Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ПРОЦЕДУРЫ СОЗДАНИЯ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО ПРАВОВОГО АКТА В ОРГАНИЗАЦИИ

В процессе своей деятельности, реализации своих прав и исполнения установленных обязанностей юридические лица регулярно создают, изменяют и отменяют локальные нормативные правовые акты (далее - ЛНПА).

Порядок создания, изменения и отмены ЛНПА в организации может быть регламентирован:

• нормативным правовым актом (например, Инструкцией о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 176, далее - Инструкция № 176);

• локальные нормативные правовые акты организации (например, Инструкция по делопроизводству организации может предусматривать порядок принятия (подготовку, оформление, согласование, утверждение и т.п.) различных видов ЛНПА).

Локальный нормативный правовой акт представляет собой письменный документ установленной формы, подготовленный по определенным правилам.

Необходимость создания ЛНПА может возникнуть:

1) в силу требований законодательства.

Пример Устав организации - ст.48 Гражданского кодекса Республики Беларусь; штатное расписание - ст.1, п.3 ст.19, п.2 ст.194 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК); инструкция по охране труда - ст.26 Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда»;

2) по инициативе организации в связи с потребностью регулировать возникающие правоотношения с учетом специфики деятельности организации (например, положение об оплате труда);

3) по инициативе организации в связи с потребностью регулирования отношений, которые не урегулированы действующим законодательством (например, Правила пользования Интернетом и мобильными устройствами организации).

Решение о необходимости создания ЛНПА принимают уполномоченные органы, должностное лицо в пределах своей компетенции или прав, предоставленных законом, уставом и иными актами.

Шаг 1. Определение уполномоченным органом исполнителей и сроков создания проекта ЛНПА

Разработка ЛНПА, как правило, осуществляется на основании письменных приказов (распоряжений) уполномоченных лиц, в которых определяются исполнители и сроки выполнения работ. В ряде случаев могут быть даны устные указания о подготовке ЛНПА.

Исполнителями обычно становятся наиболее компетентные руководители и специалисты организации по вопросам, которые будут регулироваться создаваемым ЛНПА. Если ЛНПА сложный, комплексно регулирует различные сферы деятельности, то для его создания обычно привлекается несколько служб, компетентных специалистов или руководителей. Так, для подготовки проекта системы управления охраны труда могут привлекаться работники службы охраны труда, инженерно-технических служб, отдела кадров, юридической службы, руководителей структурных подразделений, бухгалтерии и т.п. В ряде случаев для подготовки проектов ЛНПА могут привлекаться на договорной основе сторонние организации, специалисты, эксперты.

Немаловажное значение на данном этапе имеет разумное определение сроков подготовки проекта ЛНПА. Сроки подготовки проекта, подписания и введения в действие документа в большинстве случаев зависят от решения уполномоченного органа. Однако есть исключения. Так, срок подготовки, подписания и введения в действие некоторых ЛНПА завит от требований действующих нормативных правовых актов.

При определении сроков подготовки проекта ЛНПА должны учитываться:

а) объем проекта ЛНПА (количество листов документа, наличие приложений и т.п.);

б) сложность ЛНПА, необходимость предварительной подготовки, изучения нормативной документации, получения дополнительных консультаций, экспертиз;

в) планируемые сроки введения в действие;

г) сроки ознакомления с ЛНПА работников (при необходимости);

д) сроки последующего согласования ЛНПА с соответствующими органами (при необходимости).

Пример График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом. Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее 1 месяца до введения его в действие (часть шестая ст.123 ТК). График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК). Инструкция по обращению с отходами производства должна быть представлена для согласования в течение 60 дней со дня государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего обращение с отходами производства (п.3 Положения о порядке согласования инструкций по обращению с отходами производства, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.07.2010 № 1104).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 декабря 2019 г. следует руководствоваться п.3 Положения о порядке согласования инструкций по обращению с отходами производства, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.11.2019 № 818.

Шаг 2. Подготовка и оформление текста ЛНПА

В процессе подготовки проекта ЛНПА исполнителями, как правило, осуществляется:

• сбор, изучение и анализ нормативных, технических, методических и иных материалов, необходимых для подготовки проекта ЛНПА;

• определение структуры ЛНПА;

• составление текста проекта ЛНПА;

• направление проекта ЛНПА на предварительное согласование соответствующими службами и специалистами, организациями;

• доработка проекта ЛНПА с учетом замечаний и предложений и подготовка окончательного текста ЛНПА;

• заключительное согласование проекта ЛНПА соответствующими руководителями и специалистами, организациями.

Оформление текста ЛНПА должно происходить с учетом требований следующих документов:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41.

Статья 23 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» устанавливает общие требования, предъявляемые к нормативному правовому акту (далее - НПА). Данные требования можно распространить и на ЛНПА.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. следует руководствоваться Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах». В названном Законе используется термин "локальный правовой акт" (ст.5). Комментарий см. здесь.

Для наглядности отдельные положения ЛНПА могут быть проиллюстрированы рисунками, схемами или чертежами, поясняющими смысл текста.

Каждый ЛНПА имеет:

1) наименование (положение, инструкция, правила и т.п.);

2) реквизиты (дата, номер, подпись и т.п.);

3) структуру (преамбула, разделы, главы, статьи, пункты, подпункты, части, абзацы).

Структура ЛНПА организации может определяться:

а) нормативным правовым актом.

Пример • Структура должностной инструкции определена Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25. Рекомендуемая структура текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; - взаимоотношения (связи по должности); оценка работы и ответственность; • структура инструкции по охране труда согласно Инструкции № 176 должна содержать следующие главы: общие требования по охране труда; требования по охране труда перед началом работы; требования по охране труда при выполнении работы; требования по охране труда по окончании работы; требования по охране труда в аварийных ситуациях;

б) организацией самостоятельно.

Пример Действующим законодательством не предусмотрено обязательное наличие в организации положения о порядке пользования Интернетом работниками либо корпоративного кодекса. Организация самостоятельно принимает решение о необходимости наличия данных ЛНПА, в т.ч. определяет структуру этих документов.

Шаг 3. Согласование ЛНПА с соответствующими службами

После предварительной подготовки текста ЛНПА он направляется на согласование соответствующими службами, специалистами, при необходимости организациями.

Согласование проекта документа может быть:

• внутренним (внутри организации со структурными подразделениями и должностными лицами);

• внешним (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Обратите внимание! Инструкция по делопроизводству устанавливает запрет на отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений в текст проекта документа. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

После внесения замечаний, предложений, дополнений формируется итоговый текст ЛНПА. Данный текст направляется на окончательное согласование соответствующими руководителями и специалистами организации.

Перечень должностных лиц или организаций, согласовывающих проект ЛНПА, определяется действующими нормативными актами или внутренними документами организации и зависит от особенностей регулируемых правоотношений.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта ЛНПА должностным лицом.

Справочно Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект ЛНПА, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Перечень согласующих инстанций определяется составителем(ями) документа, исходя из его содержания и установленных требований (п.61 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в части первой п.61 Инструкции по делопроизводству слово «Визы» заменено словом «Виза» постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167 (далее - постановление № 167).

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Справочно Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты (часть третья п.60 Инструкции по делопроизводству).

Оформление некоторых видов ЛНПА имеет свои особенности. В отличие от правил оформления согласования, установленных Инструкцией по делопроизводству, оформление согласования инструкций по охране труда производится в соответствии с приложением 1 к Инструкции № 176.

В ряде случаев проект ЛНПА может выноситься на публичное обсуждение трудового коллектива организации, текст проекта ЛНПА может размещаться для всеобщего доступа и ознакомления (в газете организации, на корпоративном портале, доске информации и т.п.). Данные действия характерны при подготовке проекта коллективного договора.

Обратите внимание! Организации в качестве ЛНПА могут использовать тексты типовых документов (например, инструкции по охране труда), без их переработки с учетом специфики деятельности организации, однако данные документы необходимо оформить, согласовать и утвердить в порядке, установленном законодательством.

Шаг 4. Придание ЛНПА юридической силы

Для придания юридической силы ЛНПА:

1) подписывается уполномоченным на то органом (должностным лицом) в пределах его компетенции. Право подписи ЛНПА может быть надлежащим образом делегировано.

Справочно Реквизит «Подпись» располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия) (п.57 Инструкции по делопроизводству). При подписании ЛНПА несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 июля 2017 г. согласно частям десятой и двенадцатой п.57 Инструкции по делопроизводству (в редакции постановления № 167) при подписании документа несколькими должностными лицами наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются на одном уровне;

2) утверждается путем:

- издания распорядительного документа (приказа, распоряжения) или

- проставления на документе с грифом утверждения личной подписи соответствующего должностного лица.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Справочно При утверждении ЛНПА должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне (п.52 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. согласно части четвертой п.52 Инструкции по делопроизводству (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39) при утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется действующими НПА и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных ЛНПА.

Локальные нормативные правовые акты, подлежащие утверждению:

• графики (отпусков, личного приема и т.д.);

• инструкции (правила) (должностная инструкция; инструкция по делопроизводству; инструкции по охране труда; правила внутреннего трудового распорядка и т.д.);

• перечни (перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем; перечень документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.);

• положения (уставы) (положение о структурном подразделении, положение о премировании и т.д.);

• структура и штатная численность;

• штатные расписания и т.п.;

3) регистрируется и проставляется дата.

Датой ЛНПА является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

Справочно При подготовке проекта ЛНПА допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, собственноручно. Регистрационный индекс создаваемых и получаемых ЛНПА состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора и другими условными обозначениями (часть четвертая п.46 и часть вторая п.47 Инструкции по делопроизводству).

Регистрация некоторых видов ЛНПА и формы журналов регистрации прямо предусмотрены в НПА. Например, в приложении 4 к Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175, приведена форма журнала регистрации инструкций по охране труда.

Обратите внимание! Если порядок регистрации ЛНПА действующим законодательством не установлен, то его определяет организация самостоятельно, в т.ч. устанавливает форму журналов регистрации соответствующего вида ЛНПА.

Локальный нормативный правовой акт может быть введен в действие с даты:

• подписания;

• указанной в самом ЛНПА, или с даты, указанной в приказе (распоряжении), который утверждает ЛНПА;

• регистрации ЛНПА, если это предусмотрено действующим законодательством.

Шаг 5. Ознакомление с ЛНПА, выдача копий ЛНПА

Процедура ознакомления с ЛНПА обычно производится в виде выдачи лицу оригинала (копии) документа для изучения. Организациями иногда отводятся специальные места, оборудованные стендами, предназначенные для ознакомления с документом.

Ознакомление с ЛНПА завершается отметкой об ознакомлении с документом. Отметка об ознакомлении с ЛНПА, как правило, включает в себя подпись, фамилию и инициалы ознакомившегося лица, дату ознакомления. В зависимости от вида ЛНПА отметка об ознакомлении с документом может содержаться:

• в ЛНПА (на последней странице либо на обороте последнего листа документа);

• на отдельном листе ознакомления с ЛНПА, прилагаемом к документу;

• в специальном листке (карточке) ознакомления с перечнем ЛНПА;

• в журнале ознакомления с ЛНПА.

Если с ЛНПА в силу законодательства или внутренних документов надлежит ознакомить лиц, на которых данный ЛНПА распространяется, то данная обязанность, как правило, возлагается на определенного работника организации (структурное подразделение).

Если законодательством или локальными нормами организации предусмотрена обязанность выдачи ЛНПА структурным подразделениям, соответствующим должностным лицам или отдельным работникам, то в соответствии с установленной процедурой выдачи выдаются копии ЛНПА. Копирование документов, подлежащих выдаче, производится любым способом, обеспечивающим идентичность копий с подлинником. Выдача копий ЛНПА, как правило, оформляется в специальных журналах. Форма журналов выдачи ЛНПА может быть определена законодательством (например, журнал учета выдачи инструкций по охране труда - приложение 3 к Инструкции № 176) или утверждена организацией (например, журнал выдачи должностных инструкций).

09.03.2015

Ольга Гасюкевич, юрист