушение бумаги, стирающийся нестойкий текст, утрата текста, разрыв листа, надрыв листа, намокание и др.) и необходимые меры по их устранению.

В случае если повреждения неисправимы, составляется акт о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 57 к Правилам.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложением 57 к Правилам с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

У ответственных за сохранность документов могут запрашиваться объяснения, и в зависимости от повреждения, а также вины работников они могут быть привлечены к дисциплинарной и иной ответственности.

Акт об установлении повреждений документов (пример)

Об установлении повреждений
документов

Составлен комиссией:

Председатель - главный бухгалтер Мелешко В.Ч.

Члены комиссии: 1. Заведующий архивом Семенкова В.И.

2. Начальник отдела документационного обеспечения управления Пашков А.С.

Установлено:

1. Листы 1-20 дела № 658 описи № 2лс и обложка дела повреждены: имеют локальное выцветание текста, листы 1-10 дополнительно надорваны справа сверху по неустановленным причинам, возможно, в результате механического воздействия при перемещении дела в архивохранилище. Повреждения явились результатом хранения дела на стеллаже, установленном около окна под прямыми солнечными лучами без архивной коробки.

2. Дело № 658 описи № 2лс необходимо перепрошить, наклеить новую обложку, листы 1-10 склеить.

3. Дела описи № 2лс поместить в архивные коробки для хранения.

4. На окна архивохранилища повесить жалюзи.

Шаг 4. Принятие мер по восстановлению документов

После документальной фиксации повреждения документов необходимо принять меры по их восстановлению.

Влажные и намокшие документы высушивают в развернутом виде. Запыленные, грязные документы обеспыливают. При обнаружении биологических вредителей проводят дезинфекцию, дезинсекцию для их уничтожения. Документы с дефектами текста и бумаги могут подвергаться реставрационной обработке для восстановления свойств и долговечности оригиналов документов.

22.02.2018

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела