Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ В ПРЕДЕЛАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Нормативно-правовое регулирование

Совершение действий, необходимых для направления работников в командировку, а также порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках работников в пределах Республики Беларусь регулируются:

• Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З (далее - Закон № 219-З). Комментарий см. здесь;

• Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. постановление № 35 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22.11.2019 № 68 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее - постановление № 176). Комментарии см. здесь;

• Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. Инструкция № 107 утратила силу на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 119. Следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее - постановление № 48).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 октября 2019 г. постановление № 48 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27.09.2019 № 52 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

Общие положения

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст.91 ТК).

В силу положений ст.92 ТК на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы (часть пятая ст.93 ТК). При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее - последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке (часть шестая ст.93 ТК).

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (часть первая ст.95 ТК).

Если работник специально командируется для выполнения работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни, он имеет право на компенсацию, установленную ст.69 ТК.

Алгоритм направления работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь

Шаг 1. Принятие решения о направлении работника в командировку

Решение о командировании работника принимается нанимателем или должностным лицом, которому это право делегировано, путем подписания распорядительного документа (приказа, распоряжения). Издание указанного документа должно быть обосновано какой-либо производственной необходимостью. В случае если командировка является плановой, основанием для командирования служит годовой или квартальный план. В свою очередь, направление во внеплановые командировки может происходить с целью проведения деловых переговоров, участия в обучающем семинаре либо ином образовательном мероприятии и др. Командирование работника в таких случаях осуществляется на основании докладной записки работника либо его непосредственного руководителя, приглашения сторонней организации и т. п.

Обратите внимание! Наниматель вправе направлять в служебную командировку лишь лиц, являющихся работниками организации, то есть состоящих с ней в трудовых отношениях. Командирование лиц, с которыми заключен гражданско-правовой договор, неправомерно.

Прежде чем оформить приказ о командировании следует удостовериться, не относится ли работник к категории лиц, которых наниматель не вправе направлять в командировку или которые вправе от нее отказаться.

Так, запрещено направлять в служебную командировку:

• беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (часть первая ст.263 ТК).

Обратите внимание! Указанное условие должно учитываться нанимателем с момента установления факта беременности работницы, удостоверенного соответствующим медицинским заключением, и до момента достижения ее ребенком (детьми) возраста 3 лет. Запрет на командирование работниц перечисленных категорий является безусловным, то есть данное требование должно быть соблюдено даже при наличии их согласия на направление в служебную командировку;

• работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным - более месяца - пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 3 лет (часть пятая ст.271 ТК).

С письменного согласия допускается командирование:

• женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет) (часть третья ст.263 ТК);

• работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным - более месяца - пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет) (часть пятая ст.271 ТК);

• работников-инвалидов (часть шестая ст.287 ТК);

• работников, если срок их командирования превышает 30 календарных дней (часть четвертая ст.93 ТК).

Согласие перечисленных категорий работников относительно направления в служебную командировку может быть получено путем:

• личного написания ими заявления на имя нанимателя;

• ознакомления с уведомлением нанимателя о необходимости направления в служебную командировку и проставления на бланке указанного документа собственноручной согласительной записи;

• проставления собственноручной записи о согласии на командирование на бланке приказа (распоряжения) о направлении в служебную командировку.

Шаг 2. Установление работнику, направляемому в командировку, служебного задания

Действующее законодательство не содержит требований касательно обязательного установления командируемому работнику служебного задания. Вместе с тем для надлежащего выполнения поставленной задачи целесообразно оформить указанный документ.

Типовой формы служебного задания законодательством не установлено, следовательно, каждая организация вправе разработать ее самостоятельно.

Справочно При разработке формы служебного задания в качестве рекомендаций могут быть использованы требования, изложенные в п.4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 октября 2019 г. постановление № 115 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2019 № 45 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

Служебное задание утверждается нанимателем либо уполномоченным им лицом и доводится до сведения командируемого работника под подпись.

Шаг 3. Издание приказа о направлении работника в командировку

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст.93 ТК).

Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

Срок хранения таких приказов зависит от срока командировки. Для продолжительных командировок (более месяца) он составляет 75 лет, для командировок меньшей продолжительности - 3 года (после проведения налоговой проверки) (подп.21.3, 21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. в подп.21.4 п.21 перечня № 140 внесено дополнение постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56: если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет.

Обратите внимание! С учетом требований подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, при оформлении приказа о командировании к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис следует дополнительно добавлять литеру «к» (для документов 75-летнего срока хранения) либо литеру «л» (для документов 3-летнего срока хранения). Приказы о направлении в служебную командировку, издаваемые в организации и имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.

Приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку (часть 2 п.2 Инструкции № 35).

Шаг 4. Выдача командированному работнику командировочного удостоверения

С учетом изменений и дополнений, внесенных в ст.93 ТК Законом Республики Беларусь от 08.01.2014 № 131-З «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь», с 25 июля 2014 г. наниматель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости выдачи работникам командировочного удостоверения, если иное не установлено законодательными актами.

Справочно Форма командировочного удостоверения приведена в приложении 1 к Инструкции № 35.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем (часть третья ст.93 ТК в редакции Закона № 219-З).

В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:

• фамилия, имя и отчество работника;

• его должность, место работы;

• место и цель командировки;

• продолжительность командировки в календарных днях;

• основание его оформления (распорядительный документ о направлении в командировку с указанием даты и номера его оформления).

После подписания командировочного удостоверения руководителем организации либо уполномоченным лицом оно выдается работнику, направляемому в служебную командировку. При командировании нескольких работников командировочное удостоверение на каждого из них оформляется отдельно.

При направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников театрально-зрелищных организаций для подготовки, организации, показа и проведения спектаклей, концертов, выставок или иных публичных выступлений, строительных бригад на строительные объекты, торговых организаций при выездной торговле при условии совпадения для всех командированных лиц данной группы места служебной командировки, сроков командировки, даты выбытия и прибытия к месту служебной командировки, выбытия из него и прибытия к месту постоянной работы выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 35.

Командировочное удостоверение в указанной ситуации выдается руководителю командируемой группы (коллектива) или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя.

Шаг 5. Регистрация работника, выбывающего в служебную командировку, в специальном журнале

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35, в том числе в электронном виде (абзац 5 п.2 Инструкции № 35).

Шаг 6. Выдача командированному работнику аванса

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• за проживание вне места жительства (суточные);

• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (часть вторая ст.95 ТК).

Справочно Полный перечень расходов, возмещаемых командированному работнику, а также условия и порядок такого возмещения определены в п.4 Инструкции № 35.

Денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных командированному работнику наниматель обязан выдать не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку (п.7 Инструкции № 35).

Постановлением № 48 установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь:

• суточные за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов - 7 бел. руб. в сутки;

• суточные при однодневных служебных командировках и служебных командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, из которых работник ежедневно возвращается к месту жительства (пребывания), за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов - 3 бел. руб. 50 коп.;

• суточные без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, - 2 бел. руб. 50 коп.

Справочно Для граждан, временно направленных или командированных на работу на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения), повышение размера суточных, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, осуществляется на 5 % (подп.1.2 п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.07.2009 № 918 «О стоимости бесплатного трехразового горячего питания, размере денежной компенсации и суточных для граждан, работающих на территории радиоактивного загрязнения в зоне эвакуации (отчуждения), изменениях, дополнениях и признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Республики Беларусь»).

Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении или нанимателем размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (часть четвертая ст.95 ТК).

Выдача командированным работникам денежных сумм в белорусских рублях под отчет регулируется Инструкцией № 107.

Шаг 7. Отражение дней служебной командировки в табеле учета рабочего времени

Время служебных командировок учитывается в составе отработанного времени отдельно (часть пятая ст.133 ТК).

Дни, проведенные работником в командировке, проставляются в табеле учета использования рабочего времени по графику его основного места работы.

Действующее законодательство не содержит перечня условных обозначений видов затрат рабочего времени, которые следует использовать в табелях учета использования рабочего времени. Таким образом, наниматели вправе самостоятельно установить форму, порядок ведения табеля, а также условные обозначения, используемые при его заполнении.

Справочно При разработке перечня условных обозначений видов затрат рабочего времени, которые следует применять в табелях учета использования рабочего времени, в качестве рекомендаций можно воспользоваться нормами ранее действовавшей Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (утратила силу с 1 января 2009 г.).

Для учета рабочего времени в командировке, как правило, используется код в виде буквы «К» без указания количества отработанных работником часов. Выходные дни по графику места работы в табеле обозначают кодом «В». В случае временной нетрудоспособности командированного работника все календарные дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности (в том числе являющиеся для работника выходными по основному месту работы), отмечаются в табеле буквенным кодом «Б».

Шаг 8. Получение от работника по возвращении из командировки авансового отчета и отчета о выполненной работе

Согласно п.8 Инструкции № 35 командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в том числе с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством.

Справочно Сроки для представления отчета об израсходованных суммах и возврата в кассу неиспользованных денежных средств установлены п.35 Инструкции № 107.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места служебной командировки (при его наличии).

Обратите внимание! Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой, печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник. При командировании работника к индивидуальному предпринимателю, физическому лицу командировочное удостоверение заверяется подписью данного лица с ее расшифровкой, указанием данных документа, удостоверяющего личность;

• подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

• подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

21.09.2016

Светлана Семенихина, юрист

По этой теме также см.:

Направление работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь: формы документов.