Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ СОСТАВЛЕНИЯ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

На практике имеются случаи формального подхода к составлению графика отпусков. Иными словами, его составляют только для предъявления проверяющим органам.

Такой подход популярен, как правило, в организациях с небольшой численностью работников.

Обычно перед проверкой график отпусков приводится в соответствие с реальной ситуацией, а в конце года задним числом составляется заново, уже на основании существующих приказов о предоставлении отпусков. Однако при данном подходе есть риск, что в случае проверки выявится несоответствие времени отпуска в графике отпусков и в приказах об отпусках. Чтобы не рисковать, целесообразно все же составлять график отпусков из действительных потребностей работников и учета особенностей деятельности данного нанимателя.

Алгоритм составления графика отпусков

Этап 1. Регламентация составления графика отпусков

Шаг 1. Закрепление правил составления графика отпусков в локальных нормативных правовых актах (правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре и т.п.).

Данный шаг актуален для организаций с большой численностью работников. В таких организациях для своевременного и надлежащего составления графика отпусков порядок его составления может быть закреплен в инструкции по кадровому делопроизводству или в ином локальном нормативном правовом акте.

В таком локальном акте могут быть закреплены лица, ответственные за составление графика отпусков (руководители структурных подразделений - за работников своих подразделений, отдел кадров - за сводный график отпусков и т.п.), сроки, когда руководители структурных подразделений обязаны представить необходимые сведения в отдел кадров, установление ограничения по количеству одновременно уходящих в отпуск работников (например, 10-15 % общей численности подразделения), установление правил очередности соблюдения отпусков (начальник и его заместитель не уходят в отпуск одновременно, в подразделении постоянно остаются, по крайней мере, несколько работников, одновременно не планируется отпуск работников, занимающих одинаковые должности или выполняющие сходную работу, и т.п.).

Также в коллективном договоре можно определить сроки нахождения проекта графика на рассмотрении на случай, если руководитель организации не согласится с предложенным вариантом и отправит документ на доработку. В этом случае будет время для того, чтобы внести в график необходимые изменения и дополнения.

Шаг 2. Разработка и утверждение формы графика отпусков, а также включение ее в альбом унифицированных форм.

Поскольку типовой формы графика отпусков нет, он разрабатывается нанимателем самостоятельно. Заметим, что наниматель может воспользоваться рекомендованной формой графика отпусков, приведенной в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Согласно п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Как правило, график отпусков составляется неоднократно, следовательно, нанимателю следует разработать унифицированную форму такого графика и включить его в табель унифицированных форм документов организации.

Пример оформления приказа об утверждении формы графика отпусков и включении его в табель унифицированных форм документов организации

Общество с ограниченной

ответственностью «Николаус»

(ООО «Николаус»)

ПРИКАЗ

27.12.2012 № 35

г.Минск

Об утверждении унифицированной

формы графика отпусков

В соответствии с п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить унифицированную форму графика отпусков и ввести ее в действие с 01.02.2013.

2. Включить унифицированную форму графика отпусков в табель унифицированных форм документов ООО «Николаус».

Унифицированная форма графика отпусков

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

выборного профсоюзного органа

________________ № __________

Визы

Сведения о форме графика отпусков в табеле унифицированных форм документов организации

Этап 2. Подготовка проекта графика отпусков

Для составления графика отпусков, как правило, необходимо получить следующую информацию:

• пожелания работников по времени предоставления отпусков;

• сведения о том, кто из работников может пойти в отпуск в любое удобное для них время;

• данные по продолжительности отпуска, на которую имеет право каждый из работников;

• период, когда организация имеет максимальную возможность предоставить отпуска своим работникам, не нарушая собственный производственный или технологический процесс;

• информацию от внешнего совместителя о датах отпуска по основному месту работы;

• информацию о не использованных некоторыми работниками в силу определенных причин отпусках или части отпуска в предшествующем году;

• информацию о работниках, поступающих или обучающихся в учебных заведениях, о времени сдачи вступительных экзаменов или сдачи экзаменационной сессии и т.п.

В крупных организациях для обеспечения надлежащего взаимодействия между подразделениями и отделом кадров по составлению в срок графика отпусков руководителем организации может издаваться соответствующий приказ (см. ниже).

Пример приказа о подготовке проекта графика отпусков

Общество с ограниченной

ответственностью «Николаус»

(ООО «Николаус»)

ПРИКАЗ

30.10.2012 № 30

г.Минск

О подготовке проекта

графика отпусков на 2013 год

Для своевременного составления графика отпусков на следующий календарный год и в целях выполнения требований ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь, а также для обеспечения нормальной работы организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений до 30.11.2012 представить в отдел кадров списки работников подразделений с указанием предполагаемых сроков трудовых отпусков в 2013 г.

2. Начальнику отдела кадров Костюковой И.И. до 12.12.2012 составить проект графика отпусков работников организации, представить его на согласование в профсоюз, а затем на утверждение директору.

Шаг 3. Учет положений действующего законодательства об отпусках.

Шаг 3.1. Определение стажа работы, дающего право на трудовой отпуск (рабочий год).

Данный стаж определяется в соответствии со ст.164 ТК.

Обратите внимание! Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного нанимателя.

Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной стаж), наниматель может определить:

• продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного);

• момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней.

Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.

Шаг 3.2. Определение продолжительности отпуска.

Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывался, работнику (в т.ч. и внешнему совместителю) предоставляется основной трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня и большей продолжительностью в случаях, предусмотренных законодательством (ст.150 ТК). В противном случае полагается меньше дней отпуска.

Работник может использовать весь отпуск или по частям.

Чаще всего отпуск разбивается на части. При этом одна из частей не может быть менее 14 календарных дней (часть третья ст.170 ТК).

На продолжительность отпуска влияет наличие:

• полагающихся работнику дней дополнительного отпуска (ст.157-160 ТК);

• неиспользованных дней отпуска за предыдущий год или взятых авансом в счет предстоящего отпуска дней.

При составлении графика отпусков на очередной календарный год такие дни необходимо учитывать. Более того, если работник не был в отпуске, для него следует запланировать 2 отпуска. В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий год (с согласия работника) (часть вторая ст.170 ТК).

Шаг 3.3. Установление очередности предоставления отпусков в течение года и распределение времени ухода работников в отпуск.

При установлении очередности отпусков наниматель должен учитывать много факторов. Так, ему необходимо соблюсти:

• права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определенное время или в удобное для них время (ст.168 ТК) (см. таблицы 1 и 2);

• правила предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год (ст.166 ТК);

• мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году (часть четвертая ст.170 ТК).

Можно собрать со всех таких работников заявления (пожелания) о времени будущего отпуска и составить их список.

Если нет информации от всех работников, которые имеют право на отпуск в любое время (не все оповещают об этом отдел кадров при поступлении на работу), можно вывесить объявление с перечислением привилегированных категорий и просьбой принести подтверждающие документы - удостоверения, медицинские справки и т.п.

Чтобы при составлении графика отпусков не тратить время на выявление льготников, можно вести их список или делать соответствующие отметки в личных карточках.

Заметим, что, если у этих работников в течение года появится желание изменить дату начала отпуска, наниматель обязан пойти им навстречу.

Шаг 4. Учет особенностей производственного процесса.

В частности, учитываются следующие особенности:

1) наличие вредных или опасных условий труда. Такие факторы производства дают работникам право на дополнительные отпуска;

2) возможность взаимозаменяемости работников в подразделениях. Так, при составлении графика отпусков желательно помнить о правилах взаимозаменяемости, чтобы отсутствие одного специалиста не сказалось негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом;

3) планы развития (сворачивания) производства. При составлении графика отпусков учитываются принятые производственные, финансовые и иные планы, эффективное управление. Так, в период увеличения объемов производства требуется, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах. А на период уменьшения объемов производства можно предоставлять сотрудникам отпуска.

Также на периоды предоставления работникам отпусков может оказать влияние и отсутствие (даже незначительное время) денежных средств.

Шаг 5. Учет пожеланий работников, не указанных в ст.168 ТК.

При составлении графика отпусков выясняются планы работников. В этом отделу кадров могут помочь руководители подразделений. Так, они могут:

• собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска;

• уладить разногласия между работниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности;

• предоставить в отдел кадров сведения о датах начала отпуска своих подчиненных для составления сводного графика.

Желательно, чтобы пожелания работников относительно времени использования отпуска были оформлены письменно (в виде заявлений или анкет). Пожелания работников относительно даты начала отпуска, разделения его на части или переноса могут быть отражены:

1) в заявлении, составленном произвольно. Это удобно для организаций, численность работников которой менее 20 человек;

2) ведомости планирования отпусков по каждому подразделению. Эта форма подойдет для организаций с большой численностью работников.

Если впоследствии кто-то из работников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, на основании заявления можно будет доказать, что его желание было учтено.

Юридический отдел 

ВЕДОМОСТЬ

планирования отпусков

11.11.2012 № 44

г.Минск

на 2013 год

Шаг 6. Заполнение проекта графика отпусков и подписание его уполномоченным лицом.

После получения всех необходимых сведений следует заполнение графика отпусков.

Еще раз рекомендуем проверить следующее:

а) списочный состав: все ли категории работников организации включены в график предстоящих отпусков;

б) все ли отражены виды отпусков, на которые имеют право работники организации. Речь идет как об основных, так и о дополнительных отпусках;

в) учтены ли неиспользованные части отпусков за предыдущие годы;

г) учтены ли права «привилегированных» работников (ст.168 ТК);

д) учтены ли особенности предоставления отпусков работникам, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур. Речь идет прежде всего о материально ответственных лицах;

е) соблюдены ли последовательность ухода работников в отпуск и принцип взаимозаменяемости.

Затем заполненный график отпусков подписывает руководитель кадровой службы (иное уполномоченное лицо).

Заметим, что требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, лишь дана норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (часть третья ст.168 ТК). Это позволяет предположить, что в графике трудовых отпусков может указываться либо месяц предоставления отпуска, либо конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя.

Если трудовой отпуск делится на части (ст.174 ТК), то в графике целесообразно указывать 2 части трудового отпуска. При этом минимальная продолжительность одной части трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть первая ст.174 ТК).

Этап 3. Согласование и утверждение графика отпусков

Шаг 7. Согласование графика отпусков со всеми заинтересованными лицами (согласно принятому у данного нанимателя порядку делопроизводства).

В соответствии с пп.59-61 Инструкции по делопроизводству документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями и должностными лицами.

При наличии в организации профсоюза график трудовых отпусков должен быть согласован с ним. Факт такого согласования оформляется грифом согласования, который проставляется на графике ниже подписи лица, его составившего.

Пример оформления грифа согласования (профсоюзом)

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

выборного профсоюзного органа

ООО «Николаус»

24.09.2012 № 34

Если профсоюз отсутствует, то график трудовых отпусков согласовывается с работником (часть первая ст.168 ТК). Законодательством не установлен порядок оформления согласования графика трудовых отпусков с работником. На практике нанимателю, руководителям отделов (при их наличии) целесообразно ознакомить работника под подпись с графиком трудовых отпусков, в котором зафиксирована согласованная с работником планируемая дата его отпуска.

Шаг 8. Утверждение графика отпусков руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

Согласно п.18 Инструкции по делопроизводству для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

1) наименования организации и (или) структурного подразделения - автора;

2) даты;

3) регистрационного индекса;

4) подписи.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

В отношении графика отпусков обязательным дополнительным реквизитом является гриф утверждения, так как согласно части первой ст.168 ТК такой документ подлежит утверждению.

В соответствии с п.52 Инструкции по делопроизводству документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Этап 4. Доведение графика отпусков до сведения работников

Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК).

В законодательстве отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под подпись. На практике, как правило, используют один из следующих вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:

1) размещают график трудовых отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.). Однако в данном случае нет гарантий и доказательств, что все сотрудники ознакомятся с ним;

2) ознакамливают с графиком отпусков каждого работника под подпись. Данный вариант является наиболее целесообразным. Такое ознакомление может быть зафиксировано в графике трудовых отпусков.

30.01.2013

Владимир Самосейко, юрист