Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ПРИЕМА НА РАБОТУ СЕКРЕТАРЯ

Нормативное регулирование

Прием на работу секретаря регулируется следующими нормативными документами:

• Трудовым кодексом РБ (далее - ТК);

• общегосударственным классификатором Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденным постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125;

• Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1;

• выпуском 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденным постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Обратите внимание! В силу сложившейся практики работа секретаря стала «женской», как правило, с ненормированным рабочим днем. Такая работа дополнительно подпадает под регулирование главы 19 ТК.

Алгоритм действий

Шаг 1. Требуем в соответствии с п.1 части первой ст.54 ТК предъявить документы, необходимые для заключения трудового договора в соответствии с законодательством (ст.26 ТК).

Согласно части второй ст.26 ТК прием на работу без указанных в части первой ст.26 ТК документов не допускается (нарушение данного запрета может повлечь, в частности, увольнение по п.3 ст.44 ТК в связи с нарушением установленных правил приема на работу).

Нанимателю запрещается требовать при заключении трудового договора (приеме на работу) документы, не предусмотренные законодательством (часть третья ст.26 ТК).

Также работник вправе представить нанимателю рекомендательное письмо и другие документы, характеризующие предшествующую работу (часть четвертая п.9 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46 (далее - Типовые ПВТР)).

Шаг 2. Направляем потенциального работника на прохождение обязательного медицинского осмотра.

Без прохождения потенциальным работником обязательного медицинского осмотра наниматель не вправе допускать его к выполнению трудовых функций (часть вторая ст.26, п.4 части второй ст.49 ТК).

Если лицо, претендующее на работу, по результатам проведенного медицинского осмотра имеет противопоказания к работе в данной профессии (должности), наниматель должен отказать ему в заключении трудового договора, поскольку прием на работу в таких случаях не допускается (часть вторая ст.26 ТК). Такой отказ не будет являться дискриминацией (часть третья ст.14 ТК).

Прохождение предварительного медицинского осмотра регулируется Инструкцией о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих, утвержденной постановлением Минздрава РБ от 28.04.2010 № 47 (далее - Инструкция по медосмотрам).

По окончании предварительного медосмотра лицу, прошедшему его, выдается медицинская справка о состоянии здоровья, предусмотренная п.7.6 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента РБ от 26.04.2010 № 200, с указанием годности к работе в данной профессии в условиях воздействия факторов производственной среды, показателей тяжести и напряженности трудового процесса (п.33 Инструкции по медосмотрам).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 30 января 2014 г. следует руководствоваться п.7.6 перечня № 200 в редакции постановления Совета Министров РБ от 24.01.2014 № 49.

Как правило, по должности секретаря и по схожим с ней должностям предварительный медицинский осмотр не проводится. В отдельных случаях, например, когда по условиям труда занятость на работе с персональным компьютером составляет более 80 % времени от продолжительности рабочего дня, по результатам аттестации по такой должности может быть установлена необходимость прохождения медицинского осмотра.

Шаг 3. Получаем (при необходимости) от работника заявление о приеме на работу.

Согласно ст.26 ТК заявление не является документом, который работник обязан представить. Однако его написание не противоречит законодательству. Кроме того, для нанимателя заявление подтверждает волеизъявление работника вступить в трудовые отношения, а для работника является доказательством проявления инициативы заключения трудового договора.

Заявление о приеме на работу включается в состав личного дела работника (абзац 7 п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)).

Пример заявления о приеме на работу секретаря

Прошу принять меня на работу секретарем 25.06.2012.

Подпись                                            Е.А.Ягужинская

Шаг 4. Знакомим работника под подпись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъясняем его права и обязанности (п.2 части первой ст.54 ТК).

То есть знакомим с теми вопросами порученной работы, условиями и оплатой труда, правами и обязанностями, которые не отражены в письменной форме трудового договора. Как правило, это с должностной (рабочей) инструкцией и положением о структурном подразделении (если оно есть).

Шаг 5. Знакомим работника под подпись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 части первой ст.54 ТК).

Документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, согласно ст.194 ТК являются, в частности:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• коллективный договор, соглашение;

• положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;

• графики работ (сменности);

• графики отпусков;

• другие локальные нормативные правовые акты.

Поскольку наниматель должен ознакомить работника с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, до подписания трудового договора, на практике ознакомление с этими документами фиксируется в трудовом договоре (например: «С Правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора ознакомлен»).

С момента подписания об ознакомлении с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, их соблюдение для работника становится обязательным.

Шаг 6. Проводим вводный инструктаж по охране труда (п.4 части первой ст.54 ТК).

Обязанность нанимателя проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и по оказанию первой помощи пострадавшим со всеми работниками организации закреплена в п.6 части первой ст.55 ТК, п.9 части первой ст.226 ТК, абзаце 5 части первой ст.13 Закона РБ от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 января 2014 г. следует руководствоваться Законом № 356-З в редакции Закона РБ от 12.07.2013 № 61-З. Обязанности работодателя по обеспечению охраны труда перечислены в ст.17 новой редакции Закона.

Согласно Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2008 № 175 (далее - Инструкция № 175), вводный инструктаж должен проводиться по утвержденной руководителем организации программе (инструкции), которая разрабатывается с учетом специфики деятельности организации на основании типового перечня вопросов программы вводного инструктажа по охране труда согласно приложению 7 к Инструкции № 175, одинаково для всех категорий работников вне зависимости от их образования, должности, профессии, трудового стажа и иных различий. Он проводится после приема на работу, перед началом трудовой деятельности.

Вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист организации, на которого возложены эти обязанности.

В микроорганизациях вводный инструктаж может проводиться руководителем организации.

При наличии в организации пожарной, газоспасательной и медицинской служб вводный инструктаж по соответствующим разделам программы вводного инструктажа может быть дополнен инструктажем, проводимым работниками указанных служб.

При территориальной удаленности структурного подразделения руководителем организации могут возлагаться обязанности по проведению вводного инструктажа на руководителя данного структурного подразделения.

В ходе проведения вводного инструктажа по охране труда работник должен получать основной объем сведений по безопасности и гигиене труда, правилам поведения на территории организации, действиям при возникновении несчастных случаев, аварий и инцидентов на производственных объектах, а также быть ознакомлен с основными обязанностями и правами в области трудовых правоотношений, охраны труда.

Регистрация вводного инструктажа осуществляется в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда по форме согласно приложению 8 к Инструкции № 175 (п.47 Инструкции № 175).

Шаг 7. Заключаем трудовой договор.

В соответствии со ст.18 ТК, п.6 Положения о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.09.1999 № 1476, п.11 Типовых ПВТР трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон с соблюдением требований, установленных ТК, в частности ст.19, а контракта - также с учетом требований Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины».

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155, Примерная форма контракта нанимателя с работником - постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180.

Шаг 8. Оформляем заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявляем его работнику под подпись (п.5 части первой ст.54 ТК).

После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом нанимателя (часть четвертая ст.25 ТК).

Приказ о приеме может быть издан как в день заключения трудового договора, так и позднее - в пределах 3 дней после фактического допущения работника к работе после предъявления требования работника, профсоюза (часть третья ст.25 ТК).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под подпись (часть четвертая ст.25 ТК).

Пример приказа о приеме на работу

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

25.06.2012 № 12-к

г.Минск

О приеме на работу
Ягужинской Е.А.

ПРИНЯТЬ:

ЯГУЖИНСКУЮ Елену Алексеевну 25.06.2012 секретарем в канцелярию с тарифным окладом 3 500 000 руб.

Юрисконсульт
Подпись Е.И.Немерчук
25.06.2012

Шаг 9. Назначаем работника ответственным в зависимости от возложенных на него видов работ.

Возложение функций службы документационного обеспечения управления

Согласно п.6 Инструкции по делопроизводству при небольшом объеме документооборота служба документационного обеспечения управления может не создаваться, и соответственно выполнение ее функций в такой ситуации возлагается на специально назначенного работника (группу работников). Такое возложение обязанностей оформляется, как правило, приказом руководителя организации.

Пример оформления приказа о возложении функций службы документационного обеспечения управления

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

25.06.2012 № 24

г.Минск

О возложении функций службы
документационного обеспечения
управления

На основании пункта 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и в соответствии с заключенным трудовым контрактом

ВОЗЛОЖИТЬ:

на ЯГУЖИНСКУЮ Елену Александровну, секретаря, функции по документационному обеспечению управления организацией с 26.06.2012.

Юрисконсульт
Подпись Е.И.Немерчук
25.06.2012

Назначение секретаря ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Согласно постановлению Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством (подп.1.9 п.1), а также несут ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, при этом ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя (подп.1.10 п.1).

Таким образом, наниматель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.

Пример приказа о назначении конкретного работника ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

25.06.2012 № 25

г.Минск

О назначении ответственного
за ведение, хранение, учет
и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями подпункта 1.10 пункта 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» и в связи с введением в штатное расписание должности секретаря

НАЗНАЧИТЬ:

ЯГУЖИНСКУЮ Елену Александровну, секретаря, ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При отсутствии Ягужинской Е.А. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

Юрисконсульт
Подпись Е.И.Немерчук
25.06.2012

Назначение секретаря ответственным за ведение табеля использования рабочего времени

Пример оформления приказа о возложении обязанностей по ведению табельного учета

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

25.06.2012 № 26

г.Минск

О назначении ответственного лица
за ведение табельного учета

В связи с необходимостью учета рабочего времени, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

ВОЗЛОЖИТЬ:

на ЯГУЖИНСКУЮ Елену Александровну, секретаря, обязанность по своевременному и правильному ведению табеля учета рабочего времени работников.

Оформленный табель учета рабочего времени представлять в бухгалтерию не позднее 2 рабочих дней, следующих за отчетным месяцем.

Основание: трудовой договор от 25.06.2012.

Юрисконсульт
Подпись Е.И.Немерчук
25.06.2012

Назначение секретаря ответственным за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки

В соответствии с п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35, приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации (журнала учета работников, выбывающих в командировки, по форме согласно приложению 3 к названной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 июня 2013 г. следует руководствоваться Инструкцией № 35 и приложениями к ней в редакции постановления Минфина РБ от 04.02.2013 № 4.

Как правило, указанному работнику также поручается работа по заполнению командировочных удостоверений.

Пример оформления приказа о назначении работника, ответственного за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

25.06.2012 № 27

г.Минск

О назначении ответственного лица
за ведение журнала учета работников,
выбывающих в командировки

На основании пункта 2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35,

НАЗНАЧИТЬ:

ЯГУЖИНСКУЮ Елену Александровну, секретаря, ответственной за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, а также за оформление командировочных удостоверений.

В случае отсутствия Ягужинской Е.А. (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.) ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, и оформление командировочных удостоверений возлагается на юрисконсульта Костюкову И.И.

Визы

Также законодательством предусмотрено назначение ответственного лица:

1) за ведение книги замечаний и предложений (п.18 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285);

2) за хранение книги учета проверок (п.4 Правил ведения книги учета проверок, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 18.03.2010 № 383) и т.п.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 6 марта 2014 г. п.4 Правил № 383 на основании постановления Совета Министров РБ от 26.02.2014 № 165 изложен в новой редакции.

Шаг 10. Проводим передачу документов и дел по должности.

Согласно п.7 Инструкции по делопроизводству при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Издаем приказ о приеме-передаче дел и документов

Пример приказа об организации приема-передачи дел и документов

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

25.06.2012 № 4

г.Минск

О приеме-передаче дел и документов
по должности секретаря

В связи с приемом Ягужинской Е.А. на должность секретаря (приказ от 25.06.2012 № 12-к)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Юрисконсульту Максимовой Л.А. осуществить передачу, а Ягужинской Е.А., секретарю, принять дела и документы по должности секретаря по акту приема-передачи дел и документов в помещении юридической службы в срок до 26.06.2012.

Визы

Проверка дел и документов

Основные этапы проверки:

1) обратите внимание на то, чтобы принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию соответствовали требованиям действующего законодательства, в т.ч. в области делопроизводства и документооборота. Также проверьте правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения;

2) составьте список имеющихся документов;

3) составьте список обязательных документов и выявите недостающие документы;

4) после составления списка обязательных документов проведите их сверку.

Оформление приема-передачи дел и документов

Прием-передача дел и документов согласно п.7 Инструкции по делопроизводству оформляется в форме соответствующего акта.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь форма такого акта не установлена, соответственно, при его подготовке необходимо руководствоваться общими требованиями делопроизводства, а именно пп.111-116 Инструкции по делопроизводству.

В тексте акта, как правило, описывается проделанная работа и ее результаты, наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.

Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту.

Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов (если она создавалась). Его передают на утверждение руководителю организации.

Пример оформления акта приема-передачи дел и документов

приема-передачи документов и дел
по должности секретаря

Основание: приказ директора ООО «Версаль» от 25.06.2012 № 12-к.

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель директора Р.П.Качанов.

По состоянию на 26.06.2012 юрисконсультом Максимовой Л.А. передаются, а секретарем Ягужинской Е.А. принимаются следующие документы и дела по должности секретаря:

При приеме-передаче документов и дел установлено, что в папке приказов по основной деятельности за 2012 г. отсутствует приказ за номером 10.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-12;

2-й экземпляр - Л.А.Максимовой;

3-й экземпляр - Е.А.Ягужинской.

Шаг 11. Принимаем на хранение трудовую книжку и вносим в нее запись о приеме на работу.

При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (часть 3 п.58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты взамен Инструкции № 30 действует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

Кроме того, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю.

Запись о приеме на работу вносится нанимателем по основному месту работы (так как трудовые книжки ведутся только по месту основной работы (часть вторая ст.50 ТК)), а лицам, работающим по совместительству, по их желанию запись в трудовую книжку сведений о работе производится нанимателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (копия приказа (распоряжения) нанимателя), и указывается отдельной строкой (п.6 Инструкции № 30).

Шаг 12. Заводим личную карточку на работника.

Законодательство прямо не предписывает нанимателям вести личные карточки на работников. Однако пп.16 и 58 Инструкции № 30 предусматривают обязанность нанимателя ознакомить работника с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).

В настоящий момент отсутствует унифицированная форма личной карточки, нормативно не определен порядок ее ведения и заполнения. Следовательно, наниматель самостоятельно разрабатывает форму личной карточки работника и порядок ее ведения. За основу он может взять ранее действовавшую форму Т-2, утвержденную постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241.

Шаг 13. Оформляем личное дело работника.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (п.2 Инструкции № 2).

Шаг 14. Оформляем документы по персонифицированному учету (формы ПУ-1, ПУ-2) и представляем их в территориальные органы Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ (далее - ФСЗН).

Оформление документов персонифицированного учета регулируется постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 «Об утверждении Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства социальной защиты Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь», а порядок и сроки их представления - Правилами индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июня 2014 г. постановление № 159 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 15.05.2014 № 26 утратило силу. Следует руководствоваться Инструкцией о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ от 19.06.2014 № 7.

Так, форма ПУ-1 (тип формы - регистрация) представляется в орган ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования (п.14 Правил), а форма ПУ-2 (тип формы - исходная) представляется работодателем 1 раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом (п.15 Правил).

03.08.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. в Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения и дополнения.