Алгоритм ведения воинского учета в коммерческой организации

Шаг 1. Назначение лица, ответственного за организацию и ведение воинского учета

Руководство военно-учетной работой в организации возлагается на ее руководителя, который несет персональную ответственность за воинский учет в соответствии с законодательством (п.72 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662, далее - Положение).

Руководитель организации может возлагать обязанности по ведению воинского учета на работника (работников) организации. При этом военно-учетная работа организуется, как правило, в порядке, установленном в пп.61-63 Положения.

В коммерческих организациях, осуществляющих воинский учет своих работников, определяется должностное лицо, ответственное за ведение воинского учета. При необходимости может создаваться структурное подразделение, основной задачей которого будет ведение воинского учета в организации.

Справочно См. приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных в организации.

Наниматель в уведомительном порядке направляет в военкомат копию приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных.

Ксерокопия либо выписка из такого приказа хранится вместе с документами воинского учета.

Обратите внимание! Если в организации отсутствует должностное лицо, на которое надлежащим образом возложены обязанности по воинскому учету, то всю полноту ответственности (в том числе административную) за организацию и ведение воинского учета несет руководитель организации.

Нормативы численности работников организаций, осуществляющих воинский учет, в зависимости от количества граждан, состоящих на воинском учете в организации:

• от 500 до 2 500 граждан - один работник;

• от 2 500 до 5 000 граждан - два работника;

• от 5 000 до 8 000 граждан - три работника;

• на каждые последующие 3 000 граждан - по одному работнику.

При наличии на воинском учете в местных органах власти, ведущих воинский учет, организациях менее 500 граждан работа по воинскому учету и бронированию военнообязанных, работающих в организациях, на период мобилизации и на военное время (далее - бронирование военнообязанных) может возлагаться в порядке, установленном законодательством о труде, на одного из работников местного органа власти, ведущего воинский учет, организации (подп.7.3 п.7 Положения).

Возложение обязанностей (назначение ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных) осуществляется с учетом специфики трудовой деятельности и загруженности работника. Как правило, обязанности по военно-учетной работе возлагаются на работника отдела кадров, однако нередки случаи, когда данную работу выполняют работники бухгалтерии, юридической службы, службы охраны и др.

Персональный состав подразделения, созданного для ведения воинского учета, и его задачи или должностные обязанности работника, ответственного за воинский учет, определяются в приказе руководителя организации.

Следует отметить, что Положение определяет общий порядок воинского учета для соответствующих ведомств, органов и организаций. Коммерческим организациям применять их нормы следует с учетом требований трудового законодательства, устоявшихся способов и процедур регулирования трудовых правоотношений. Так, по сложившейся практике задачи структурного подразделения определяются в положении о структурном подразделении, должностные обязанности работников закрепляются в должностных инструкциях, трудовых договорах.

На практике дополнительные должностные обязанности по военно-учетной работе по сложившимся требованиям военного ведомства оформляются следующим образом:

Если в организации работает более 500 работников, подлежащих воинскому учету, то может вводиться должность «Инспектор по учету и бронированию военнообязанных», которая предусмотрена выпуском 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159. Квалификационные требования по данной должности - среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Обязанности должностных лиц, ответственных за военно-учетную работу, определены частью первой ст.9 Закона Республики Беларусь от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе», пп.66-68 Положения.

Обратите внимание! Организации осуществляют воинский учет только своих основных работников, за исключением учреждений образования. Лица, выполняющие работы, оказывающие услуги в организации по гражданско-правовым договорам, совместители, лица, проходящие производственную (преддипломную и т. п.) практику, без заключения трудового договора, воинскому учету в данной организации не подлежат.

В основные функции должностных лиц, ответственных за воинский учет и бронирование военнообязанных в коммерческой организации, входят:

• постановка на учет, снятие с учета, ведение картотеки призывников и военнообязанных (военно-учетная работа);

• бронирование военнообязанных;

• оформление и сдача требуемой отчетности;

• своевременное представление требуемой информации в военкоматы;

• обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности (оповещение работников о вызовах в военкомат, создание условий для своевременной явки работников, проведение разъяснительной работы).

Работник по воинскому учету отвечает за непосредственную организацию и ведение воинского учета в организации, ведущей воинский учет, несет персональную ответственность за воинский учет в соответствии с законодательством.

На период временного отсутствия работника по воинскому учету (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т. п.) документы, необходимые для ведения воинского учета, проверяются и по акту передаются должностному лицу, замещающему этого работника.

Справочно См. пример акта приема-передачи документов по воинскому учету и бронированию военнообязанных.

Шаг 2. Обеспечение нанимателем надлежащих условий для ведения воинского учета

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов воинского учета, к которым имеют доступ только он и работники по воинскому учету (часть вторая п.74 Положения).

Для организации военно-учетной работы руководитель обеспечивает лиц, на которых возложено ведение воинского учета, специально оборудованным помещением, железными шкафами, необходимыми для сохранности документов. Кроме того, наниматель обеспечивает данных работников всеми необходимыми материалами и оборудованием (средствами связи, канцелярскими товарами, при возможности - ПК, принтером и т. п.).

С целью повышения уровня квалификации работников, ответственных за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных:

• военные комиссариаты проводят инструктивно-методические занятия;

• наниматели направляют работников на обучение для освоения программ дополнительного образования взрослых;

• наниматели приобретают нормативно-аналитическую литературу, электронные базы по данному направлению работы.

Шаг 3. Обеспечение лицом, ответственным за воинский учет, наличия перечня необходимой документации, связанной с ведением военно-учетной работы

В каждой организации (с ее образованием и перед началом очередного календарного года) разрабатываются (ведутся):

1) план работы по ведению воинского учета и бронированию военнообязанных (по решению нанимателя)

Данный план согласовывается с военным комиссаром района, его утверждает руководитель организации.

План составляется с учетом специфики деятельности организации.

Справочно См. пример плана работы по ведению воинского учета и бронированию военнообязанных.

В плане по мере исполнения ответственным лицом делаются отметки о выполнении мероприятий;

2) картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организации.

В организациях ведется персонально-первичный воинский учет граждан по личным карточкам.

Обратите внимание! Не стоит путать форму личной карточки граждан, состоящих на воинском учете, утвержденную постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27.01.2020 № 5 (далее - постановление № 5), и личную карточку работника, являющуюся документом первичного кадрового учета, форму которой утверждает наниматель самостоятельно.

Справочно См. пример заполнения личной карточки (для ведения воинского учета).

Документами, на основании которых ведется воинский учет граждан, являются:

• для призывников - паспорт, удостоверение призывника;

• для военнообязанных - паспорт, военный билет (п.65 Положения).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2021 г. в абз.2 и 3 п.65 Положения слово «паспорт» заменено словами «документ, удостоверяющий личность» постановлением Совмина от 27.08.2021 № 490.

Во всех графах личной карточки делаются четкие и полные записи на основании паспорта, военного билета, документа об образовании и других документов, необходимых для ее заполнения. Все изменения в данных о военнообязанном (образование, семейное положение, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке. После заполнения всех граф личной карточки лицо, ответственное за воинский учет, подписывает ее и проставляет дату заполнения.

Личные карточки на принятых на работу граждан, состоящих на воинском учете, помещаются в соответствующие разделы картотеки:

• раздел I - личные карточки на офицеров запаса;

• раздел II - личные карточки на прапорщиков (мичманов), сержантов (старшин) и солдат (матросов) (далее - прапорщики, сержанты и солдаты) запаса;

• раздел III - личные карточки на призывников.

Справочно Воинский учет призывников в организациях аналогичен воинскому учету военнообязанных, соответственно, для ведения личных карточек воинского учета призывников может использоваться личная карточка воинского учета военнообязанного с проставлением отметки «призывник».

Личные карточки на военнообязанных запаса женского пола размещаются в конце каждого раздела по алфавиту.

Картотека личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, формируется по алфавиту от буквы «А» до буквы «Я». Картотеку удобно размещать по разделам в папках-регистраторах (специальных коробках с просматриваемым верхом личной карточки), разделив карточки плотными либо цветными листами бумаги с указанием алфавитной буквы.

В крупных организациях картотека может формироваться по структурным подразделениям (цехам, производствам) с разбивкой по указанным выше разделам.

В личных карточках граждан, достигших предельного возраста состояния в запасе, или граждан, признанных негодными к военной службе по состоянию здоровья с исключением с воинского учета, делается запись: «Исключен с воинского учета по возрасту» или «Исключен с воинского учета по состоянию здоровья».

Отметка об исключении с воинского учета проставляется на основании записи, которую сделал работник военного комиссариата в разделе «Отметки об освобождении от воинской обязанности» военного билета гражданина. Личные карточки на указанных граждан изымаются из картотеки военнообязанных.

При увольнении с работы граждан, состоящих на воинском учете, их личные карточки из картотеки изымаются и хранятся в архиве организации до истечения срока их хранения.

Личные карточки на военнообязанных и другие документы воинского учета должны храниться в опечатываемых хранилищах (железных шкафах), к которым имеют доступ только руководитель организации и лица, ответственные за ведение воинского учета;

3) приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;

4) расписки в приеме от гражданина личного документа воинского учета согласно приложению 8 к постановлению № 5.

Справочно См. пример расписки в приеме документов воинского учета.

Формат расписки 145×210 мм. Расписка выдается в военно-учетном органе, в который сдан документ воинского учета офицера, прапорщика, сержанта или солдата запаса;

5) журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных.

Данный журнал ведется организацией независимо от формы собственности. Журнал может быть изготовлен типографским способом или написан от руки; листы журнала нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью должностного лица с проставлением печати организации. В журнале отражаются результаты проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, состоящих на воинском учете;

6) справочная информация по воинскому учету и бронированию военнообязанных.

В организации могут оформляться:

• информационные стенды по воинскому учету и бронированию военнообязанных;

• информационные уголки по воинскому учету и бронированию военнообязанных с необходимой документацией и местом для ознакомления с актуальной информацией;

• информационные папки по воинскому учету и бронированию военнообязанных с необходимой документацией.

Справочная информация, как правило, находится в местах для всеобщего доступа;

7) служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета.

Служебное делопроизводство по ведению воинского учета в организации может одновременно отражаться:

• в номенклатуре дел организации;

• в номенклатуре дел структурного подразделения, ведущего военно-учетную работу.

При наличии в делопроизводственном году значительного объема документации и при необходимости в отдельные дела может формироваться документация по тематике, например: переписка по вопросам военного учета и бронирования военнослужащих, отчеты и сведения, нормативно-методические материалы, планы работ и материалы по их выполнению, копии (выписки из) приказов, акты приема-передачи и т. п.;

8) другие документы по ведению воинского учета.

С целью облегчения и упорядочения военно-учетной работы в организации документальный учет может быть дополнен электронным. Разрабатываются отдельные специальные программы либо дополняется существующий электронный кадровый учет разделом «Воинский учет». Автоматизация позволяет оперативно формировать и выводить на печать личные карточки на граждан, состоящих на воинском учете, отчеты, сведения по заданным параметрам, списки военнообязанных и призывников; своевременно отслеживать изменения в учетных данных, формировать списки военнообязанных, подлежащих снятию с учета в текущем периоде, и т. п.

Шаг 4. Обеспечение хранения документов по воинскому учету

Для обеспечения военно-учетной работы выделяются специально оборудованные помещения для работников по воинскому учету, опечатываемые хранилища (железные шкафы) для хранения документов воинского учета, а также выделяются другие необходимые материальные средства. К данным помещениям, хранилищам имеют доступ только руководитель и работники по воинскому учету (п.70 Положения).

Шаг 5. Контроль за ведением воинского учета

Контроль за ведением воинского учета осуществляется с целью обеспечения полноты и достоверности данного учета.

Контроль за ведением воинского учета в организациях бывает:

• внешним (проверка военным комиссариатом, местными исполнительными и распорядительными органами);

• внутренним (проверка должностными лицами самой организации или вышестоящей организации).

Общее руководство организацией и ведением воинского учета, контроль за его состоянием в военных комиссариатах (обособленных подразделениях), местных органах власти, ведущих воинский учет, организациях возлагается на Министерство обороны (п.10 Положения).

Контроль за ведением воинского учета в организациях возлагается на военные комиссариаты (обособленные подразделения), местные органы власти, ведущие воинский учет (п.78 Положения).

При проверке состояния воинского учета устанавливаются:

• наличие предусмотренных документов воинского учета, правильность их оформления и ведения;

• правильность построения учетной картотеки военнообязанных и формирования картотек;

• полнота и достоверность записей в документах воинского учета;

• правильность составления и своевременность представления сведений воинского учета и установленной отчетности, соответствие отчетных показателей данным воинского учета;

• правильность учета, хранения документов воинского учета и сдачи их в архив;

• наличие и правильность учета бланков строгой отчетности, а также порядок их использования и хранения;

• знание и выполнение должностными лицами (в части, их касающейся) требований законодательства, в которых регламентируется организация воинского учета.

При проверке военкоматом также учитывается выполнение оценочных показателей ведения воинского учета военнообязанных в организации.

Примерный перечень вопросов воинского учета в организации, проверяемых военкоматом

1. Наличие документов о назначении (возложении обязанностей) работника, осуществляющего ведение воинского учета военнообязанных (номер, дата приказа).

2. Наличие руководящих документов по ведению воинского учета и бронированию военнообязанных:

3. Наличие должностных обязанностей работника (инструкции) по ведению воинского учета.

4. Наличие согласованного с военным комиссариатом плана работы по ведению воинского учета, своевременность выполнения мероприятий, отметки об их выполнении.

5. Наличие журнала проверок состояния в/у и бронирования в/о и записей проверок.

6. Построение картотеки личных карточек, порядок ее хранения.

7. Наличие на карточках отметки о проведении сверки с военным комиссариатом (дата, подпись). Проведение ежегодной сверки личных карточек военнообязанных с записями в военных билетах, представление данных карточек по требованию для сверки с учетными данными военного комиссариата.

8. Своевременность представления списков о принятых и уволенных военнообязанных и призывниках.

9. Внесение изменений, касающихся семейного положения, состава семьи, образования, должности и места жительства граждан, своевременное письменное сообщение о них в военный комиссариат.

10. При приеме военнообязанных на работу проверка работником, осуществляющим ведение воинского учета военнообязанных, наличия и подлинности военных билетов, соответствие сделанных в них записей паспортным данным, а также наличие фотографических карточек и их идентичность владельцам военных билетов.

11. Направление граждан, подлежащих приему на воинский учет, в соответствующий орган, в котором ведется воинский учет, по месту жительства.

12. Организация оповещения граждан о вызовах в военный комиссариат.

13. Обеспечение гражданам возможности своевременной явки по вызовам (повесткам) в военный комиссариат.

14. Представление по запросам военного комиссара сведений о численности работников организации, в том числе забронированных за организацией на период мобилизации и военного времени.

15. Наличие актов на передачу документов по воинскому учету и бронированию при временном убытии работника, ответственного за воинский учет.

16. Порядок ведения служебного делопроизводства по воинскому учету.

17. Выделение для работников, осуществляющих ведение военнообязанных, специально оборудованных помещений и железных шкафов, необходимых для сохранности документов воинского учета. Обеспечение их средствами вычислительной техники и связи.

18. Организация контроля за работой работника, осуществляющего ведение воинского учета военнообязанных и призывников, со стороны руководителя организации.

Примерный перечень документации, проверяемой военкоматом

1. Приказ руководителя об организации ведения воинского учета военнообязанных.

2. Функциональные обязанности работника, ответственного за ведение воинского учета военнообязанных (либо иной документ, утвержденный в организации).

3. Акт/приказ (при временном убытии работника) на передачу документов, необходимых для ведения воинского учета военнообязанных, в том числе личных карточек.

4. План работы по ведению воинского учета военнообязанных на текущий год: полнота и правильность составления, согласование с военным комиссаром, утверждение руководителем, наличие отметок о выполнении указанных в нем мероприятий.

5. Справочная информация по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, информационные стенды.

6. Служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета военнообязанных в организации.

7. Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных.

8. Расписка в приеме документов воинского учета: наличие и ведение.

9. Картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организации: порядок построения.

10. Личные карточки военнообязанных: порядок ведения, наличие расхождений имеющихся в них сведений с фактическими данными граждан, с документами воинского учета военного комиссариата.

11. Иная документация по ведению воинского учета в организации.

Ответственность за нарушение ведения воинского учета

Если в коммерческой организации не ведется или ведется не надлежащим образом воинский учет, то соответствующие должностные лица коммерческой организации могут нести административную ответственность.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. действует КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Следует руководствоваться ст.26.2 и 26.3 нового Кодекса.

За неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей лицом, осуществляющим воинский учет в коммерческой организации, может налагаться дисциплинарная ответственность.

17.08.2020

Ольга Гасюкевич, юрист

По этой теме также см.:

Воинский учет в коммерческой организации: формы документов.