Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ОБНАРУЖЕНИИ СЧЕТНОЙ ОШИБКИ ПРИ ВЫПЛАТЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Определение понятия «счетная ошибка»

Конкретного определения счетной ошибки законодательством не дано. В отдельных нормативных правовых актах счетная ошибка используется в качестве синонима к арифметической ошибке (см., например, п.14 Положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий семьям, воспитывающим детей, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31.03.2008 № 490). Однако на практике сложилось представление, что счетная ошибка - это техническая ошибка, т.е. описка, опечатка, пропуск или повторный ввод данных, арифметическая ошибка при подведении итогов, неточное округление (п.3 Инструкции о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2005 № 83, Разъяснение ВХС РБ от 03.11.2009 № 02-43/2409 «О взыскании с работника излишне выплаченной суммы заработной платы»).

Возможные последствия счетной ошибки

Счетная ошибка влияет, в частности, на:

1) возможность взыскания с работника излишней выплаты из его заработной платы. Трудовой кодекс РБ (далее - ТК) жестко ограничивает случаи, когда наниматель имеет право удержать сумму задолженности работника при выплате ему заработной платы (ст.107 ТК). Что касается излишне выплаченной зарплаты, то подобная возможность у нанимателя есть только в отношении переплаты, возникшей вследствие счетных ошибок. В этом случае нанимателем может быть принято решение об удержании соответствующей суммы, но не позднее 1 месяца со дня неправильно исчисленной выплаты и при условии, что работник не оспаривает основание и размеры удержания;

2) материальную ответственность. Счетная ошибка, как правило, исключает полную материальную ответственность (подп.2.8 п.2 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины», подп.10.6 п.10 Положения о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.09.1999 № 1476, п.18 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, абзац 3 подп.10.6 п.10 Положения о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 07.10.2003 № 1271);

3) принудительное взыскание излишних выплат. Наниматель может обратиться в суд и в том случае, если имела место излишне выплаченная зарплата в результате не непосредственно счетной, а иной ошибки. Однако добиться возврата денег без доброй воли на то работника вряд ли удастся. Дело в том, что закрепленное Гражданским кодексом РБ (далее - ГК) правило о возврате неосновательно приобретенного или сбереженного имущества имеет ряд исключений. Среди прочего п.3 ст.978 ГК определено, что при отсутствии недобросовестности со стороны получателя и счетной ошибки не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи. Аналогичным образом частью третьей ст.107 ТК предусмотрено, что заработная плата, излишне выплаченная работнику, может быть взыскана с него только в случае счетной ошибки.

Алгоритм действий при обнаружении излишне выплаченных сумм вследствие счетных ошибок и при условии, что работник продолжает работать у данного нанимателя

Этап 1. Организационно-правовое обеспечение квалификации ошибок при выплате заработной платы

Шаг 1. Закрепление определения счетной ошибки в локальном нормативном правовом акте.

В ст.107 ТК указано, что не подлежат удержанию суммы, излишне выплаченные в результате счетной ошибки. Однако четко сформулированного определения, какую неточность при начислении зарплаты признавать счетной ошибкой, нет ни в одном акте законодательства.

Надо отметить, что в ст.7 ТК существует перечень документов, определяющих основу трудовых отношений - это Конституция Республики Беларусь, ТК и другие акты законодательства о труде. Однако ни в одном из перечисленных документов не встречается формулировка понятия «счетная ошибка». В дополнение к вышеуказанным документам согласно той же статье ТК трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и иными локальными нормативными правовыми актами, заключенными и принятыми в соответствии с законодательством.

Логично заключить, что понятие «счетная ошибка» целесообразно закрепить в локальных документах нанимателя, например в коллективном договоре. В этом случае при возникновении факта неверно выплаченной заработной платы квалифицировать ошибку как счетную (либо таковой ее не признать) сможет специально созданная комиссия.

Пример оформления условий о счетной ошибке в коллективном договоре

КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР
общества с ограниченной ответственностью «Версаль» на 2013-2015 годы от 28.12.2012

Стороны Коллективного договора:

общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Версаль», именуемое в дальнейшем «Наниматель», в лице директора Федорова Игоря Георгиевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и

работники ООО «Версаль», от имени которых выступает Профсоюзный комитет первичной профсоюзной организации ООО «Версаль» Белорусского профсоюза работников строительства и промышленности строительных материалов, именуемые в дальнейшем «Работники», в лице председателя профкома Яковлева И.В., действующего на основании Устава,

заключили настоящий договор о нижеследующем:

<…>

2. ОПЛАТА ТРУДА И ЕЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

<…>

2.10. На основании ст.107 Трудового кодекса Республики Беларусь считать счетной ошибкой:

1) ошибку, возникшую в результате неверного произведения арифметических действий;

2) техническую ошибку (описка, опечатка, пропуск или повторный ввод данных).

Неверное применение нормативных правовых актов, в т.ч. локальных нормативных правовых актов по исчислению и выплате заработной платы, а также иные случаи, приведшие к неправильному начислению заработной платы, счетной ошибкой не считать.

В случае выплаты излишних сумм причину, по которой это произошло, устанавливает и квалифицирует специальная комиссия в составе заместителя директора по финансовым вопросам, главного бухгалтера, системного администратора, специалиста по кадрам.

<…>

Шаг 2. Создание комиссии по установлению фактов совершения счетной ошибки.

Для квалификации факта излишне выплаченных сумм в пользу работников рекомендуется создать на предприятии специальную компетентную комиссию.

Пример приказа о создании комиссии по квалификации фактов излишне выплаченных сумм

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

15.04.2013 № 5

г.Минск

О создании комиссии
по квалификации фактов
излишне выплаченных сумм

СОЗДАТЬ:

комиссию для квалификации фактов излишне выплаченных сумм в пользу работников в следующем составе:

Председатель комиссии - заместитель директора по финансовым вопросам Шилова Е.И.

Члены комиссии:

- главный бухгалтер Шабусова В.А.;

- юрисконсульт Качанов Р.П.;

- специалист по кадрам Широкая И.В.;

- системный администратор Низов А.Н.

Основание: п.2.10 коллективного договора от 28.12.2012.

Визы

С приказом ознакомлены: …

Этап 2. Документирование факта ошибки при выплате заработной платы и ее квалификация

Шаг 3. Фиксация счетной ошибки при излишней выплате.

При обнаружении излишней выплаты заработной платы вследствие счетной ошибки, прежде всего, необходимо зафиксировать факт таковой. Обнаруженную счетную ошибку можно, например, зафиксировать в акте специально назначенной комиссии, составленном в произвольной форме, в докладной записке уполномоченного должностного лица.

Пример оформления акта об обнаружении счетной ошибки

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

АКТ

15.04.2013 № 25

г.Минск

обнаружения счетной ошибки

Составлен заместителем директора по финансовым вопросам Шиловой Е.И.

Настоящий акт составлен о нижеследующем.

15 апреля 2013 г. нами обнаружена счетная ошибка при выплате заработной платы за март 2013 г. инженеру по охране труда Измайловичу Петру Самуиловичу.

Ошибка произошла из-за сбоя бухгалтерской программы, а именно: при расчете заработной платы случился сбой в бухгалтерской программе 1С: Бухгалтерия при обмене и выгрузке данных. В результате инженеру по охране труда Измайловичу П.С. повторно начислили заработную плату за март 2013 г. Информация по выплатам заработной платы переносится в 1С: Зарплата и Кадры на основании выписок из 1С: Бухгалтерия, куда, в свою очередь, переносится из системы «Банк-клиент». Локальными нормативными правовыми актами ООО «Версаль» и трудовыми договорами (контрактами) предусмотрено, что заработная плата переводится на банковский счет работника.

Из-за сбоя при обмене данных между программами на момент расчета заработной платы по организации в целом в 1С: Зарплата и Кадры сальдо по инженеру по охране труда Измайловичу П.С. не было равно нулю - выплаты просто не отразились в системе. Это и привело к повторной выплате заработной платы.

В результате счетной ошибки в апреле 2013 г. была излишне выплачена заработная плата за март 2013 г. в размере 3 300 000 (три миллиона триста тысяч) рублей.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-7;

2-й экземпляр - Измайловичу П.С.

Подпись                                  Е.И.Шилова

Подпись                                  В.А.Шабусова

Подпись                                  Р.П.Качанов

Подпись                                  И.В.Широкая

Подпись                                  А.Н.Низов

Шаг 4. Уведомление работника о счетной ошибке, приведшей к излишним выплатам.

Удержание излишних выплат, произведенных вследствие счетной ошибки, возможно только при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (п.1 части второй ст.107 ТК). Следовательно, нанимателю необходимо вначале уведомить работника о произошедшей счетной ошибке и (фактически одновременно) выяснить его согласие или несогласие на основание и размер удержания. В уведомлении нужно установить срок добровольного возврата переплаты, по истечении которого будет принято решение об удержании из заработной платы.

Пример уведомления работника о счетной ошибке

Уважаемый Петр Самуилович!

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль» сообщает, что в результате счетной ошибки (из-за сбоя бухгалтерской программы 1С: Бухгалтерия), в апреле 2013 г. Вам была излишне выплачена заработная плата за март 2013 г. в размере 3 300 000 (три миллиона триста тысяч) рублей.

Факт обнаружения счетной ошибки подтвержден соответствующим актом комиссии в составе главного бухгалтера Шабусовой В.А., юрисконсульта Качанова Р.П., специалиста по кадрам Широкой И.В., системного администратора Низова А.Н. (акт от 15.04.2013 № 25).

На основании вышеизложенного предлагаем Вам добровольно вернуть излишне полученную Вами за март 2013 г. заработную плату в сумме 3 300 000 (три миллиона триста тысяч) рублей в срок до 25 апреля 2013 г. В противном случае эта сумма будет удержана из Вашей заработной платы или при необходимости взыскана через суд.

Этап 3. Принятие мер по возврату излишне выплаченных сумм вследствие счетной ошибки

Шаг 5. Выяснение согласия или несогласия работника на удержание (возврат) сумм излишне выплаченных вследствие счетной ошибки.
Статья 107 ТК не конкретизирует, в каком виде должно быть получено согласие работника на удержание из его заработной платы излишне выплаченных сумм - устно или письменно. Но чтобы в дальнейшем не возникло никаких недоразумений (например, сначала работник дал устное согласие, а потом стал предъявлять претензии по поводу получения заработной платы в меньшем размере), лучше зафиксировать согласие письменно. Например, в соответствующей записи в уведомлении о счетной ошибке или в соответствующем заявлении работника. Все это будет свидетельствовать о том, что сотрудник не оспаривает основание и размер удержания.

Пример оформления заявления работника об удержании суммы, излишне выплаченной ему вследствие счетной ошибки

об удержании из заработной платы

Прошу удерживать из причитающейся мне заработной платы начиная с мая 2013 г. 3 300 000 (три миллиона триста тысяч) рублей с учетом ограничений, предусмотренных в ст.108 Трудового кодекса Республики Беларусь, в качестве возмещения ООО «Версаль» излишне выплаченной мне в апреле 2013 г. заработной платы вследствие счетной ошибки.

Подтверждаю свою готовность полностью и добровольно возместить излишне выплаченную мне сумму, не оспариваю размер и основания удержания из заработной платы.

Визы

Шаг 6. Взыскание излишне выплаченной суммы.

После установления факта счетной ошибки, а также возможности удержания излишне выплаченных из-за счетной ошибки сумм (т.е. наличия согласия на это работника и соблюдения требований ст.107 и 108 ТК) главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо может инициировать издание распоряжения об удержании соответствующих сумм из заработной платы работника. Такая инициатива может быть устной или письменной, например, в форме докладной записки.

Пример докладной записки об удержании излишне выплаченных из-за  счетной ошибки сумм из заработной платы работника

Бухгалтером Осиповой Л.К. обнаружена счетная ошибка при выплате заработной платы за март 2013 г. водителю автомобиля Цветкову К.Н. Ошибка произошла вследствие неверных арифметических подсчетов при сложении составных частей заработной платы (оклада и премии), правильно исчисленных по отдельности.

В результате ошибки в апреле 2013 г. Цветкову К.Н. была излишне выплачена заработная плата в размере 1 600 000 (один миллион шестьсот тысяч) рублей.

Прошу разрешить удержание из заработной платы водителя автомобиля Цветкова К.Н. излишне выплаченной по причине счетной ошибки суммы в размере 1 600 000 (один миллион шестьсот тысяч) рублей.

Водитель автомобиля Цветков К.Н. оповещен о произошедшей ошибочной выплате указанной суммы, основания и размеры удержания не оспаривает, что подтверждается соответствующей надписью и личной подписью Цветкова К.Н. на копии уведомления.

Если согласие работника получено и месячный срок для принятия решения об удержании не истек, наниматель издает распоряжение об удержании излишне выплаченной суммы.

Обратите внимание! Согласно ст.108 ТК общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, - 50 % заработной платы, причитающейся работнику. Следовательно, период удержания может растянуться на несколько месяцев.

Пример распоряжения об удержании суммы, излишне выплаченной вследствие счетной ошибки

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.04.2013 № 8-л

г.Минск

об удержании с Измайловича П.С.

излишне выплаченных сумм

В связи со счетной ошибкой, допущенной при выплате заработной платы за март 2013 г. инженеру по охране труда Измайловичу П.С. и руководствуясь ст.107 Трудового кодекса Республики Беларусь,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести удержание 3 300 000 (три миллиона триста тысяч) рублей из заработной платы инженера по охране труда Измайловича П.С. излишне выплаченных вследствие счетной ошибки.

2. Начать удержание из заработной платы за апрель 2013 г. с учетом ограничений, предусмотренных в ст.108 Трудового кодекса Республики Беларусь.

3. Возложить исполнение настоящего приказа на главного бухгалтера Шабусову В.А.

Визы

Согласно ст.80 ТК наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок, в т.ч. с указанием размеров удержаний из заработной платы.

При удержании сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок, требуется пересчитать полученный работником доход и вследствие этого пересмотреть «зарплатные» налоги (п.1 ст.153, п.3 ст.175, пп.3 и 4 ст.181 Налогового кодекса РБ).

Также следует пересмотреть объекты для исчисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ и страховых взносов в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах».

При этом необходимо учесть максимальные и минимальные ограничения, установленные при определении объектов этих взносов (ст.2 и 3 Закона РБ от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь», п.5 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 16.01.2009 № 40, письмо Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ от 26.06.2009 № 11-07/3214 «О некоторых вопросах начисления обязательных страховых взносов», части первая и третья п.2, пп.3 и 6 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1297).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 августа 2015 г. п.6 Положения № 1297 на основании постановления Совета Министров РБ от 28.07.2015 № 642 утратил силу.

Обратите внимание! В том случае если работник не согласен с наличием или размером задолженности, удержать таковую из его заработной платы наниматель не может. Однако за ним остается право решить данный вопрос через суд. Так, п.1 ст.971 ГК предусмотрено, что лицо, которое без установленных законодательством или сделкой оснований приобрело или сберегло имущество (приобретатель) за счет другого лица (потерпевшего), обязано возвратить последнему неосновательно приобретенное или сбереженное имущество (неосновательное обогащение).

30.05.2013

Владимир Самосейко, юрист