Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ПЕРЕДАЧИ ОТДЕЛЬНЫХ КАДРОВЫХ ФУНКЦИЙ НА АУТСОРСИНГ

Введение

Каждая организация стремится к снижению своих затрат.

Один из вариантов возможной экономии - поручение ведения некоторых вспомогательных функций внешним исполнителям, т.е. передача дел на аутсорсинг.

В аутсорсинг, как правило, отдают ведение бухгалтерской отчетности, юридическое обслуживание и в т.ч. кадровое делопроизводство.

В данном материале рассмотрен алгоритм передачи на аутсорсинг отдельных функций кадрового делопроизводства с учетом требований и ограничений действующего белорусского законодательства.

Понятие «аутсорсинга»

В законодательстве нет общего определения аутсорсинга.

В какой-то части можно воспользоваться определением, приведенным в техническом регламенте Республики Беларусь «Парфюмерно-косметическая продукция. Безопасность» (ТР 2010/017/BY), утвержденном постановлением Совета Министров РБ от 02.02.2010 № 145. Так, согласно данному регламенту аутсорсинг (от англ. outsourcing - внешний источник) - передача организацией определенных производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. На аутсорсинг передаются функции на основе длительного контракта (не менее 1 года).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2013 г. взамен вышеназванного регламента решением Комиссии Таможенного союза от 23.09.2011 № 799 принят технический регламент Таможенного союза «О безопасности парфюмерно-косметической продукции» (ТР ТС 009/2011).

На практике под аутсорсингом понимается разновидность, как правило, договора возмездного оказания услуг, по которому одна организация передает определенные непрофильные функции на обслуживание другой организации или индивидуальному предпринимателю, специализирующимся в соответствующей области.

Правовая природа аутсорсинга

Договор аутсорсинга не входит в число поименованных в Гражданском кодексе РБ (далее - ГК). Вместе с тем ст.391 ГК гласит, что граждане и юридические лица свободны в заключении договора.

Гражданское законодательство позволяет сторонам заключать договоры, как предусмотренные законодательством, так и не предусмотренные, а также содержащие элементы различных договоров (смешанный договор).

Одним из возможных вариантов заключения договора аутсорсинга является договор возмездного оказания услуг. Согласно п.1 ст.733 ГК по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

Отдельные виды аутсорсинга включают комплекс сервисных услуг, в связи с чем должны оформляться смешанными договорами, содержащими максимум договорных условий, регулирующих все возможные аспекты взаимоотношений между заказчиком и аутсорсером. Поскольку услуги также включают работы, в рассматриваемом договоре оказывается и много других общих с подрядом особенностей. По этой причине ст.737 ГК допускает применение общих положений ГК о подряде к договору возмездного оказания услуг и, соответственно, аутсорсингу, если это не противоречит нормам главы 39 ГК, а также специфике предмета договора возмездного оказания услуг. При этом отношения между работником и организацией-услугодателем регулируются законодательством о труде, отношения между организацией-пользователем и организацией-услугодателем - гражданско-правовым договором, а отношения «организация-пользователь-работник» формально не регулируются ни гражданским, ни трудовым законодательством.

Также заметим, что в отличие от других видов услуг (например, ремонта и пр.), имеющих разовый, эпизодический, случайный характер, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на относительно продолжительный период (не менее 1 года).

Правила передачи отдельных кадровых функций на аутсорсинг

Определенных законом правил в данном случае нет.

В какой-то степени можно воспользоваться рекомендациями Национального банка РБ, приведенными в письме от 31.12.2008 № 23-14/125 «О совершенствовании управления рисками, связанными с аутсорсингом в сфере финансовых услуг», с учетом ограничений, установленных законодательством и особенностями функционированиями самой организации.

Ограничения, установленные законодательством

Ведение трудовых книжек

Работа по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена именно на нанимателя.

Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя (подп.1.10 п.1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников»).

Согласно абзацу 7 ст.1 Трудового кодекса РБ уполномоченное должностное лицо нанимателя - это руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений.

В силу п.59 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты вместо п.59 Инструкции № 30 следует руководствоваться п.81 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

Таким образом, ведение трудовых книжек иным лицом, кроме нанимателя и уполномоченного им должностного лица, не предусмотрено трудовым законодательством. То есть на сегодняшний день законодательство ограничивает право нанимателя передавать для ведения и хранения трудовые книжки сторонним лицам, в т.ч. аутсорсеру. Однако ничто не мешает аутсорсеру оказывать содействие уполномоченному должностному лицу нанимателя в виде текущих консультаций, а также проверок (кадрового аудита) правильности заполнения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

Персональные данные работников

К информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, относится, в частности, информация о частной жизни физического лица и персональные данные (ст.17 Закона РБ от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» (далее - Закон № 455-З)).

Меры защиты персональных данных установлены в ст.32 Закона № 455-З.

Так, меры по защите персональных данных от разглашения должны быть приняты с момента, когда персональные данные были предоставлены физическим лицом, к которому они относятся, другому лицу либо когда предоставление персональных данных осуществляется в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь.

Последующая передача персональных данных разрешается только с согласия физического лица, к которому они относятся, либо в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь. Субъекты информационных отношений, получившие персональные данные в нарушение требований Закона № 455-З и иных законодательных актов Республики Беларусь, не вправе пользоваться ими.

Заметим, что понятие и состав персональных данных работников не раскрыты в трудовом законодательстве Республики Беларусь.

Своеобразный «список» персональных данных приведен только в отношении персонала сервисной мастерской (приложение 3 к постановлению Минтранса РБ от 16.06.2010 № 46).

Исходя из анализа законодательства, под персональными данными работников можно понимать информацию, необходимую нанимателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, паспортные данные, информация о военной службе работника и т.п.).

Таким образом, передача ведения кадрового делопроизводства, затрагивающего персональные данные работников, возможна только при наличии соответствующего согласия работников.

Возможная ответственность в случае несоблюдения указанных правил (защита персональных данных, их использование только с согласия владельца и т.п.), повлекшего умышленное нарушение личной тайны работника, дает потерпевшему работнику право на компенсацию морального вреда в установленном порядке и влечет применение к нанимателю мер ответственности, предусмотренных ст.22.13 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (штраф от 4 до 20 базовых величин).

Связанные функции, которые можно передать на аутсорсинг

Передать на аутсорсинг можно как отдельные функции кадрового делопроизводства, так и другие, связанные с ними. Например, наниматели нередко одновременно передают на аутсорсинг отдельные функции по кадровому делопроизводству и функции по расчету заработной платы, поскольку они сильно связаны между собой как на уровне данных, так и на уровне процессов.

К тому же документы, которые готовит кадровая служба, являются основанием для расчета заработной платы, поэтому ошибка, допущенная кадровиком, повлечет за собой некорректный расчет, и наоборот - неверный расчет может привести к трудовому спору, в который будет вовлечен специалист по кадрам.

Кроме того, оформление документов и расчет ведутся в одной базе (документы не приходится дублировать), в связи с чем экономится время на пересылку документов и иные коммуникации между специалистами.

Чаще всего наниматели передают специалистам функции по подготовке первичных кадровых документов, проведению основных кадровых действий (прием, увольнение, перемещение) и подписанию документов, а также по составлению трудовых договоров; штатного расписания и должностных инструкций; подготовке внутренней и внешней кадровой документации, консультированию компании по кадровым вопросам и пр.

Алгоритм передачи отдельных функций по кадровому делопроизводству на аутсорсинг

Шаг 1. Принятие решения о передаче отдельных функций по кадровому делопроизводству стороннему лицу.

Каждый наниматель самостоятельно принимает решение о необходимости передачи третьей стороне отдельных функций по кадровому делопроизводству.

Как правило, при принятии решения в каждой конкретной ситуации оцениваются преимущества и недостатки аутсорсинга, а также производится финансовая обоснованность такой передачи функций.

Оценка финансового эффекта (т.е. экономической обоснованности) от передачи отдельных кадровых функций на аутсорсинг заключается в подсчете того, во сколько нанимателю обходится содержание своей кадровой службы (затраты на аренду помещения для кадровой службы, на оборудование рабочих мест, на зарплату работникам и т.п.), и сравнение с теми расходами, которые неизбежно вызовет выведение кадровой службы (отдельных ее работников) за рамки организации. При этом следует считать не только средства, которые пойдут на оплату услуг аутсорсера, но и средства на выплату выходного пособия сокращаемым работникам (если сокращение будет иметь место). Также следует учесть возможные налоговые выгоды от аутсорсинга (уменьшение налоговых и страховых выплат).

Шаг 2. Выбор аутсорсера (организации или индивидуального предпринимателя), специализирующегося на оказании услуг по ведению кадрового делопроизводства.

При выборе аутсорсера рекомендуем обратить внимание на его деловую и профессиональную репутацию, а также на законность его деятельности, а именно - на наличие у аутсорсера:

1) свидетельства о государственной регистрации в качестве субъекта хозяйствования. Данный документ свидетельствует, что аутсорсер действует легально, и в случае каких-либо разногласий (например, неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей по договору) к нему можно будет предъявить требования в порядке хозяйственного судопроизводства;

2) лицензии на оказание юридических услуг (желательно). Хотя в законодательстве прямо не предусмотрено лицензирование деятельности по ведению кадрового делопроизводства, в отдельных случаях оно может быть необходимо. Так, согласно п.342 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента РБ от 01.09.2010 № 450, услуги по ведению документации и осуществлению хранения документов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, не исключающие обязательств по сдаче документов в государственные архивные учреждения в случаях, предусмотренных законодательством РБ, относятся к юридическим услугам (как составляющая лицензируемую деятельность услуга).

Деловую и профессиональную репутацию можно, в частности, определить на основе:

• оценки продолжительности времени, в течение которого аутсорсер работает на рынке кадровых услуг, и его рейтинга. Как правило, подобную информацию можно найти на корпоративном сайте аутсорсера или на других специализированных сайтах;

• данных о том, какие клиенты обращались к услугам аутсорсера (наличие среди них известных организаций во многом свидетельствует о качестве работы аутсорсера);

• информации об аутсорсере в средствах массовой информации.

Шаг 3. Принятие локального нормативного акта, определяющего порядок ведения кадрового делопроизводства и порядок обработки персональных данных, с учетом возможной передачи отдельных функций ведения кадрового делопроизводства аутсорсеру.

Для того чтобы соблюсти требования законодательства, предъявляемые к соблюдению прав работников при передаче функций по ведению кадрового делопроизводства аутсорсеру (в первую очередь для обеспечения конфиденциальности персональных данных и их необходимой защиты (ст.32 Закона № 455-З)), нанимателю (он же - заказчик услуг) необходимо:

1) принять локальный нормативный акт, определяющий порядок ведения кадрового делопроизводства и порядок обработки персональных данных, с учетом возможной передачи отдельных функций ведения кадрового делопроизводства аутсорсеру, или внесение в него соответствующих дополнений и изменений, предусматривающих возможность обработки персональных данных работников другой организацией или индивидуальным предпринимателем (аутсорсером);

2) ознакомить с таким локальным актом каждого работника под подпись;

3) установить доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать лишь те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Пример Положения о работе с персональными данными работников

О работе с персональными
данными работников

1. Общие положения

1.1. Положение о работе с персональными данными работников разработано в соответствии с Трудовым кодексом РБ, Законом РБ от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими работу с персональными данными в Республике Беларусь.

1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования, хранения и т.д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником нанимателю.

2. Получение и обработка персональных данных работников

2.1. Персональные данные работника наниматель получает непосредственно от работника. Наниматель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только в случаях, предусмотренных законодательством.

2.2. Наниматель не вправе требовать от работника предоставления информации о политических и религиозных убеждениях и о его частной жизни.

2.3. Работник представляет нанимателю достоверные сведения о себе. Наниматель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

2.4. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет нанимателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 календарных дней.

2.5. По мере необходимости наниматель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

3. Хранение персональных данных работников

3.1. В личном деле также хранится вся информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел - бухгалтер организации.

3.2. Личные дела и личные карточки работников хранятся в бумажном виде в папках, прошитых и пронумерованных по страницам. Личные дела и личные карточки работников находятся в отделе бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.

3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем директора и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников.

3.4. Изменение паролей заместителем директора организации происходит не реже одного раза в 2 месяца.

3.5. Доступ к персональным данным работника имеют директор, его заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника. Работники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ работников других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

3.6. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения директора, его заместителя и главного бухгалтера.

4. Использование персональных данных работников

4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.

4.2. Наниматель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления трудового отпуска, оплаты труда. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.

5. Передача персональных данных работников

5.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам и иным организациям и лицам в порядке, установленном законодательством РБ.

5.2. Наниматель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это предусмотрено законодательством.

5.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено законодательством или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, наниматель обязан отказать лицу в выдаче такой информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации.

5.4. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников (профсоюзу) в порядке, установленном Трудовым кодексом РБ, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций, а также лицу, с которым заключен договор на оказание услуг или работ по кадровому делопроизводству, в объеме, определенном данным договором, при обязательном наличии согласия работника на обработку его персональных данных.

6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников

6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законодательством.

6.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их обработке, использовании и хранении.

6.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от нанимателя разъяснений.

Шаг 4. Определение состава кадровых документов, ведение которых планируется передать на аутсорсинг.

Состав документов, необходимый и возможный для передачи аутсорсеру, определяется сторонами договора аутсорсинга и требованиями законодательства.

Шаг 5. Заключение договора по ведению кадрового делопроизводства.

На данном этапе нужно, в частности:

а) определить, на какой срок и для выполнения каких задач (предмет договора) привлекается аутсорсер (внешняя кадровая служба). Напомним, что условия о предмете договора и сроке являются существенными. Без их указания договор будет считаться незаключенным. Например, внешняя кадровая служба несет ответственность за нарушение указанных в договоре сроков и вправе отказаться от исполнения своих обязательств по договору только при возмещении заказчику убытков в полном объеме. Наниматель также может досрочно отказаться от договора, возместив аутсорсеру фактически понесенные расходы;

б) выбрать вид договора, который будет регулировать отношения сторон. В данном случае наниматель сталкивается с проблемой правильного оформления договора. Прежде всего, это связано с тем, что по аутсорсингу нет законодательной базы. Возможным вариантом заключения договора на аутсорсинг может быть гражданско-правовой договор подряда или договор возмездного оказания услуг. Если нужно, чтобы аутсорсер только организовал кадровое делопроизводство, а в дальнейшем наниматель планирует вести его самостоятельно, то можно заключить договор подряда. Если необходимо, чтобы аутсорсер постоянно предоставлял услуги по оформлению кадровых документов, то лучше заключить договор возмездного оказания услуг;

в) согласовать дополнительные условия договора:

• цена. Определяется сторонами самостоятельно и обычно зависит от численности работников заказчика и объема поручаемых внешней кадровой службе работ. Способ и сроки оплаты также могут быть предусмотрены в договоре. Судебная практика нередко относит цену к существенным условиям договоров подряда и возмездного оказания услуг. Поэтому желательно определить и зафиксировать стоимость работ (услуг) сразу при составлении договора;

• ответственность. В момент заключения договора целесообразно определить дополнительную ответственность аутсорсера за возможные нарушения трудового законодательства. Например, установить материальную ответственность внешней кадровой службы в размере штрафных санкций контролирующих органов в случае выявления ими ошибок и нарушений при ведении кадровой документации. Целесообразно застраховать ответственность аутсорсера, чтобы уменьшить риск невозмещения через суд причиненного ущерба (из-за отсутствия наработанной практики по договорам аутсорсинга);

г) заключить с аутсорсером договор (соглашение) о соблюдении конфиденциальности в отношении передаваемой информации и неразглашении персональных данных работников с соблюдением требований законодательства.

Пример договора на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства

ДОГОВОР
на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства и учета № 12

Общество с ограниченной ответственностью «Сфинкс», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице директора Федорова Игоря Георгиевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Лувр», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора Ивановой Екатерины Алексеевны, действующей на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства и учета Заказчика в объеме и на условиях, предусмотренных настоящим договором.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Своевременно в течение срока действия настоящего договора оказывать услуги по ведению кадрового делопроизводства и учета в соответствии с настоящим договором и действующим законодательством Республики Беларусь на основании документов, предоставляемых Заказчиком.

Список документов, предоставляемых Заказчиком для ведения кадрового делопроизводства и учета Исполнителем, представлен в приложении 1 к настоящему договору.

Список документов, которые готовит Исполнитель по кадровому делопроизводству и учету, представлен в приложении 2 к настоящему договору.

2.1.2. Выполнять требования исполнительного органа Заказчика, а также лиц, уполномоченных им, по вопросам ведения кадрового делопроизводства и учета в рамках договора, если такие требования не противоречат законодательству Республики Беларусь.

2.1.3. Исполнитель сопровождает проверки Заказчика, проводимые контролирующими органами, готовит проекты возражений по актам проверки за период действия договора, участвует в судебных разбирательствах с контролирующими органами в качестве представителя Заказчика.

Если проверка Заказчика контролирующими органами проводится за временной период, полностью охватываемый действием договора, и при этом требования контролирующих органов основаны на данных, содержащихся в кадровых документах, оформляемых Исполнителем, или в случае отсутствия (присутствия не в полном объеме) таковых, оплата услуг Исполнителя по участию в проверке не взимается.

Если проверка проводится за временной период, не охватываемый (хотя бы частично) действием договора, или в случае, если требования контролирующих органов основаны на данных, содержащихся в кадровых документах, составленных Заказчиком или третьим лицом, то за участие Исполнителя в проверке взимается плата, размер которой определяется дополнительным соглашением, но не менее 2 000 000 (двух миллионов) рублей.

Участие Исполнителя в судебных заседаниях оплачивается Заказчиком во всех случаях, при этом размер оплаты за участие в судебных делах определяется дополнительным соглашением.

2.1.4. Не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные работников Заказчика без их согласия, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

2.1.5. Принимать все необходимые меры для обеспечения безопасного хранения, передачи и обработки персональных данных работников Заказчика. В случае нарушения данного обязательства Исполнитель несет ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

2.2. Заказчик обязан:

2.2.1. Представить Исполнителю список своих представителей, уполномоченных давать обязательные для Исполнителя указания по ведению кадрового делопроизводства и учета, с указанием их компетенции, заверенный подписью исполнительного органа Заказчика и скрепленный его печатью.

2.2.2. Своевременно представлять Исполнителю документы и информацию по движению кадров. Порядок представления документов Исполнителю согласовывается сторонами (приложение 3). Документы передаются по описи, составляемой Заказчиком.

2.2.3. Запрашивать у работников согласие на обработку их персональных данных для ведения кадрового делопроизводства и учета Исполнителем по настоящему договору.

2.2.4. Немедленно ставить в известность Исполнителя обо всех изменениях в информации, материалах, документах, передаваемых Исполнителю, а также об изменении своих намерений в отношении разрешаемого в его интересах вопроса.

2.2.5. По осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного требования Заказчика, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

2.2.6. Оплатить услуги Исполнителя в порядке, сроки и размере, установленных настоящим договором.

3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТА

3.1. Стоимость услуг Исполнителя по настоящему договору определяется исходя из тарифов, указанных в приложении 4 к настоящему договору.

3.2. Не позднее 5 рабочих дней после представления Заказчиком первичной документации Исполнителю Исполнитель выставляет Заказчику счет, в котором указывается сумма оплаты за предоставляемые услуги, а также сумма предоплаты стоимости услуг за следующий месяц в размере 50 % (пятидесяти процентов) от стоимости оказанных услуг за предыдущий месяц. При этом излишне внесенные средства засчитываются в счет предоплаты услуг в следующем месяце.

3.3. Оплата услуг производится Заказчиком не позднее 5 рабочих дней с момента получения Заказчиком счета, выставленного Исполнителем, путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.

3.4. Исполнитель выставляет Заказчику Акт оказания услуг, который должен быть подписан Заказчиком в течение 3 рабочих дней с момента получения. В случае если в течение указанного срока Акт не будет подписан Заказчиком и Заказчик не представит в письменной форме возражений по Акту, односторонне подписанный Исполнителем Акт считается подтверждением надлежащего оказания услуг по договору.

3.5. Датой оплаты услуг при безналичных расчетах является дата списания средств с расчетного счета Заказчика.

3.6. В случае неоплаты или неполной оплаты Заказчиком выставленного счета Исполнитель имеет право приостановить обслуживание Заказчика до момента полной оплаты услуг. В случае частичной оплаты Заказчик вправе указать, какие услуги ему должны быть оказаны в пределах оплаченной суммы.

3.7. Исполнитель вправе в одностороннем порядке изменять стоимость услуг по настоящему договору. При этом Исполнитель обязан уведомить Заказчика о предстоящем изменении стоимости услуг не менее чем за 30 дней до их изменения. В случае согласия Заказчика с предлагаемыми Исполнителем изменениями стоимости услуг с Заказчиком подписывается дополнительное соглашение к договору, в котором отражаются изменения стоимости услуг.

4. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

4.1. Стороны обязуются хранить в тайне любую информацию и данные, предоставленные каждой из сторон в связи с настоящим договором, не раскрывать и не разглашать в общем или в частности факты или информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного согласия другой стороны. Обязательства по конфиденциальности и по неиспользованию информации, наложенные на Исполнителя настоящим договором, не будут распространяться на общедоступную информацию.

4.2. Информация, предоставляемая Исполнителю в соответствии с настоящим договором, предоставлена исключительно для него и не может передаваться ни частично, ни полностью третьим лицам или использоваться каким-либо иным способом с участием третьих лиц без согласия Заказчика (кроме случаев, установленных законодательством Республики Беларусь).

Исполнитель дополнительно подтверждает, что передаваемые ему Заказчиком по описи для оказания услуг, указанных в п.1.1 настоящего договора, документы, содержащие информацию о персональных данных работников Заказчика, будут использоваться им только для выполнения оговоренных в настоящем договоре услуг, и обязуется не передавать и не разглашать информацию, содержащую сведения о персональных данных работников Заказчика, без их согласия, а также не использовать персональные данные работников в коммерческих целях.

4.3. Изложенные условия по конфиденциальности действуют в течение срока действия настоящего договора и в течение 5 лет после окончания срока его действия, а в отношении персональных данных работников Заказчика - бессрочно.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. В случае задержки предоставления первичных документов Исполнителю более чем на 5 рабочих дней после даты, утвержденной графиком документооборота, стоимость обслуживания за текущий месяц увеличивается на 20 % (двадцать процентов).

5.2. В случае предъявления Заказчику со стороны контролирующих органов требований о взыскании штрафов Заказчик обязан обратиться в хозяйственный или общий суд и по необходимости обжаловать решение суда в апелляционной и кассационной инстанциях. При несоблюдении требований указанного пункта Исполнитель не несет ответственности перед Заказчиком по возмещению убытков в виде штрафов.

Судебные расходы несет Заказчик.

Исполнитель несет ответственность перед Заказчиком в форме компенсации убытков в размере уплаченных Заказчиком (или фактически взысканных) сумм штрафов, законность начисления (взыскания) которых подтверждается постановлением кассационной инстанции суда, а также в размере уплаченных сумм государственных пошлин на ведение соответствующих судебных дел.

5.3. Предел ответственности Исполнителя по настоящему договору составляет 10 000 000 (десять миллионов) рублей. По согласованию сторон предел ответственности Исполнителя может быть изменен.

5.4. В случае нарушения Заказчиком сроков оплаты услуг Исполнителя Заказчик уплачивает Исполнителю пеню в размере 1 % (одного процента) от неуплаченной суммы за каждый день просрочки платежа.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ОСНОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

6.1. Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до 31 июля 2013 г.

6.2. Если за 30 календарных дней до окончания срока действия договора, указанного в п.6.1, ни одна из сторон не заявит о желании прекратить его действие, то срок действия настоящего договора продлевается на 1 год.

6.3. По инициативе Заказчика перечень оказываемых услуг по договору может быть изменен с согласия Исполнителя путем заключения дополнительного соглашения. О своем намерении изменить перечень оказываемых услуг и соответственно заключить дополнительное соглашение Заказчик предупреждает Исполнителя письменно не позднее чем за 10 календарных дней.

6.4. Договор может быть расторгнут по инициативе любой из сторон с обязательным уведомлением другой стороны в письменном виде не позднее чем за 30 календарных дней до момента его расторжения.

При просрочке платежей по настоящему договору более 20 календарных дней Исполнитель имеет право в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор с письменным уведомлением Заказчика, предупредив об этом Заказчика за 3 суток.

6.5. По окончании договора или при его расторжении Исполнитель обязан вернуть Заказчику, а Заказчик обязан принять от Исполнителя в течение 15 рабочих дней с момента окончания срока действия договора либо с момента расторжения договора документы в виде, пригодном для самостоятельного продолжения ведения кадрового делопроизводства и учета Заказчиком.

6.6. Окончание срока действия настоящего договора не освобождает стороны от ответственности за ненадлежащее исполнение обязательств, принятых на себя в период действия договора.

7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

7.1. Договор составлен в 2 экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

7.2. Любой спор, разногласие или претензия, возникающие или касающиеся настоящего договора либо его нарушения, прекращения или недействительности, стороны разрешают путем переговоров. В случае если стороны не достигли взаимоприемлемого урегулирования спора, спор подлежит окончательному разрешению в хозяйственном суде г.Минска.

7.3. Любые изменения и дополнения к настоящему договору считаются действительными в случае совершения их в письменной форме и при подписании их лицами, уполномоченными на то сторонами.

7.4. Вся переписка сторон, связанная с исполнением настоящего договора, осуществляется по адресам и телефонам, указанным в разделе 8.

В случае изменения каких-либо из указанных реквизитов стороны обязаны своевременно уведомлять другую сторону о соответствующих изменениях. В противном случае сторона, не исполнившая (ненадлежащим образом исполнившая) данное обязательство, несет риск всех связанных с этим неблагоприятных последствий.

8. АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Список документов,
представляемых Заказчиком для ведения кадрового делопроизводства и учета Исполнителем

1. Заявление о приеме на работу с указанием должности (профессии).

2. Копия паспорта работника или иного удостоверяющего его личность документа.

3. Копия страхового свидетельства.

4. Копии документов об образовании и (или) обучении.

5. Копия документа воинского учета (военного билета или удостоверения призывника).

6. …

Список документов по кадровому делопроизводству и учету

1. Трудовой договор (контракт) с работником.

2. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу.

3. Личная карточка работника.

4. Штатное расписание.

5. Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу.

6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.

7. График отпусков.

8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение).

9. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку.

10. Командировочное удостоверение.

11. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

12. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников).

13. ...

График представления документов Исполнителю

Заказчик обязан представлять Исполнителю документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства и учета, в следующие сроки:

• не позднее чем за 3 рабочих дня до выплаты заработной платы работникам Заказчика;

• не позднее чем за 3 рабочих дня до выплаты аванса работникам Заказчика.

В случае если Заказчик по каким-либо причинам не выплачивает заработную плату своим работникам, документы по кадровому делопроизводству должны быть представлены Исполнителю в срок не позднее 5-го числа каждого месяца, следующего за текущим;

• не позднее чем за 5 рабочих дней - для начисления отпускных работникам Заказчика;

• не позднее чем за 3 рабочих дня - для начисления и выплаты командировочных работникам Заказчика;

• при оформлении на работу нового работника документы должны быть представлены Исполнителю в течение 3 рабочих дней;

• при перемещении, переводе на другую должность работников документы должны быть предоставлены Исполнителю не позднее чем за 2 недели до даты перевода (перемещения);

• при увольнении работника документы должны быть представлены Исполнителю в тот же день, когда поступило заявление от работника на увольнение либо руководством принято решение о расторжении трудового договора.

Шаг 6. На основании заключенного договора издание приказа (по основной деятельности) о передаче функций кадрового делопроизводства аутсорсеру.

Кроме заключения договора об оказании услуг по ведению кадрового делопроизводства наниматель издает соответствующий приказ по основной деятельности, в котором даются распоряжения работникам нанимателя по реализации указанного договора.

Пример приказа о передаче функции по ведению кадрового делопроизводства

Общество с ограниченной
ответственностью «Сфинкс»
(ООО «Сфинкс»)

ПРИКАЗ

01.08.2012 № 2

г.Минск

О передаче отдельных функций
по ведению кадрового делопроизводства

В связи с заключением договора по ведению кадрового делопроизводства между ООО «Сфинкс» и ООО «Лувр» от 01.08.2012 № 12

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Передать отдельные функции по ведению кадрового делопроизводства, предусмотренные договором от 01.08.2012 № 12, ООО «Лувр» с 06.08.2012.

2. Предоставить доступ к персональным данным работников ООО «Сфинкс» работникам ООО «Лувр» согласно списку, приведенному в приложении 1 к настоящему приказу.

3. Начальнику юридического отдела Немерчуку Е.И. совместно с начальником отдела кадров Костюковой И.И. подготовить в соответствии с действующим законодательством дополнение к Положению о защите персональных данных работников.

4. Начальнику отдела кадров Костюковой И.И.:

- ознакомить работников с настоящим приказом, разработать форму предложения о даче согласия на обработку персональных данных третьей стороной и получить согласие работников ООО «Сфинкс»;

- передать кадровые документы работникам ООО «Лувр», указанным в приложении 1 к настоящему приказу.

Директор общества                                            Подпись                                          И.Г.Федоров

Визы

С приказом ознакомлены:

Шаг 7. Получение согласия работников на обработку их персональных данных аутсорсером.

Статьей ст.18 Закона № 455-З наниматель ограничен в передаче на обработку персональных данных аутсорсеру необходимостью наличия на это письменного согласия работников. При получении у работника такого согласия нанимателю следует разъяснить работнику цели передачи данных, а также последствия отказа работника.

Пример предложения о даче согласия на обработку персональных данных аутсорсером

Уважаемая Елена Алексеевна!

Просим Вас дать свое письменное согласие на обработку Ваших персональных данных (в т.ч. оформление личной карточки) работниками ООО «Лувр» в соответствии с договором на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства.

Согласно договору оказания услуг от 01.08.2012 № 12 ООО «Лувр» обязуется соблюдать конфиденциальность в отношении Ваших персональных данных и использовать полученные персональные данные только в целях, для которых они предоставлены: для ведения кадрового делопроизводства и оформления документов о трудовом стаже в строгом соответствии с действующим законодательством.

Директор общества                                               Подпись                                    И.Г.Федоров

С передачей персональных данных
в ООО «Лувр» согласна:                                       Подпись                                   Е.А.Ягужинская

                                                                                                                                  01.08.2012

Согласие работника на обработку его персональных данных аутсорсером может быть получено, в частности, на самом предложении нанимателя или в форме отдельного заявления.

Пример заявления о даче согласия на обработку персональных данных аутсорсером

Я, Ягужинская Елена Алексеевна, зарегистрированная по адресу: г.Минск, ул.К.Маркса, д.10, кв.12, паспорт МР 1234567, выдан РУВД Ленинского района г.Минска 12.12.2010, даю согласие на предоставление и обработку моих персональных данных ООО «Лувр» для оказания услуг по кадровому делопроизводству.

Бухгалтер                                                    Подпись                                               Е.А.Ягужинская

Визы

Шаг 8. Передача необходимых документов аутсорсеру для ведения им кадрового делопроизводства.

Кадровые документы аутсорсеру нужно передавать с подробной описью всех документов и оформлять актами приема-передачи документов.

Шаг 9. Назначение работника, ответственного за взаимодействие с аутсорсером.

Для организации надлежащего взаимодействия с работниками аутсорсера наниматель, как правило, назначает лицо, которое ответственно за взаимодействие с ним.

15.08.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист