Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ОЗНАКОМЛЕНИЯ РАБОТНИКА С ПРИКАЗОМ (РАСПОРЯЖЕНИЕМ)

Правовое регулирование

Нормативные документы, регулирующие рассматриваемую тему:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК);

• СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания по СТБ);

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Различие между ознакомлением с приказом и согласием с ним

Законодательство различает ознакомление и получение согласия. Цель ознакомления с приказом - доведение до сведения лица (в данном случае - работника) определенного свершившегося юридического факта (прием на работу, изменение условий труда, увольнение и т. п.) в целях защиты его трудовых прав (право на обжалование, проверку правильности (правомерности) действий нанимателя и т. п.).

Дача согласия (отказ от дачи согласия) - действие работника, которое выражает его отношение к заключению, изменению условий или прекращению трудового договора, а также отдельных кадровых действий, без которого такие действия не могут осуществиться (и которое нередко предшествует ознакомлению с приказом).

Таким образом, проставление работником визы ознакомления на приказе не лишает работника права на обжалование такого приказа, то есть выражения своего несогласия с ним.

Последствия неознакомления с приказом

Наиболее четко последствия неознакомления работника с приказом (распоряжением) (в части возможности совершения определенного кадрового действия) урегулированы в отношении приказов (распоряжений) о дисциплинарном взыскании.

Обратите внимание! Работник, не ознакомленный с таким приказом (распоряжением), считается не имеющим дисциплинарного взыскания (часть шестая ст.199 ТК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться ст.199 ТК в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

В остальных случаях последствия для совершаемого со стороны нанимателя действия явно не называются. В зависимости от ситуации это может дать повод для признания такого действия незаконным (например, при увольнении).

В любом случае для исполнителя (работника, на которого возложена обязанность по проведению ознакомления, объявления под подпись) - это основание для применение мер дисциплинарного взыскания за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей, повлекших нарушение прав работников.

Алгоритм ознакомления работника с приказом (распоряжением)

Шаг 1. При необходимости - отражение в инструкции по (кадровому) делопроизводству случаев, когда производится обязательное ознакомление работника с приказом (распоряжением)

Действующее законодательство не содержит перечня приказов (распоряжений), с которыми наниматель должен ознакомить работника под подпись, а также общей (то есть в отношении всех приказов) обязанности по такому ознакомлению.

Для сравнения, в отраслевых нормах могут быть закреплены правила по ознакомлению под подпись с определенной категорией приказов. Например, в п.44 Инструкции по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь, утвержденной приказом Верховного Суда Республики Беларусь от 06.10.2014 № 81, закреплено, что приказы по личному составу доводятся до сведения работников под подпись.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2022 г. действует Инструкция по делопроизводству в судах общей юрисдикции Республики Беларусь, утв. приказом Верховного Суда от 03.11.2021 № 84.

Законодательством определена обязанность по ознакомлению только с отдельными приказами.

Шаг 2. Определение лица, ответственного за ознакомление работника с приказом (распоряжением)

Действующее законодательство напрямую не определяет (должностное) лицо, которое обязано знакомить работников с приказами по основной деятельности и (или) по личному составу. Примечателен в данном случае п.6 Инструкции по делопроизводству, согласно которому права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

На практике наниматель самостоятельно определяет категории специалистов и других служащих, в обязанности которых входит ознакомление с приказами, и закрепляет эти обязанности в должностных инструкциях, а также в трудовых договорах (контрактах).

Как правило, обязанности по ознакомлению работников организации с приказами либо возлагаются на отдельное должностное лицо (например, на секретаря), отдельное структурное подразделение (например, канцелярию, отдел кадров), либо распределены между различными должностными лицами (структурными подразделениями). Например, если в организации все приказы регистрируются и формируются в дела в одном структурном подразделении (у одного должностного лица), то обязанности по ознакомлению работников организации со всеми приказами возлагают именно на это подразделение (лицо). В случае если приказы различных видов (разновидностей) регистрируются и (или) формируются в дела в разных структурных подразделениях (у различных должностных лиц), то обязанности по ознакомлению с приказами распределяют между этими подразделениями (должностными лицами).

При этом принято различать обязанности по ознакомлению работников с документами, которые, как правило, возлагаются на работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации (работников делопроизводственной службы, отдела кадров и др.), и обязанности исполнителя приказа (как в значении лица, подготовившего его проект, так и в значении лица, ответственного за его исполнение).

Фрагмент описания обязанности по ознакомлению с приказами в должностной инструкции (пример)

специалисту по кадрам

<...>

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2. Специалист по кадрам исполняет следующие обязанности:

<...>

2.10. Знакомит работников под подпись с приказами (распоряжениями) по личному составу;

<...>

Шаг 3. Определение категории работников, которых необходимо ознакомить под подпись с приказом, и срока такого ознакомления

1. Срок ознакомления работников с приказами установлен только для приказов о дисциплинарных взысканиях: с документом, содержащим мотивы взыскания, работник должен быть ознакомлен под подпись в пятидневный срок (часть пятая ст.199 ТК). В иных случаях в приказах принято указывать срок, в течение которого ответственному лицу следует ознакомить работников с приказом, поскольку несвоевременное ознакомление будет препятствием, например, для выполнения работником заданий, указанных в приказе.

В некоторых случаях срок ознакомления следует из характера приказа. К примеру, с приказом об увольнении работника знакомят под подпись не позднее даты увольнения (если это увольнение как мера дисциплинарного взыскания, то также с учетом требований части пятой ст.199 ТК).

2. Исходя из требований п.99 Инструкции по делопроизводству, перечень работников, которых необходимо ознакомить с приказом (распоряжением), указывается в приказе (распоряжении) следующим образом:

- если требуется ознакомить всех работников организации, то в приказ (распоряжение) обязательно включается пункт следующего содержания «Приказ довести до сведения всех работников»;

- если отдельных работников, - то перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с приказом (распоряжением), указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту приказа (распоряжения), либо оформляется на оборотной стороне последнего листа такого документа. При этом в Инструкции по делопроизводству указано, что в распорядительный документ (приказ, распоряжение) не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...».

Шаг 4. Контроль за должным оформлением ознакомления работника с приказом (распоряжением)

Работник считается ознакомленным с приказом (распоряжением), если собственноручно проставил на нем соответствующую письменную отметку. Такая отметка должна отвечать СТБ 6.38-2004. Она оформляется одинаково независимо от вида документа и располагается под реквизитом «Подпись» или на отдельном листе (п.50 Методических указаний по СТБ).

При ознакомлении с документом указывается дата ознакомления, которая располагается под расшифровкой подписи (часть девятая п.50 Методических указаний по СТБ). Так, согласно Методическим указаниям по СТБ виза ознакомления может быть оформлена следующим образом:

В части десятой п.50 Методических указаний по СТБ уточнено, что при необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника. В данном случае это может быть оформлено так:

Визы ознакомления располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

Если работник отсутствует на работе, принято высылать копию приказа почтой на домашний адрес заказным письмом с почтовым уведомлением о вручении и т. п.

Шаг 5. Актирование отказа работника от ознакомления с приказом (распоряжением)

Законодательство не обязывает работника знакомиться с приказом (распоряжение) под подпись. Однако для соблюдения требований законодательства по ознакомлению работников с приказом (распоряжением) наниматель обязан зафиксировать такой отказ.

Как правило, в такой ситуации составляется акт (при отказе работника от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании обязателен в силу требований части седьмой ст.199 ТК).

При составлении акта в качестве примера можно воспользоваться рекомендованной унифицированной формой акта об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания, приведенной в УСОРДе.

В акте целесообразно упомянуть, что приказ (распоряжение) был прочитан работнику, отметить реакцию работника на приказ (например, сообщил о нежелании подписывать, о несогласии с приказом, разорвал приказ и т. п.) и мотивы отказа от подписания. Датой акта должна быть дата отказа работника от ознакомления с приказом. Подпись работника в акте желательна, но на практике ее редко удается получить. Как правило, акт подписывают те работники, которые его составили, а также свидетели, которые присутствовали при составлении акта (точнее при принятии нанимателем мер по ознакомлению работника с приказом (распоряжением) и отказе работника от ознакомления с ним (проставления своей подписи)).

Количество экземпляров, в которых составляются акты об отказе от ознакомления работников с приказами, наниматель определяет самостоятельно.

Акт об отказе работника от ознакомления с приказом об увольнении (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»

АКТ

01.10.2015 № 23

г. Минск

Об отказе от ознакомления с приказом об увольнении за прогул без уважительных причин

Составлен начальником отдела кадров Е.И.Костюковой.

Сегодня, 01.10.2015, в 14:15 в кабинете начальника отдела кадров мною, начальником отдела кадров Е.И.Костюковой, в присутствии специалиста по кадрам С.В.Шарендо, начальника участка № 2 В.П.Петровича, было предложено слесарю-сантехнику участка № 2 П.С.Измайловичу ознакомиться с приказом от 01.10.2015 № 13-к об увольнении его за прогул без уважительных причин.

П.С.Измайлович отказался от ознакомления с приказом, устно заявив, что не считает увольнение обоснованным.

С настоящим актом ознакомиться П.С.Измайлович отказался.

17.12.2015

Владимир Самосейко, юрист