Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ СОСТАВЛЕНИЯ И РАЗРАБОТКИ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Определения понятия «штатное расписание» в законодательстве нет. Исходя из контекста действующего законодательства, в котором оно встречается, можно сделать вывод, что это локальный нормативный правовой акт (ст.194 Трудового кодекса РБ; далее - ТК), в котором представлены структура, штатный состав и численность организации, а также наименования должностей служащих и профессии рабочих с указанием размеров должностных окладов (тарифных ставок), надбавок, доплат.

Значение и обязательность составления штатного расписания

В ТК не содержится прямого указания на обязательность составления штатного расписания. Упоминание о штатном расписании есть лишь в ст.1, 19, 194 ТК.

Штатное расписание (ст.1 ТК) упоминается в определении трудового договора, где закреплена обязанность работника выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию.

Во втором случае (ст.19 ТК) закреплено обязательное указание в трудовом договоре трудовой функции (работы по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией).

В третьем случае (ст.194 ТК) штатное расписание упоминается как один из локальных нормативных правовых актов, регулирующих трудовой распорядок.

В п.21 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, закреплено, что запись о наименовании профессии, должности производится на основании штатного расписания.

Таким образом, нанимателю необходимо иметь штатное расписание. Кроме того, законодательство предписывает обязательное наличие штатного расписания, например, для учреждений здравоохранения.

Наличие штатного расписания также позволяет обосновывать расходование денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы, при уплате налога на прибыль и т.п.

Для нанимателя штатное расписание - весьма удобный инструмент, выполняющий сразу несколько функций. В частности, штатное расписание позволяет:

- четко проследить структуру организации (ее подразделений);

- закрепить штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

- проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

- установить и закрепить размеры надбавок;

- отследить вакансии и осуществить набор персонала на них.

Кто разрабатывает штатное расписание

Согласно выпуску 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов производства», утвержденного постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2005 № 75, составление штатного расписания - это обязанность экономиста по труду. Однако в организации может не быть такого специалиста, и чаще всего на практике разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб.

Срок хранения

Постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 утверждены Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положение о порядке его применения (далее - Перечень). Согласно п.126 Перечня срок хранения штатных расписаний и изменений к ним:

- в учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, - постоянно;

- в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет.

На основании п.4 вышеназванного Положения о порядке применения Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Алгоритм составления и разработки штатного расписания

Процесс составления и разработки штатного расписания можно разделить на 4 этапа, которые подробно рассмотрим ниже.

Этап 1. Инициализация принятия решения о разработке штатного расписания

Шаг 1. Инициализация. Решение о разработке штатного расписания, как правило, принимается руководителем организации (если иное не установлено уставом или иным учредительным документом):

- во исполнение решения вышестоящего органа управления (власти);

- для приведения штатного расписания в соответствии с требованиями законодательства (например, при внесении изменений и дополнений в него в части оплаты труда, наименования должностей (профессий) и т.п.);

- на основании рассмотренного письменного обращения должностного лица организации (например, должностной записки).

Шаг 2. Принятие решения о разработке положения об отделе кадров. Решение о разработке штатного расписания оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) или резолюции (на письменном обращении) и доводится до сведения соответствующего исполнителя.

Пример оформления приказа о разработке штатного расписания

Этап 2. Подготовительные мероприятия

Шаг 3. Изучение основных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации оплаты труда, норм управляемости и наименования должностей (профессий). Необходимо изучить следующее:

- Трудовой кодекс РБ;

- Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (далее - ОКРБ);

- Инструкцию о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60 (далее - Инструкция № 60). Инструкция № 60 применяется в отношении коммерческих организаций с иностранными инвестициями, коммерческих организаций, в уставном фонде которых доля собственности государства составляет менее 50 %, и индивидуальных предпринимателей для тарификации профессий (должностей) работников в соответствии с локальными нормативными правовыми актами;

- Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34, и соответствующие выпуски ЕТКС;

- Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32, и соответствующие выпуски ЕКСД;

- другие нормативные документы.

Шаг 4. Расчет количества рабочих мест и численности работников (трудоемкости) с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При расчете количества рабочих мест и определении численности работников применяются нормы труда, установленные нанимателем (ст.87 ТК). На некоторые виды работ имеются межотраслевые (отраслевые) нормы, которые наниматель может применять при расчете штата либо на их основе устанавливать нормы труда для данной организации. В данной ситуации используются утвержденные нанимателем такие виды норм труда, как нормы времени; нормы выработки; нормы обслуживания; нормы численности; нормы управляемости и др.

Шаг 5. Определение и утверждение организационной структуры, штатной численности. На данном шаге происходит организация структурных подразделений (отделов, секторов и др.), распределение между ними функций, видов и объемов работ, а также определение численности работников (штатной численности) и расстановка работников внутри структурных подразделений.

Пример оформления приказа об утверждении организационной структуры и штатной численности

Шаг 6. Установление наименований профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию их работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими разделами квалификационных (тарифно-квалификационных) характеристик ЕКСД и ЕТКС, и в соответствии с ОКРБ.

Шаг 7. Разработка и утверждение локальных нормативных правовых актов:

- определяющих формы, системы и размеры оплаты труда работников (положение об оплате труда и т.п.);

- положений о структурных подразделениях организации, должностных (рабочих) инструкций, технологических карт для рабочих;

- инструкции по делопроизводству или аналогичного документа, предусматривающего порядок разработки и утверждения штатного расписания.

В инструкции по делопроизводству можно определить:

1) сроки разработки штатного расписания (внесения в него изменений) и способа утверждения;

2) состав нормативных правовых актов и локальных нормативных правовых актов нанимателя, на основании которых разрабатывается данный документ;

3) работников, ответственных за составление и оформление штатного расписания;

4) работников, с которыми необходимо согласовывать проект этого локального нормативного правового акта (вносимые изменения).

Шаг 8. Разработка унифицированной формы штатного расписания и включение его в табель унифицированных форм документов организации. Согласно п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4), для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Унифицированные формы документов включаются в табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель). Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Шаг 9. Тарификация работ и профессий рабочих на основе тарифно-квалификационных характеристик. Распределение должностных обязанностей между служащими, установление квалификационных категорий.

Шаг 10. Распределение обязанностей между руководителями организации, структурных подразделений и их заместителями (как правило, утверждается приказом).

Шаг 11. Определение тарифных ставок (окладов).

Этап 3. Составление, оформление и подписание штатного расписания

Шаг 12. Составление проекта штатного расписания. Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется унифицированная форма штатного расписания, если она включена в табель унифицированных форм организации.

Шаг 13. Оформление штатного расписания (оформление реквизитов унифицированной формы). При оформлении положения об отделе кадров следует руководствоваться нормами Инструкции № 4, в частности главами 5 «Требования к текстам документов» и 6 «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств».

Шаг 14. Подписание штатного расписание работником, составившим проект штатного расписания.

Этап 4. Согласование и утверждение штатного расписания

Шаг 15. Согласование проекта штатного расписания.

Вариант 1. В организации нет локальных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок принятия и согласования штатного расписания.

В данной ситуации необходимость согласования проекта штатного расписания с кем-то из должностных лиц полностью зависит от решения руководителя организации. Если первое лицо посчитает необходимым, то документ должен быть представлен на одобрение руководителей других структурных подразделений или иных должностных лиц.

Вариант 2. В организации приняты локальные нормативные правовые акты, определяющие порядок принятия и согласования штатного расписания. В этом случае согласование производиться согласно требованиям локальных актов организации.

Шаг 16. Утверждение штатного расписания. Согласно п.17 Примерного перечня документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции № 4), штатное расписание подлежит утверждению.

Штатное расписание может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого положения об отделе кадров требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением (п.52 Инструкции № 4).

Образец оформления приказа об утверждении штатного расписания

Шаг 17. Регистрация штатного расписания. Штатное расписание регистрируется в соответствии с требованиями п.142 Инструкции № 4. Регистрация может осуществляться в журнале, на регистрационно-контрольных карточках или в автоматизированной системе документационного обеспечения управления. Выбор формы регистрации организация осуществляет самостоятельно с учетом требований п.139 Инструкции № 4 и закрепляет в локальном нормативном правовом акте по делопроизводству (например, в инструкции по делопроизводству). Независимо от выбора вида регистрационной формы в ней должны фиксироваться основные сведения о документе, включающие его дату, регистрационный индекс, заголовок (краткое содержание). Состав иных сведений, отражаемых в регистрационной форме при регистрации документа, организация определяет самостоятельно.

Шаг 18. Направление приказа и штатного расписания в дело. После исполнения документы формируются в дела согласно номенклатуре дел организации. Пунктом 172 Инструкции № 4 установлено, что распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Организация самостоятельно определяет и требуемое количество экземпляров штатного расписания, а также необходимость представления выписок из документа в соответствующие структурные подразделения.

________________________

* ЕТС - Единая тарифная сетка работников РБ.

** Декрет Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины».

*** Постановление Совета Министров РБ от 09.11.1999 № 1748 «О дополнительных мерах материального стимулирования высокопроизводительного и качественного труда».

16.05.2011 г.

Владимир Долгов, юрист

От редакции: С 1 июня 2011 г. в постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2005 № 75 «Об утверждении выпуска 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов производств» на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 26.05.2011 № 33 внесены изменения.

В постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 «Об утверждении Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС)» на основании постановлений Минтруда и соцзащиты РБ от 26.05.2011 № 33 (с 1 июня 2011 г.) и от 02.01.2012 № 2 (со 2 января 2012 г.) внесены изменения.

C 29 июня 2011 г. постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60 «Об утверждении Инструкции о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и их отдельных положений» на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 14.06.2011 № 43 утратило силу.

В общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ 006-2009) «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125, на основании постановлений Минтруда и соцзащиты РБ от 30.06.2011 № 59 (с 1 июля 2011 г.), от 20.10.2011 № 101 (с 20 октября 2011 г.), от 26.04.2012 № 55 (с 26 апреля 2012 г.), от 31.07.2012 № 85 (с 1 августа 2012 г.), от 19.07.2012 № 84 (с 1 сентября 2012 г.), от 01.11.2012 № 112 (с 1 декабря 2012 г.) и от 27.02.2013 № 21 (с 1 апреля 2013 г.) внесены изменения и дополнения.

С 12 июля 2011 г. в ст.323 Трудового кодекса РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 30.12.2010 № 225-З внесены изменения.

С 1 января 2012 г. постановление Совета Министров РБ от 27.09.2010 № 1382 «Об установлении размера тарифной ставки первого разряда для оплаты труда работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций» на основании постановления Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1775 утратило силу.

Со 2 января 2012 г. постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 «Об утверждении структуры и Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 утратило силу.

В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

С 21 февраля 2012 г. в подп.2.10 п.2 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» на основании Декрета Президента РБ от 13.02.2012 № 1 внесены изменения.

С 10 августа 2012 г. постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратило силу.