АЛГОРИТМ УТВЕРЖДЕНИЯ ФОРМЫ И ПОРЯДКА ВЫДАЧИ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА

Правовое регулирование

Основные законодательные акты, применяемые ко всем лицам, которым выплачивается или должна выплачиваться заработная плата:

• Конвенция относительно защиты заработной платы (Конвенция № 95) от 01.07.1949 № 95 (для Беларуси вступила в силу с 4 августа 1962 г.) (далее - Конвенция);

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК).

Специальное регулирование: Правила внутреннего распорядка лечебно-трудовых профилакториев Министерства внутренних дел Республики Беларусь, утвержденные постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 09.10.2007 № 264.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 августа 2021 г. действуют Правила внутреннего распорядка лечебно-трудовых профилакториев Министерства внутренних дел, утв. постановлением МВД от 25.03.2021 № 86.

Общие положения

Согласно ст.14 Конвенции нанимателями должны быть предприняты эффективные меры для того, чтобы удобным и легко понятным способом информировать трудящихся во время каждой выплаты о составных элементах заработной платы за каждый период, в той мере, в какой эти элементы могут меняться.

Наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате (ст.80 ТК).

Обратите внимание! За нарушения законодательства о труде наниматель может быть привлечен к ответственности в соответствии со ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. административная ответственность за вышеуказанные правонарушения предусмотрена ст.10.12 КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарий см. здесь.

Расчетный листок и документы бухгалтерского учета

Специфика утверждения расчетного листка не позволяет отнести его к документам управленческого или бухгалтерского учета. Это, скорее, кадровый документ, носящий информационный характер. Также не следует путать расчетный листок с расчетной ведомостью и ведомостью начислений. Между тем сведения в расчетных листках должны совпадать с данными ведомостей, иначе можно не избежать конфликтов с работниками или контролирующими органами (прежде всего с налоговой инспекцией и органами Департамента государственной инспекции труда).

Расчетный листок как доказательство

Расчетные листки играют важную роль при рассмотрении споров в судах. Они в качестве доказательств вместе с другими документами могут подтверждать:

• сдельный или повременный характер выплат;

• факт увольнения и приема работников;

• обоснованность начисления и выплаты доплат к социальным пособиям;

• учтен или нет перерасчет листка нетрудоспособности;

• размер убытков за время простоя;

• обоснованность уменьшения налогооблагаемой прибыли;

• непроизводственный характер натуральных выплат;

• создание стационарного рабочего места;

• факт выполнения работ надомниками;

• начисление премиальных выплат и единовременных выплат к знаменательным датам;

• факт выплаты материальной помощи;

• факт выплаты пособия;

• удержание подоходного налога с выплат в виде оплаты обучения работников в вузах, выплаты им материальной помощи, оплаты питания и проживания;

• включение выплат за разъездной характер работы в состав заработной платы и др.

Алгоритм утверждения формы и порядка выдачи расчетного листка

Шаг 1. Закрепление в локальном нормативном правовом акте порядка выдачи расчетного листка

По общему правилу, установленному частью первой ст.73 ТК, заработная плата выдается регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже двух раз в месяц. Соответственно, если наниматель решил выдавать расчетные листки, например, при выплате второй части заработной платы (один раз в месяц), автор рекомендует во избежание возникновения недопонимания с государственной инспекцией труда и с работниками закрепить такой порядок выдачи в локальном нормативном правовом акте.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно части первой ст.73 ТК (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З) выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже двух раз в месяц, если иная периодичность не определена контрактом.

Обратить внимание следует также на соглашения (генеральные, тарифные и местные). Содержание коллективного договора определяется сторонами в соответствии с генеральным, тарифным и местным соглашениями (при их наличии) в пределах их компетенции, а также ТК в предусмотренных им случаях (часть первая ст.364 ТК).

Например, согласно п.2.17 Тарифного соглашения между Министерством архитектуры и строительства Республики Беларусь, Союзом строителей и Белорусским профессиональным союзом работников строительства и промышленности строительных материалов на 2014-2015 годы (зарегистрировано Министерством архитектуры и строительства Республики Беларусь от 13.01.2014) не позднее чем за 1 день до выплаты заработной платы наниматели обязаны выдавать всем работникам расчетные листки по заработной плате с указанием ее конкретных размеров, составных частей и удержаний, а также сумм, учитываемых при начислении пенсий.

Оформление порядка и периодичности выдачи расчетных листков в коллективном договоре (пример)

КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР
общества с ограниченной ответственностью «Версаль» (ООО «Версаль»)
на 2015-2016 годы

<...>

5. Оплата труда

<...>

5.5. Дни выплаты заработной платы: 8-е и 22-е числа каждого месяца.

5.6. Заработная плата перечисляется на открываемый работником в банке счет, а до открытия работником счета в банке - выплачивается в кассе ООО «Версаль».

При совпадении дня выплаты заработной платы с выходным или нерабочим праздничным днем заработная плата выплачивается накануне этого дня.

5.7. При выплате (перечислении) второй части заработной платы (22-го числа каждого месяца) каждому работнику выдается расчетный листок с указанием всех видов и размеров выплат и удержаний по форме, утверждаемой приказом директора ООО «Версаль».

Расчетный листок выдается в кассе ООО «Версаль» при выплате заработной платы через кассу или бухгалтером по заработной плате - при перечислении заработной платы на банковский счет работника.

Вариант: Выдача расчетного листка осуществляется посредством направления электронного письма с вложением, соответствующим утвержденной нанимателем форме, на корпоративные электронные адреса работников.

Шаг 2. Разработка и согласование формы расчетного листка

Также согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке (п.17 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Так как наниматель обязан выдавать расчетные листки ежемесячно (то есть регулярно), а законодательством не предусмотрена унифицированная форма такого документа, то во исполнение требований, предусмотренных п.17 Инструкции по делопроизводству, он самостоятельно разрабатывает такую форму.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию (пп.59-61 Инструкции по делопроизводству). Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями и должностными лицами. То есть при необходимости (определяемой самостоятельно нанимателем) перед утверждением проект формы расчетного листка может быть согласован с заинтересованными должностными лицами и подразделениями (например, с отделом кадров, с юридической службой и т. п.).

Шаг 3. Утверждение формы расчетного листка и при необходимости назначение лица, ответственного за выдачу расчетных листков

Единая форма расчетного листка не установлена. В связи с этим в зависимости от применяемых у данного нанимателя формы и системы оплаты труда (сдельная, повременная, комиссионная и т. п.), разновидностей стимулирующих и компенсирующих выплат (надбавок, доплат, премий), иных выплат и в соответствии с частью второй ст.80 ТК им утверждается своя форма расчетного листка.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (п.52 Инструкции по делопроизводству).

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дата;

• регистрационный индекс;

• подпись (п.18 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать.

Приказ об утверждении формы расчетного листка и самой формы расчетного листка (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

28.10.2015 № 35

г. Минск

Об утверждении унифицированной формы расчетного листка

В соответствии со ст.80 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить унифицированную форму расчетного листка и ввести ее в действие с 01.11.2015.

2. Включить унифицированную форму расчетного листка в табель унифицированных форм документов ООО «Версаль».

Шаг 4. Включение унифицированной формы расчетного листка в табель унифицированных форм

Унифицированные формы документов включаются в Табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель) (п.17 Инструкции по делопроизводству).

Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой документационного обеспечения управления.

Он разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач по форме согласно приложению 1 к Инструкции по делопроизводству. Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Шаг 5. При необходимости включение расчетного листка в график документооборота

Шаг 6. Своевременная выдача расчетного листка работнику и при необходимости фиксация (подтверждение) факта такой выдачи

Расчетный лист ежемесячно выдается каждому работнику при выплате заработной платы. Выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже двух раз в месяц (ст.73 ТК).

Для отдельных категорий работников законодательством могут быть определены другие сроки выплаты заработной платы. Выдача расчетных листков работникам должна производиться до момента полной выплаты заработной платы, установленного локальным нормативным правовым актом, действующим в организации.

Заметим, что наниматель не обязан выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных.

В расчетном листке лишь констатируются произведенные нанимателем в отношении работника начисления по заработной плате. Требование ТК об издании нанимателем в отношении каждого работника письменного расчета направлено на защиту права работника на получение им своевременной и в полном объеме заработной платы (п.4 ст.55 ТК).

Каким образом наниматель может доказать то, что расчетные листки он выдавал, рассмотрим ниже.

Вариант 1. Один экземпляр листка остается у нанимателя (например, в данном экземпляре проставляется подпись работника и указывается дата получения листка). Однако в таком случае придется печатать расчетные листки в двух экземплярах, ведь работник должен получить этот отчет о его зарплате, а на все это уйдет немало бумаги и времени.

Вариант 2. Составляется список работников, в котором они при выдаче зарплаты ставят подпись о том, что получили расчетный листок. Вариант неудобен в случае, когда зарплата перечисляется на личные счета (карт-счета).

Вариант 3. Ведется специальный журнал учета и регистрации расчетных листков. Выдача листков осуществляется под подпись.

Вариант 4. Можно обратиться к современным технологиям и направлять работникам расчетные листки иными способами, к примеру, по электронной почте. Существуют компании, предлагающие специальные программы, позволяющие организовать электронный документооборот с работниками.

При использовании последнего варианта (то есть выдачи расчетных листков в электронном виде) принято уделять внимание порядку определения электронных адресов работников, на которые отправляются расчетные листки. Например, если в организации у каждого работника есть корпоративная электронная почта, расчетные листки целесообразно высылать на эти адреса. В ином случае есть смысл получить от каждого работника письменное заявление на имя руководителя организации (иного уполномоченного лица) о том, на какой электронный адрес нужно направлять расчетные листки.

Шаг 7. При необходимости изменение (корректировка) формы расчетного листка

Изменение формы расчетного листка производится в том же порядке, что и ее принятие (утверждение).

Приказ об утверждении формы расчетного листка (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

01.12.2015 № 36

г. Минск

О внесении дополнений в унифицированную форму расчетного листка

В связи с утверждением 01.12.2015 положения об оплате труда и введением новой составной части заработной платы - повышение тарифной ставки до 300 %.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Ввести в унифицированную форму «Расчетный листок» дополнительную графу «Повышение тарифной ставки до 300 %».

Форма расчетного листка с учетом дополнительной графы прилагается.

Справочно Дополнительно по данной теме см. материал «Расчетный листок: особенности оформления и выдачи в отдельных ситуациях».

11.12.2015

Владимир Самосейко, юрист