АЛГОРИТМ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДНЯ ОТДЫХА (ОТГУЛА) РАБОТНИКУ В КОМАНДИРОВКЕ

Правовое регулирование и общие положения об отгуле

Данный вопрос регулируют следующие нормативные правовые акты:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь;

• Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), и др.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарии см. здесь.

Понятие «отгул» в ТК нет. Сейчас вместо понятия «отгул» ТК использует понятие «день отдыха» (часть вторая ст.69). Раньше в ст.88 Кодекса законов о труде Республики Беларусь (утратил силу 1 января 2000 г.) было предусмотрено, что по договоренности с нанимателем работнику за работу в сверхурочное время может предоставляться отгул.

Некоторые нормативные правовые акты до сих пор в некоторых случаях используют понятие «отгул» (см., например, п.34 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» и т. п.).

По сути, «отгул» используется как синоним дня отдыха. При этом законодательство использует два понятия в отношении дня отдыха - «дополнительный день отдыха» и «другой день отдыха», правда, не приводит их определения.

Обратите внимание! Предоставление дней отдыха (отгулов) следует отличать от предоставления свободных от работы дней (например, ст.265 ТК). Хотя день отдыха также является свободным от работы днем, но он предоставляется как компенсация, в то время как свободный от работы день предоставляется для достижения определенных социальных целей (получения образования, дополнительное время для семьи).

Также на практике под отгулом могут понимать отпуск без сохранения заработной платы.

На практике работник может воспользоваться либо днями отдыха, которые наниматель обязан предоставить работнику, либо попросить нанимателя при возникновении непредвиденной ситуации предоставить ему кратковременный отпуск без сохранения заработной платы.

Возможность предоставления отгула в период командировки

Законодательство предусматривает возможность длительных командировок (часть четвертая ст.93 ТК). В данном случае примечательно ограничение, установленное ст.333 ТК, согласно которой срок непрерывного временного командирования (направления) на территорию радиоактивного загрязнения не может превышать одного года.

То есть в течение длительной командировки у работника может возникнуть право на трудовой отпуск, социальные отпуска (например, предусмотренные ст.189 ТК) и т. п.

В отличие от ситуации с трудовыми отпусками (ст.171 ТК) трудовое законодательство напрямую не регламентирует ситуацию с предоставлением отгула в период командировки (но и не запрещает предоставлять командированному работнику день, свободный от выполнения служебного задания).

Так как данная ситуация специально в законодательстве не оговорена, то нет и оснований при предоставлении отгула автоматически продлять срок командировки.

Также принято различать предоставление отгула в период командировки, отзыв из командировки и отмену служебной командировки.

Отмена служебной командировки имеет место, когда у нанимателя отпала необходимость в выполнении его работниками служебного задания в другой местности. Отзыв из командировки в свою очередь может быть при необходимости замены командированного работника, при сохранении потребности нанимателя в выполнении его работниками служебного задания в другой местности.

То есть предоставление отгула, как правило, возможно в период командировки при возникновении заранее непредвиденной ситуации (например, смерть и похороны близких командированного работника или ухудшение их здоровья и т. п.), сохранении потребности нанимателя в выполнении его работниками служебного задания в другой местности и невозможности замены командированного работника.

Рассмотрим ситуации более подробно.

Алгоритм предоставления отгула в период служебной командировки

В качестве основы алгоритма взяты две ситуации: 1) предоставление дня отдыха и 2) предоставление краткосрочного отпуска.

Ситуация 1 Работник направлен в командировку на длительный срок. В связи с привлечением работников нанимателя, к которому направлен работник, в их выходной день к работе, командированный работник также работал в свой выходной день, чтобы выполнить служебное задание.   Справочно Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник, а компенсация привлечения его к работе в выходной день производится по правилам ст.69 ТК (часть третья ст.137 ТК).   Так как работникам нанимателя, к которому направлен работник, взамен денежной компенсации был предоставлен другой неоплачиваемый день отдыха, наниматель, направивший работника в командировку, и работник сочли целесообразным также компенсировать работу в выходной день другим днем отдыха (в этот день работник не смог бы выполнять служебное задание, поскольку работники нанимателя, к которому направлен работник, также отдыхали).

Ситуация 2 У работника, направленного в командировку на длительный срок, в период командирования умирает близкий родственник. Работник, ссылаясь на ст.190 ТК, просит нанимателя предоставить ему краткосрочный отпуск для присутствия на похоронах. Учитывая ситуацию и то, что краткосрочное отсутствие работника не помешает выполнить ему служебное задание нанимателя, а также невозможность замещения командированного работника, наниматель может предоставить ему социальный отпуск согласно ст.190 ТК.

Шаг 1. Получение от работника заявления с просьбой предоставить ему день отдыха или кратковременный отпуск без сохранения заработной платы во время служебной командировки, либо предложение такого отгула по инициативе нанимателя

Кратковременные отпуска без сохранения заработной платы предоставляются работнику по его письменному заявлению (ст.190 ТК), то есть основанием предоставления такого отпуска является соответствующее заявление работника.

В таком заявлении принято указывать причину отпуска, что позволит руководителю организации оценить, есть ли у работника право на отпуск и можно ли его отложить до окончания командировки. К заявлению работник может приложить копии документов, которые подтверждают необходимость ухода в отпуск.

Документы в такой ситуации можно направить по электронной почте, факсу или любым другим способом.

Заявление о предоставлении краткосрочного отпуска в период командировки (пример)

Прошу предоставить мне в период служебной командировки (с 1 по 30 октября 2015 г.) кратковременный отпуск продолжительностью два календарных дня (с 14 по 15 октября 2015 г.) в связи со смертью моего брата.

В некоторых случаях инициатором отгула может быть и сам наниматель: предоставление другого неоплачиваемого дня отдыха за работу в сверхурочное время и выходные дни возможно только по инициативе, исходящей от нанимателя, и при последующем согласии работника (часть третья ст.69 ТК).

Предложение нанимателем другого дня отдыха и согласие на его предоставление в период командировки (пример)

В связи с привлечением работников нанимателя, к которому Вы командированы (ООО «Лувр»), к работе в выходной день (письмо ООО «Лувр» от 07.10.2015), и связанностью служебного задания, порученного Вам при направлении в командировку, с режимом работы ООО «Лувр», предлагаем Вам выйти на работу в выходной день (в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Лувр»), 10.10.2015 (суббота).

Так как работникам нанимателя, к которому Вы направлены в командировку, в счет компенсации работы в их выходной день (10.10.2015) предоставляется другой неоплачиваемый день - 16.10.2015 (пятница) (что делает невозможным надлежащее выполнения служебного задания в этот день), предлагаем Вам также за работу в выходной день вместо доплаты к заработной плате, начисленной за указанное время, другой неоплачиваемый день отдыха - 16.10.2015.

Просим письменно выразить свое решение не позднее 12:00 08.10.2015.

Шаг 2. Проверка возможности предоставления дня отдыха во время служебной командировки

Еще до начала командировки работник знает, куда и на сколько дней он едет, так как перед служебной командировкой его знакомят с приказом (распоряжением) о направлении в командировку.

В данном приказе (распоряжении) указывается срок командировки и ее цель. В командировке работник выполняет служебное поручение.

Возможно, что заменить работника в командировке некому. В связи с этим нужно правильно оценить, когда можно отказать в дне отдыха в командировке, а когда нельзя.

Ниже приведены случаи предоставления дней отдыха (с учетом рассматриваемой ситуации).

Шаг 3. Принятие решения о предоставлении отгула в период командировки

Как правило, предоставление (другого или дополнительного) дня отдыха можно отложить. Вопрос о предоставлении «заработанного» дня отдыха в большинстве случаев решается не в период пребывания в командировке. Более того, законодательство, как правило, не обязывает нанимателя предоставлять такой день работнику в определенное только работником время.

Но такой день наниматель может предоставить командированному работнику, если у него имеется заработанное (но не использованное) право на день отдыха и его предоставление не отразится на выполнении служебного задания. При этом целесообразно согласовать этот момент с руководством принимающей стороны.

Ситуация с кратковременным отпуском аналогична ситуации с днями отдыха. Так кратковременные отпуска, предусмотренные ст.189 и 190 ТК, предоставляются в течение календарного года в период, согласованный сторонами.

Как правило, у работника может возникнуть потребность в кратковременном отпуске в таких случаях, как рождение ребенка или смерть близкого родственника, то есть случаи, которые не могут быть запланированными с точностью до дня.

Таким образом, на данном этапе наниматель оценивает возможность предоставления отгула (не повлияет ли это на выполнение работником служебного задания), уважительность причины предоставления отгула, а также возможность направить другого работника для завершения служебного задания.

Шаг 4. Оформление предоставления отгула в период служебной командировки

Если предоставление краткосрочного отпуска оформляется по общим правилам оформления отпусков (часть первая ст.152 ТК), то предоставление дней отдыха не имеет единых правил оформления. Однако с учетом того, что речь идет об освобождении работника от выполнения служебного задания в период его командировки, целесообразно оформить такое освобождение (предоставление дней отдыха) приказом (распоряжением).

Напомним, что направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст.93 ТК, п.2 Инструкции № 35). Также приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку.

Приказ о предоставлении дополнительного дня отдыха (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»

ПРИКАЗ

14.10.2015 № 3-л

г. Минск

О предоставлении другого неоплачиваемого дня отдыха

В связи с выполнением Николаевым И.Е. служебного задания (привлечением к работе) в свой выходной день согласно правилам внутреннего трудового распорядка, установленным у нанимателя, к которому он направлен, а именно: 10.10.2015 (суббота), а также предоставлением другого неоплачиваемого дня отдыха работникам нанимателя, к которому направлен работник 16.10.2015 (пятница) (что делает невозможным надлежащее выполнения служебного задания в этот день), и в соответствии со ст.69 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПРЕДОСТАВИТЬ:

НИКОЛАЕВУ Ивану Ефремовичу, слесарю-сантехнику 5-го разряда ремонтного участка, направленному в служебную командировку в ООО «Лувр» с 01.10.2015 по 30.10.2015, другой неоплачиваемый день отдыха 16.10.2015 (пятница).

Приказ о предоставлении кратковременного отпуска в период служебной командировки (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»

ПРИКАЗ

14.10.2015 № 23-к

г. Минск

О предоставлении кратковременного отпуска

В соответствии со ст.190 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПРЕДОСТАВИТЬ:

НИКОЛАЕВУ Ивану Ефремовичу, слесарю-сантехнику 5-го разряда ремонтного участка, направленному в служебному в командировку в ООО «Лувр» с 01.10.2015 по 30.10.2015, кратковременный отпуск без сохранения заработной платы на два календарных дня с 14 по 15 октября 2015 г. по семейно-бытовым причинам (в связи со смертью брата работника).

Шаг 5. Учет дней освобождения работника от работы в период служебной командировки

Статьей 133 ТК установлена обязанность нанимателя по организации учета рабочего времени. При этом учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений (часть третья ст.133 ТК). В этой же части указано, что формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем, в том числе и условные обозначения.

Справочно Ранее применялись формы первичной учетной документации по учету использования рабочего времени: табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма Т-13), которые были утверждены постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241.

Заметим, что табель учета рабочего времени относится к первичным учетным документам, поэтому наниматели обязаны в соответствии с Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» разработать и утвердить формы табеля учета рабочего времени с учетом ст.10 названного Закона.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ст.10 Закона № 57-З в ред. Закона от 11.10.2022 № 210-З. Комментарии см. здесь.

На практике нередко продолжают использовать условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного использования в табелях учета использования рабочего времени согласно данным, приведенным в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (далее - Инструкция № 80) (утратила силу в связи с изданием постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 20.08.2008 № 123).

Так, в Инструкции № 80 были предусмотрены следующие условные обозначения для рассматриваемой ситуации:

Шаг 6. Перерасчет командировочных расходов и удержание неизрасходованных средств после возвращения из командировки

В дни краткосрочного отпуска, а также за дни отдыха работник не выполняет служебное задание нанимателя. Следовательно, за эти дни наниматель не обязан оплачивать работнику командировочные расходы. Излишне выплаченные суммы после возвращения из командировки можно удержать согласно ст.107 ТК, предварительно проверив итоговую сумму за весь период командировки. Возможно ситуация, что такая сумма может оказаться больше аванса, так как перед командировкой средний заработок не выдают.

06.11.2015

Владимир Самосейко, юрист