Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Понятие структурного подразделения

Под структурным подразделением понимается официально выделенная часть организации, созданная для управления определенным направлением (видом) ее деятельности, с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на нее задач. Структурное подразделение организации возглавляет руководитель.

Различают обособленные (вне территории организации) и внутренние структурные подразделения организации, не являющиеся обособленными.

Территориальный признак согласно ст.51 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) является основным при отнесении структурных подразделений организации к обособленным и необособленным (внутренним).

К обособленным подразделениям организации относятся представительства и филиалы.

Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, осуществляющее защиту и представительство интересов юридического лица, совершающее от его имени сделки и иные юридические действия (п.1 ст.51 ГК).

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функции представительства (п.2 ст.51 ГК).

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделены имуществом юридических лиц и действуют на основании утвержденных положений.

Различают следующие виды внутренних необособленных структурных подразделений организации: управления, отделы, службы, бюро, цеха, лаборатории, сектора, группы, участки.

Организация документационного обеспечения управления структурного подразделения включает в себя:

• определение ответственных работников за ведение делопроизводства в структурном подразделении;

• регистрацию документов (в случае децентрализованной системы делопроизводства);

• классификацию документов и дел (составление номенклатуры дел);

• определение сроков хранения документов;

• обеспечение сохранности документов в процессе оперативного хранения документов;

• организацию передачи дел в архив и т. д.

Необходимо учитывать, что делопроизводство структурного подразделения является частью делопроизводства организации и тесно с ним взаимосвязано.

Алгоритм организации делопроизводства в структурном подразделении

Шаг 1. Назначение лица, ответственного за документационное обеспечение управления в структурном подразделении

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений (часть вторая п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. Таким образом, руководитель несет ответственность в целом за документационное обеспечение управления структурного подразделения, а специально назначенный работник непосредственно работает с документами.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Шаг 2. Установление нормативной базы, определяющей порядок документирования и организацию работы с документами в структурном подразделении

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п.15 Инструкции под делопроизводству).

В локальных нормативных правовых актах может быть закреплен порядок использования электронной почты структурного подразделения.

Если документ издается (составляется) от имени структурного подразделения, то на документе указывается реквизит «Наименование структурного подразделения» (п.42 Инструкции по делопроизводству).

Шаг 3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения, получение выписки из номенклатуры дел

Для учета и систематизации документов структурного подразделения, образующихся в процессе его деятельности, необходимо составить номенклатуру дел и передать в службу документационного обеспечения управления (п.153 Инструкции по делопроизводству).

Форма номенклатуры дел структурного подразделения закреплена в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству. Она согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения. После утверждения руководителем организации сводной номенклатуры дел структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел, в соответствии с которой заводит и формирует документы в дела.

В заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, дополнительно указывается наименование структурного подразделения (указание автора документов): например «План работы отдела кадров на 2017 год».

Шаг 4. Оформление и формирование дел

В соответствии с выпиской из номенклатуры дел в структурном подразделении должны быть заведены дела, что предусматривает оформление обложки дела.

Обложка дела оформляется согласно п.182 Инструкции по делопроизводству.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Можно закрепить за работником ведение определенного дела и отразить это в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел, указав его инициалы и фамилию.

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел (п.214 Инструкции по делопроизводству).

Шаг 5. Организация документооборота структурного подразделения

Обратите внимание! Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается (часть вторая п.13 Инструкции по делопроизводству).

Работники структурных подразделений имеют право составлять письма по вопросам, входящим в их компетенцию. Письма могут подписываться как руководителем организации, так и руководителем ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах организации.

Также допускается децентрализованная регистрация документов при территориальной разобщенности структурных подразделений организации (подп.139.5 п.139 Инструкции по делопроизводству). Однако соответствующий порядок должен быть закреплен в локальном нормативном правовом акте и виды таких документов включены в перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором указывается дата поступления (подп.140.6 п.140 Инструкции по делопроизводству). Соответственно, регистрационный индекс будет проставляться в структурном подразделении организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. ч.1 подп.140.6 п.140 Инструкции по делопроизводству после слов «регистрационный штамп» дополнена словами «входящих документов» постановлением Минюста от 18.08.2017 № 167.

Шаг 6. Издание приказа о создании экспертной комиссии структурного подразделения. Разработка положения об экспертной комиссии структурного подразделения

В структурном подразделении организации может создаваться экспертная комиссия, которая проводит экспертизу ценности документов этого структурного подразделения при большом объеме образующихся документов в процессе деятельности структурного подразделения.

Положение об экспертной комиссии структурного подразделения может утверждаться как руководителем организации, так и руководителем этого структурного подразделения.

Положение об экспертной комиссии структурного подразделения согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Справочно Положение об экспертной комиссии структурного подразделения (пример) см. здесь.

Шаг 7. Передача дел в архив организации

Дела, подлежащие архивному хранению, необходимо передать в архив организации. Дела передаются по описи дел структурного подразделения. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16 к Инструкции по делопроизводству.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.194 Инструкции по делопроизводству). Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в».

Пример 05/2016лс, 12/2016в

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, экспертной комиссией структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии экспертной комиссии структурного подразделения - в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание! Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений (п.101 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Шаг 8. Уничтожение документов

Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п.207 Инструкции по делопроизводству).

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. В результате проведения экспертизы ценности документов составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, согласно приложению 14 к вышеуказанным Правилам.

23.08.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела