Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ОТМЕНЕ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

Причины отмены командировки

В ряде случаев нанимателю приходится отменять ранее принятое решение о командировке. Однако алгоритм действий нанимателя в данной ситуации законодательством практически не урегулирован. В данном материале рассмотрен возможный вариант действий в такой ситуации.

Инициатором отмены командировки может быть как наниматель, так и работник. Наниматель принимает решение об отмене командировки, как правило, в тех случаях, когда отпадает производственная необходимость или возможность такой командировки.

В отдельных случаях командировка невозможна по причинам, связанным с работником. Такие причины могут быть как уважительные (например, временная нетрудоспособность, не позволяющая перенести срок командировки, кража документов, необходимых для командировки и т.п.), так и неуважительные (например, прогул).

Уважительность причины в последнем случае важна для решения вопроса о компенсации уже понесенных работником расходов (например, на покупку проездных билетов).

Также, если причины отмены командировки исходят от работника, нередко происходит замена командируемого работника.

Правовое регулирование

О каких-либо действиях нанимателя или работника в случае отмены командировки речь идет только в п.30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115. Согласно данному пункту в случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 февраля 2018 г. согласно п.30 Инструкции № 115 (в редакции постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 27.11.2017 № 77) в случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам также ему возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.

Таким образом, по сути, регулирование порядка и условий отмены командировки предоставлено на усмотрение нанимателям.

Порядок действий в случае отмены командировки

Общий порядок действий в этой ситуации представлен на схеме, из которой следует, что количество действий, необходимое при отмене командировки, зависит от того, был ли получен работником аванс и произведены ли им отдельные командировочные расходы до отъезда в командировку.

Обратите внимание! Командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести. Отмена командировки может произойти в любой момент, вплоть до выезда работника в командировку. Нельзя считать отменой командировки ситуацию, когда работник выехал в командировку или уже прибыл на место назначения командировки, например, пробыв там несколько дней, и только после этого выяснилось, что в данной командировке нет необходимости и по этой причине она отменяется. В такой ситуации время командировки уже пошло и командированный, по сути, уже начал выполнять командировочное задание. В подобной ситуации речь фактически идет об изменении срока командировки.

Шаг 1. Регламентация порядка отмены командировки в локальном нормативном правовом акте.

Так как на законодательном уровне порядок действий в случае отмены командировки не урегулирован, целесообразно его предусмотреть на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.

Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировках

О служебных командировках работников

<…>

9. ОТМЕНА СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

9.1. Отмена служебной командировки осуществляется по служебной записке руководителя структурного подразделения или заместителя директора на имя директора с объяснением причин невозможности направления работника в служебную командировку.

9.2. На основании решения директора канцелярия готовит проект приказа об отмене служебной командировки.

9.3. После ознакомления с приказом об отмене служебной командировки работник обязан:

- вернуть командировочное удостоверение, аванс и другие денежные средства, выданные для возмещения командировочных расходов, а также другие документы и материальные ценности, выданные для выполнения служебного задания по командировке;

- в случае осуществления расходов, связанных с командировкой, составить и сдать авансовый отчет в сроки согласно действующему законодательству.

9.4. Возмещение расходов отозванному из командировки работнику производится на основании авансового отчета и приложенных к нему документов.

<…>

Шаг 2. При необходимости - установление факта невозможности направления работника в служебную командировку.

Основанием к отмене служебной командировки может являться докладная или служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится работник, командировку которого планируется отменить, полученные от работника документы, подтверждающие невозможность его направления в командировку (листок нетрудоспособности и т.п.).

Пример оформления докладной записки об отмене служебной командировки

Об отмене командировки Егорова М.Н.
и направлении в командировку Антоновой Е.М.

В связи с госпитализацией 01.08.2012 юрисконсульта Егорова М.Н. с признаками аппендицита и необходимостью представления интересов ООО «Верас» по делу 21-21/2012 (иск о взыскании 200 000 000 руб. с ООО «Монтажспецстрой») в хозяйственном суде Витебской обл. с 02.08.2012 по 03.08.2012 предлагаю отменить командировку Егорова М.Н. и направить вместо него юрисконсульта Антонову Е.М.

Начальник юридического отдела                         Подпись                         Е.И.Немерчук

Визы

Шаг 3. Издание приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения.

В соответствии со ст.93 Трудового кодекса РБ, п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. ст.93 Трудового кодекса РБ изложена в новой редакции Законом РБ от 08.01.2014 № 131-З. С 25 июля 2014 г. следует руководствоваться Инструкцией № 35 с изменениями, внесенными постановлением Минфина РБ от 01.07.2014 № 48.

Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

Важно! Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок - 3 года, для длительных (более месяца) - 75 лет (пп.21.3, 21.4, 102.3, 102.4 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).

Соответственно отмена командировки также производится аналогичным правовым актом с таким сроком хранения и регистрационным индексом «л» (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Распорядительная часть приказа об отмене командировки оформляется в соответствии с частью двенадцатой п.99 названной Инструкции, согласно которой если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте делается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ... от... №...».

В приказе об отмене командировки, как правило, указываются также причина отмены командировки и распоряжение командированному работнику и другим должностным лицам нанимателя осуществить определенные действия, которые необходимы в связи с отменой командировки.

Пример оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа

Общество с ограниченной
ответственностью «Верас»
(ООО «Верас»)

ПРИКАЗ

02.08.2012 № 149-л

г.Минск

О командировании

В связи с госпитализацией 01.08.2012 юрисконсульта Егорова М.Н. и необходимостью представления интересов ООО «Верас» по делу 21-21/2012 о взыскании 200 000 000 руб. с ООО «Монтажспецстрой» с 02.08.2012 по 03.08.2012 в хозяйственном суде Витебской обл. (г.Витебск)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. АНТОНИНУ Елену Михайловну, юрисконсульта юридического отдела, командировать в хозяйственный суд Витебской обл. в г.Витебск на 2 дня с 02.08.2012 по 03.08.2012 для представления интересов ООО «Верас» по делу 21-21/2012.

Оплату командировочных расходов произвести за счет средств ООО «Верас».

2. Признать утратившим силу приказ о командировании Егорова М.Н. от 27.07.2012 № 148-л.

3. В связи с отменой командировки Егорова М.Н. произвести возврат в кассу организации аванса и денежных средств, выданных в связи с командировкой, в течение 3 дней с момента преступления к работе, а главному бухгалтеру Шабусовой В.А. осуществить контроль за возвратом данных денежных средств.

Основание: докладная записка начальника юридического отдела Немерчука Е.И.

Директор общества                                                  Подпись                                    И.Г.Федоров

Главный бухгалтер
Подпись В.А.Шабусова
02.08.2012

Начальник юридического отдела
Подпись Е.И.Немерчук
02.08.2012

С приказом ознакомлены: …

Шаг 4. Внесение корректирующей записи в журнал учета работников, выбывающих в командировки, аннулирование командировочного удостоверения.

В случае если согласно п.2 Инструкции № 35 была сделана запись в журнале учета работников, выбывающих в командировки, выдано командировочное удостоверение, то целесообразно их аннулировать на основании приказа об отмене командировки.

Действующее законодательство не установило порядок отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, а также порядок аннулирования командировочного удостоверения, а только утвердило их формы (соответствующие приложения к Инструкции № 35).

Возможный вариант отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, приведен ниже.

Аналогичные исправления вносятся в журнал регистрации командировочных удостоверений.

Шаг 5. Возврат работником аванса и представление им авансового отчета, если часть выданных средств уже были израсходованы.

Командированный работник после принятия решения об отмене командировки должен вернуть в кассу организации выданный ранее аванс, а также представить авансовый отчет, если часть ранее выданных средств на командировку была израсходована. Действующие нормативные документы не устанавливают сроки возврата наличности в случае отмены командировки.

На практике, как правило, при отмене командировки руководствуются общими сроками, предусмотренными для представления отчета по командировке. Так, согласно п.10 Инструкции № 35 командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

26.11.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист