Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм передачи документов на хранение при ликвидации организации

После принятия решения о ликвидации организации, о создании ликвидационной комиссии, об инвентаризации и другого встает вопрос о передаче документов на архивное хранение.

Подтверждение передачи документов в архив на хранение необходимо для того, чтобы регистрирующий орган принял решение об исключении организации из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей согласно п.16 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1.

Соответствующий архив представляет в регистрирующий орган сведения о сдаче на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работников субъекта хозяйствования.

Справочно Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»; далее - Закон об архивном деле).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.4 Закона об архивном деле в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Требования к порядку передачи документов и дел на хранение при ликвидации организации закреплены в главе 47 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами работы архивов с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Шаг 1. Определение архива, в который необходимо сдать документы на хранение

Документы могут быть переданы на хранение в:

• государственный архив;

• территориальный (городской или районный) архив;

• архив вышестоящей организации.

При этом все документы одной организации необязательно передавать в один архив - в зависимости от сроков хранения документальный фонд может быть распределен между различными архивами.

Справочно Документальный фонд - совокупность документов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица (п.3.3.11 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18; http://tnpa.by/#!/DocumentCard/296918/414751).

При наличии вышестоящей организации, как правило, все документы будут переданы в ее архив. В этом случае вышестоящая организация в течение 3 рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения.

Если вышестоящей организации нет, в первую очередь необходимо определить, является ли организация источником комплектования государственного архива. Государственный архив комплектуется в соответствии со списками юридических лиц - источников комплектования архива.

Справочно Об органах архивного дела и делопроизводства и системе государственных архивных учреждений см. здесь.

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все ее архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела передаются в территориальный (городской или районный) архив.

Территориальные (городские и районные) архивы специально созданы для приема и хранения документов ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций.

Обратите внимание! После определения архива, в который будут переданы документы на хранение, подготовка дел к передаче производится по согласованию с соответствующим архивом, так как каждый архив может иметь свои особенные требования к перечню дел, их оформлению и передаче.

Шаг 2. Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимают процесс определения научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение (п.47 Правил работы архивов).

В результате проведения экспертизы ценности документов определяется перечень документов, необходимых для передачи. Экспертиза ценности документов проводится на основе постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, которым установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов). Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне типовых документов, обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажный, электронный и др.).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Наряду с Перечнем типовых документов могут использоваться:

• перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения - ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;

• перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

В графе 3 перечней указаны сроки хранения документов в государственных органах или иных организациях, которые являются источниками комплектования государственных архивов (см. шаг 1), а также в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей.

В графе 4 перечней указаны сроки хранения документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Для передачи на хранение в архив отбираются дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, а именно:

• постоянного хранения;

• по личному составу;

• временного (свыше 10 лет) хранения.

Архивными документами являются документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет. Как правило, к ним относятся документы, приведенные в таблице.

В архив также передаются документы временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения (часть вторая п.360 Правил работы архивов). Например, это может быть книга замечаний и предложений, которая имеет срок хранения 5 лет. Однако, как правило, архивы не принимают данную категорию документов на хранение, мотивируя свой отказ отсутствием свободных площадей. В таком случае необходимо обращаться в республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства или местный исполнительный и распорядительный орган, которые в соответствии со ст.6 Закона об архивном деле регулируют вопросы комплектования государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов.

Шаг 3. Подготовка дел к передаче в архив

Требования к подготовке документов для передачи на хранение при ликвидации организации закреплены в главе 10 «Оформление дел» раздела IV и разделе V «Составление и оформление сводных и законченных описей дел» Правил работы архивов.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей на хранение документов ликвидированной организации, выполняются за счет средств этой организации (часть вторая п.362 Правил работы архивов).

Подготовка дел к передаче в архив включает в себя:

1) систематизацию документов дела.

Порядок систематизации документов в деле зависит от вида документов, в него включенных, и соответственно осуществляется по различным принципам: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

С документов удаляются металлические предметы (скобы, скрепки и др.), изымаются копии, дублетные экземпляры документов. Если толщина дел более 4 см (более 300 листов), дела разбиваются на тома. Например, государственное учреждение «Минский городской архив» требует в каждом деле перед документами помещать чистый лист бумаги, хотя в Правилах работы архивов такого требования нет;

2) нумерацию листов в деле.

Листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа черным графитным карандашом. Нумерация каждого дела (тома) начинается с единицы, лист-заверитель не нумеруется;

3) в необходимых случаях - составление внутренней описи документов дела;

4) составление листа-заверителя дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела;

5) подшивку или переплет дела.

Дела подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую (картонную) обложку прочными нитками;

6) оформление обложки дела;

7) составление законченных описей дел.

Справочно Подробнее см. раздел 4 подборки «Хранение документов в организации».

Шаг 4. Прием-передача дел

Передачу дел необходимо оформить актом приема-передачи дел на государственное хранение, форма которого содержится в приложении 31 к Правилам работы архивов.

Затем государственный архив представляет справку по запросу регистрирующего органа о приеме дел на хранение.

Шаг 5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы временного хранения уничтожаются в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (ст.25 Закона об архивном деле).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.25 Закона об архивном деле в ред. Закона № 163-З.

Республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства является Министерство юстиции Республики Беларусь (подп.5.1 п.5 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1605). Порядок уничтожения документов регламентирован в Правилах работы архивов. Документы и дела с истекшими сроками хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

09.12.2020

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела