АЛГОРИТМ КАДРОВЫХ ДЕЙСТВИЙ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПРОСТОЯ

Простоем признается временное (сроком не более 6 месяцев) отсутствие работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.) (ст.34 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

Шаг 1. Фиксация или предложение об установлении простоя и выявление его причин

Основной задачей данного шага является установление простоя и его причины, так как в зависимости от вида простоя ТК предусматривает различные размеры его оплаты.

Хотя в ст.34 ТК названы две причины простоя: он может быть производственного или экономического характера, но для его оплаты эти причины имеют посредственное значение. Главное, по чьей вине произошел простой - нанимателя или работника.

Трудовое законодательство не содержит перечня документов, которыми фиксируется факт простоя. Обычно это акт о простое, листок учета простоев и т.п.

Справочно Акт о простое составляется, если простаивает структурное подразделение либо организация в целом, и подписывается руководителями простаивающих структурных подразделений, кадровой службы, охраны труда и т.д. В акте о простое обычно указываются причина и продолжительность простоя, виновная сторона простоя, должности (профессии) работников, приостановивших работу и др. Акт, как правило, утверждается руководителем организации. Листок учета простоев предназначен для учета времени простоя, обычно в него заносятся дата и время начала и окончания простоя, Ф.И.О. и должности (профессии) работников и причины простоя.

Акт о простое (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

АКТ

10.11.2014 № 1

г.Минск

О простое

Настоящий акт составлен начальником производственного участка Качановым Русланом Петровичем с участием начальника отдела снабжения Козловского Дмитрия Валерьевича о нижеследующем.

10.11.2014 из-за отсутствия комплектующих изделий приостановлена работа следующих работников производственного участка:

- красильщика Петрова В.А.;

- красильщика Сидорова А.И.;

- оператора окрасочно-сушильной линии Иванова С.Г.

Причина простоя: недопоставка комплектующих изделий организацией-поставщиком ООО «Лувр» по договору поставки от 01.07.2014 № 12/2014.

Поступление следующей партии комплектующих изделий предлагается 01.12.2014 (основание: гарантийное письмо ООО «Лувр» от 10.11.2014 № 123).

Составлен в двух экземплярах:

первый экземпляр - в дело № 1-5;

второй экземпляр - в архив.

С актом ознакомлены…

Докладная записка об установлении простоя работников структурного подразделения (пример)

О простое отдельных работников в участке № 7

Окрасочно-сушильная камера (с секционным управлением) для подвижного состава в участке № 7 имеет эксплуатационные неисправности приточно-вытяжной установки, требующие разборки механизмов. В частности, необходима замена засоренных воздушных фильтров и клапанов в связи с истечением срока их службы. Эти комплектующие позволяют избежать турбулентных завихрений и взвесей из лакокрасочных материалов внутри камеры и поддерживать давление на определенном уровне.

По вышеуказанным причинам работники, обслуживающие две секции окрасочно-сушильной камеры (двое красильщиков, один оператор окрасочно-сушильной линии), не могут выполнять свои трудовые функции начиная с 8:30 10.11.2014. Предлагаю объявить простой для данных работников до устранения эксплуатационных неисправностей приточно-вытяжной установки окрасочно-сушильной камеры.

Докладная записка работника о простое (пример)

О простое

В связи с поломкой моего автомобиля ВАЗ-2106 (регистрационный номер МА-7 1234) в 14:15 10.11.2014 и необходимостью его ремонта сообщаю о невозможности исполнять свою трудовую функцию.

Шаг 2. Издание приказа (распоряжения) об установлении простоя

Трудовой кодекс не обязывает нанимателя издавать приказ (распоряжение) по поводу простоя.

Однако он необходим для:

• решения организационных вопросов, в том числе о порядке оплаты времени простоя;

• извещения работников о простое, в том числе о возможности отсутствовать на работе.

Так как унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он может быть составлен в произвольной форме.

На практике в приказе указывают:

• даты (и при необходимости время) начала и окончания простоя. Конкретная дата окончания может не указываться, если на момент издания приказа невозможно определить продолжительность простоя (но заметим, что согласно ст.34 ТК эта продолжительность составляет не более 6 месяцев);

• причину возникновения простоя. Здесь обычно указывается конкретная причина производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.);

• по чьей вине произошел простой (нанимателя, работника или по причинам, не зависящим от сторон);

• должности (профессии), Ф.И.О. работников или наименования структурных подразделений организации, в отношении которых объявляется простой;

• размер оплаты времени простоя со ссылкой на нормы ТК;

• необходимость присутствия на рабочих местах работников, в отношении которых объявляется простой, или разрешение не выходить на работу (с указанием конкретных Ф.И.О., должностей (профессий), структурных подразделений или организации в целом).

Приказ об объявлении простоя (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

23.02.2015 № 21

г.Минск

Об объявлении простоя

В связи с приостановлением в отношении аптеки № 2 срока действия лицензии на право осуществления фармацевтической деятельности на 1 месяц и на основании ст.34 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Объявить простой с 23.02.2015 по 22.03.2015 для работников аптеки № 2.

2. Бухгалтерии производить оплату труда работников аптеки № 2 в соответствии с п.61 Положения об оплате труда ООО «Версаль».

Главный бухгалтер
Максимова        Л.А.Максимова
23.02.2015

Начальник отдела кадров
Костюкова        И.И.Костюкова
23.02.2015

Юрисконсульт
Шабусова        В.А.Шабусова
23.02.2015

Приказ о простое с указанием обязанности работников находиться на время простоя на своих рабочих местах (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

10.11.2014 № 21

г.Минск

О простое работников цеха № 1

В связи с простоем, возникшим по причине выхода из строя оборудования (заводской брак) в цехе № 1,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Рабочее время всех работников цеха № 1 считать временем простоя, возникшего по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

2. Временем начала простоя установить 12:00 10.11.2014, временем окончания - 17:00 14.11.2014.

3. Работники цеха № 1 обязаны находиться в рабочее время на своих рабочих местах до устранения причин простоя либо до временного перевода на другую работу с их согласия.

4. Бухгалтерии производить оплату времени простоя работникам, указанным в п.1 настоящего приказа, в соответствии с частью третьей ст.71 Трудового кодекса Республики Беларусь в размере двух третей установленной работникам тарифной ставки (оклада), рассчитанном пропорционально времени простоя.

5. Начальнику отдела кадров Костюковой И.И. ознакомить работников, указанных в п.1, с настоящим приказом под роспись.

Приказ о простое с указанием возможности работников не находиться на время простоя на своих рабочих местах (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

10.11.2014 № 21

г.Минск

Об объявлении простоя

В связи с эксплуатационными неисправностями приточно-вытяжной установки окрасочно-сушильной камеры (с секционным управлением) для подвижного состава в цехе № 7 до их устранения на основании ст.34, 71 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 10.11.2014 объявить простой для следующих работников, обслуживающих две секции окрасочно-сушильной камеры:

- Иванова Ивана Ивановича, красильщика 5-го разряда;

- Петрова Петра Петровича, красильщика 4-го разряда;

- Сидорова Федора Федоровича, оператора окрасочно-сушильной линии и агрегата 5-го разряда.

2. В период простоя присутствие работников, указанных в п.1 настоящего приказа, на рабочих местах не требуется.

3. Главному бухгалтеру Шабусовой В.А. обеспечить оплату времени простоя в размере двух третей установленной работникам тарифной ставки (оклада).

4. Начальнику отдела кадров Костюковой И.И.:

- обеспечить учет времени простоя в табеле использования рабочего времени;

- ознакомить работников с настоящим приказом под роспись.

Обратите внимание! Поскольку период простоя относится к рабочему времени, а не ко времени отдыха, работники не могут использовать его по своему усмотрению и покидать рабочие места. Их отсутствие на работе без разрешения нанимателя можно расценивать как прогул. Однако в приказе о простое работникам может быть разрешено не выходить на работу.

Шаг 3. Ознакомление работников с фактом простоя

Работники, для которых объявлен простой, должны быть ознакомлены с данным обстоятельством. Как правило, такое ознакомление производится посредством изучения приказа о простое либо (если например такой приказ не издавался) посредством проставления подписи на соответствующем уведомлении и т.п. В случае отказа работника от ознакомления составляется соответствующий акт.

Шаг 4. Учет времени простоя

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (часть первая ст.133 ТК). При этом учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений (часть третья ст.133 ТК). Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем (то есть и условные обозначения).

На практике многие наниматели продолжают использовать условные обозначения, которые ранее были предусмотрены Инструкцией по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (далее - Инструкция № 80) (утратила силу с 1 января 2009 г.).

Согласно приложению 4 к Инструкции № 80 были предусмотрены следующие условные обозначения для учета времени простоя.

Учитывая, что время простоя по-разному оплачивается в зависимости от наличия вины нанимателя или работника, автор полагает, что желательно предусмотреть два условных обозначения:

1) простой по вине нанимателя или по независящим от сторон обстоятельствам (можно обозначить кодом ПН);

2) простой по вине работника (можно обозначить кодом ПР).

Если в течение одного дня работник часть рабочего времени не работал из-за простоя, можно ввести в табеле дополнительные графы.

Табель составила:

Табель проверила:

Шаг 5. Оплата времени простоя и ее отражение в расчетном листке

Общие правила оплаты труда времени простоя закреплены в ст.71 ТК.

Оплата времени простоя

Обратите внимание! В расчетном листке должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период, размер удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате (часть первая ст.80 ТК). Таким образом, оплата за время простоя также должна быть отражена в расчетном листке (если она производилась).

Шаг 6. Инициирование временного перевода в связи с простоем

Как правило, необходимость временного перевода, то есть его инициирование, на практике оформляется руководителем соответствующего структурного подразделения в форме докладной записки о переводе работника на другую работу в связи с простоем:

• с указанием причины, вызвавшей простой на предприятии;

• обоснованием необходимости перевода конкретного работника на другую работу;

• определением срока такого перевода.

Докладная записка о временном переводе в связи с простоем (пример)

Согласно приказу от 23.02.2015 № 21 был объявлен простой в аптеке № 2 на один месяц с 23.02.2015 по 22.03.2015 по причине приостановления в отношении аптеки № 2 срока действия лицензии на право осуществления фармацевтической деятельности на 1 месяц. Из-за болезни ряда сотрудников аптеки № 1 значительно возросла нагрузка на остальных работников аптеки.

В связи с изложенным прошу перевести Савицкую Елену Георгиевну, провизора-рецептора аптеки № 2, на работу провизором в аптеку № 1 на весь период простоя аптеки № 2.

Заведующая аптекой № 1

Новицкая        Е.А.Новицкая

23.02.2015

Начальник отдела кадров

Костюкова        И.И.Костюкова

23.02.2015

Юрисконсульт

Шабусова        В.А.Шабусова

23.02.2015

Шаг 7. Проверка отсутствия ограничений для временного перевода

Существуют ограничения при поручении работы при временном переводе, их можно разделить на ограничения при:

• временном переводе как таковом;

• временном переводе в отношении конкретного работника (состояние здоровья, возраст и т.д.).

Так, по сложившейся судебной практике, необходимо проверить возможность решения ситуации производственной необходимости посредством приема временных работников или перевода тех работников, которые на это согласны.

При принятии решения о поручении временной работы уже конкретному работнику необходимо учитывать соответствующие ограничения.

Шаг 8. Ознакомление работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснение его прав и обязанностей

Данная обязанность предусмотрена в п.10 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (далее - Типовые правила № 46), и в п.2 части первой ст.54 ТК.

Заметим, что данный шаг необходим для реализации работниками своих обязанностей, предусмотренных ст.53 ТК.

На практике работника знакомят обычно под роспись с должностной инструкцией по должности или рабочей инструкцией по профессии, на которую планируют временно его перевести.

Ознакомление с должностной или рабочей инструкцией может осуществляться посредством проставления подписи работника:

1) на лицевой стороне последнего листа должностной или рабочей инструкции. Это выглядит следующим образом:

2) на листе ознакомления различных форм, которые нумеруются вместе с должностной инструкцией:

3) в специальном журнале по ознакомлению работников с локальными нормативными правовыми актами:

Шаг 9. Проведение при необходимости первичного инструктажа по охране труда

Проведение такого инструктажа предусмотрено в п.10 Типовых правил № 46.

Переведенные на другую должность руководители и специалисты допускаются к самостоятельной работе после ознакомления их уполномоченным должностным лицом организации с должностными обязанностями, в том числе по охране труда, нормативными правовыми актами, техническими нормативными правовыми актами, локальными нормативными правовыми актами по охране труда, соблюдение требований которых входит в их должностные обязанности, условиями и состоянием охраны труда в структурных подразделениях (на объектах) организации (п.36 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175).

При временном переводе машинистов на другие экскаваторы (буровые станки) выполнение указанных работ разрешается после ознакомления их под роспись со схемой электроснабжения этих горных машин (п.14 Правил промышленной безопасности при разработке месторождений полезных ископаемых открытым способом, утвержденных постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 30.12.2013 № 77).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 августа 2017 г. на основании постановления Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 18.05.2017 № 18 внесены изменения и дополнения в вышеназванные Правила, в частности, изменено название: «Правила по обеспечению промышленной безопасности при разработке месторождений полезных ископаемых открытым способом».

Возможность или необходимость заключения дополнительного соглашения о временном переводе

На практике не принято оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору о временном переводе в связи с простоем. Это обусловлено тем, что соглашение - это волеизлияние (согласие) обеих сторон трудового договора (то есть работника и нанимателя). А временный перевод в связи с простоем не требует согласия работника, соответственно, не требуется оформления соглашения как такового. Заметим, что отсутствие необходимости согласия работника - одно из отличий данного вида временного перевода от временного перевода спортсменов и тренеров, что не позволяет применить к нему аналогию со ст.314⁴ ТК (в плане правил оформления).

Не совсем однозначно прочтение части шестой ст.30 ТК, согласно которой при переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор. В части шестой ст.30 ТК прямо не сказано, что речь идет непосредственно о переводе на другую постоянную работу. Кроме того, при временном переводе спортсменов и тренеров заключается (срочный) трудовой договор. То есть теоретически возможно, что практика признает допустимым оформление приостановки трудового договора по постоянной работе и оформление срочного трудового договора или соответствующего дополнительного договора по временной работе.

Шаг 10. Издание приказа (распоряжения) о временном переводе

При организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) (п.15 ст.55 ТК). Напомним, что нормы статьи о временном переводе в связи с простоем помещены в ТК в главу под названием «Изменение трудового договора».

Срок хранения приказа (распоряжения) о временном переводе составляет 75 лет (подп.21.3 п.21 перечня типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Так, к регистрационному номеру таких приказов добавляется литера «к» (подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

В приказе (распоряжении) обычно указывается срок временного перевода работника.

Приказ о временном переводе на другую работу в связи с простоем (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

23.02.2015 № 21-к

г.Минск                                                                 

О временном переводе на другую работу Савицкой Е.Г. в связи с простоем

В связи с простоем аптеки № 2, вызванным приостановлением в отношении аптеки № 2 срока действия лицензии на право осуществления фармацевтической деятельности на 1 месяц, и руководствуясь ст.34 Трудового кодекса Республики Беларусь,

ПЕРЕВЕСТИ:

САВИЦКУЮ Елену Георгиевну, провизора-рецептора аптеки № 2, временно на другую работу в связи с простоем провизором аптеки № 1 с 23.02.2015 на весь период простоя.

Бухгалтерии производить оплату труда Савицкой Е.Г. в соответствии со ст.34 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Начальник отдела кадров

Костюкова        И.И.Костюкова

23.02.2015

Юрисконсульт

Шабусова        В.А.Шабусова

23.02.2015

Шаг 11. Учет времени работы

Законодательство не требует как-либо специально учитывать время работы на условиях временного перевода. Однако на практике это может быть полезно, так как работнику при временном переводе на нижеоплачиваемую работу при выполнении норм выработки (при сдельной системе оплаты) или если он переведен на повременно оплачиваемую работу сохраняется средний заработок по прежней работе, а при невыполнении нормы выработки оплата его труда производится не ниже его тарифной ставки (часть третья ст.34 ТК).

Таким образом, работникам, временно переведенным на нижеоплачиваемую работу, дни явки можно обозначить, например, кодом ЯВП (явки при временном переводе) (но все это на усмотрение конкретного нанимателя).

Табель составила:

Табель проверила:

Обратите внимание! В трудовую книжку работника запись о временном переводе не вносится, поскольку пп.9, 26, 33 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, предусмотрено внесение записи о переводе на другую постоянную работу.

Шаг 12. Инициирование окончания простоя, если срок его окончания не был заранее определен

При объявлении простоя на неопределенное время необходимо оформление его окончания.

Окончание простоя обычно инициирует то же лицо, что инициировало его установление, в той же форме (как правило, посредством докладной записки).

Шаг 13. Издание приказа (распоряжения) об окончании простоя

Если в приказе (распоряжении) об объявлении простоя была указана конкретная дата его окончания (например, «объявить простой с 23.02.2015 по 31.03.2015»), то действие данного приказа прекращается автоматически. Если же приказ об объявлении простоя был издан с открытой датой (то есть на момент его издания невозможно было определить продолжительность простоя), то нанимателю необходимо издать приказ (распоряжение) об окончании простоя, в котором обычно указывают:

• дату, с которой возобновляется работа;

• должности (профессии), Ф.И.О. работников (работника) или наименования структурных подразделений (подразделения) организации, которые приступают к работе после простоя.

В обязательном порядке знакомят работников соответствующих подразделений с приказом (распоряжением) об окончании простоя, так как это помогает избежать спорных ситуаций, когда работники не явились на работу (если на время простоя они не обязаны были быть на работе) и утверждают, что наниматель не уведомил их об окончании простоя.

Приказ об окончании простоя (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

20.03.2015 № 24

г.Минск                                                                 

Об окончании простоя

В связи с восстановлением в отношении аптеки № 2 срока действия лицензии на право осуществления фармацевтической деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Объявить 23.03.2015 09:00 окончанием простоя для работников аптеки № 2.

2. Отменить действие приказа от 23.01.2015 № 21 о простое в аптеке № 2.

3. Начальнику отдела кадров Костюковой И.И. письменно уведомить работников аптеки № 2 об окончании простоя и необходимости приступить к работе 23.03.2015.

Главный бухгалтер

Максимова        Л.А.Максимова

20.03.2015

Начальник отдела кадров

Костюкова        И.И.Костюкова

20.03.2015

Юрисконсульт

Шабусова        В.А.Шабусова

20.03.2015

16.04.2015

Виктор Самосейко, юрист