Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Перечень мероприятий по внедрению автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ, система), порядок их реализации и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, следует закрепить в локальных правовых актах организации.

Шаг 1. Предпроектное обследование

Перед началом работ по разработке и внедрению АС ДОУ проводится предпроектное обследование для получения общей информации об организации, в том числе о состоянии работы с документами. На данном этапе определяются цели внедрения, общие ключевые требования к АС ДОУ, границы и сложность проекта, формируется рабочая группа и др., осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана АС ДОУ. При этом также следует учитывать, будет ли система электронного документооборота организации интегрироваться с системой межведомственного документооборота.

Справочно Системы электронного документооборота, интегрированные с системой межведомственного документооборота, см. здесь.

Обследование может быть выполнено силами работников службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) либо работники службы ДОУ могут привлекаться как эксперты.

Анализ ИТ-инфраструктуры и используемых учетных систем, а также анализ характеристик оборудования на соответствие поставленным целям выполняется работниками ИТ-подразделений.

В результате проведения предпроектного обследования выделяются подразделения, с которых начнется внедрение системы в организации. Дальнейшие шаги могут выполняться в каждом подразделении (или филиале) отдельно либо параллельно с другими подразделениями (филиалами) в зависимости от потребностей и особенностей организации.

Результаты обследования фиксируются в отчете об обследовании, который содержит всю информацию об организации работы с документами, полученную в процессе анкетирования и интервьюирования работников.

Для проведения предпроектного обследования руководителем организации может издаваться приказ.

Справочно Приказ о проведении информационного обследования по внедрению автоматизированной системы документационного обеспечения управления в организации (пример) см. здесь.

Шаг 2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ

В состав рабочей группы должны включаться работники службы ДОУ организации, которые часто выступают координаторами проекта внедрения. Работники службы ДОУ также могут привлекаться в качестве предметных экспертов, консультантов. Если работы по внедрению АС ДОУ выполняются третьими лицами, то в состав рабочей группы могут включаться специалисты соответствующей организации.

В приказе о создании рабочей группы указываются ответственные лица, которые должны:

• выбрать систему для внедрения либо платформу для разработки системы;

• определить, каким образом будет внедряться система (собственными силами либо с привлечением сторонних организаций);

• определить масштаб внедрения, планируемый бюджет и план работ.

План работ утверждается руководителем организации (для этого может составляться отдельный приказ либо утверждаться план-график как самостоятельный документ).

При разработке плана-графика необходимо провести согласование этапов и сроков внедрения со всеми заинтересованными лицами.

Справочно Приказ о создании рабочей группы по внедрению автоматизированной системы документационного обеспечения управления в организации (пример) см. здесь.

Шаг 3. Подготовка проектной документации

При подготовке проектной документации рекомендуется:

1) согласовать и зафиксировать четкие требования к результатам внедрения АС ДОУ;

2) задокументировать возможные риски проекта и их возможное влияние на результаты внедрения АС ДОУ;

3) создать список ограничений проекта (что не будет выполняться в ходе реализации проекта и не будет являться результатом проекта) и согласовать его с руководством организации.

При подготовке проектной документации следует соблюдать требования к работе с документами в электронном виде, закрепленные в:

• Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19;

• Правилах работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, в части работы с документами в электронном виде (глава 18, пп.44, 53, 63, 91, 141).

Шаг 4. Разработка (настройка) системы

При выборе АС ДОУ для внедрения рекомендуется рассматривать следующие параметры:

• наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и др.);

• наличие необходимых карточек документов;

• сложность и стоимость доработки системы;

• максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;

• максимальное количество подключенных к системе пользователей;

• стоимость лицензий программного обеспечения;

• сложность и стоимость администрирования системы, технической поддержки;

• возможность, сложность и стоимость обновления версий;

• возможность работы для удаленных пользователей (при необходимости);

• надежность поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и др.) и т. д.

Шаг 5. Издание приказов о переходе на новую систему

Приказ о вводе системы в опытную эксплуатацию должен содержать следующие сведения:

• сроки проведения опытной эксплуатации;

• перечень подразделений (рабочих мест);

• сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;

• ответственные за проведение опытной эксплуатации в подразделениях и другие сведения, необходимые для начала опытной эксплуатации системы.

Результатом опытной эксплуатации системы служит перечень предложений (рекомендаций) по переходу на АС ДОУ, а также возникших проблем и затруднений. Предложения (рекомендации) могут быть оформлены в виде внутреннего документа (например, докладной записки, отчета и др.).

После устранения всех разногласий и затруднений АС ДОУ принимается в промышленную эксплуатацию, о чем издается отдельный приказ, в котором должны быть указаны:

• состав функций АС ДОУ или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;

• список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу АС ДОУ;

• порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);

• порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования АС ДОУ.

После окончания работ по вводу АС ДОУ в промышленную эксплуатацию необходимо внести изменения в локальные нормативные акты организации (должностные инструкции, положения, регламентирующие работу с документами, и т. д.), отражающие изменения, связанные с использованием АС ДОУ в организации.

Шаг 6. Обучение работе с системой

Обучение работников организации может осуществляться в следующем порядке:

1) проведение ознакомительного курса обучения для всех пользователей системы. На данном курсе пользователи знакомятся с основными функциями и возможностями АС ДОУ;

2) по результатам ознакомительного обучения пользователи могут разбиваться на группы в соответствии с их функциональными обязанностями и уровнем знаний. В этом случае обучение проводится в каждой группе отдельно.

Шаг 7. Утверждение списка пользователей и определение администратора системы

В распорядительный документ, регламентирующий ввод системы в промышленную эксплуатацию, должны быть включены список пользователей АС ДОУ и график их обучения. График обучения может оформляться самостоятельным приказом руководителя организации, регламентирующим процесс обучения пользователей в организации.

Справочно Дополнительно см.: • приказ о вводе автоматизированной системы документационного обеспечения управления в опытную эксплуатацию (пример); • приказ о вводе автоматизированной системы документационного обеспечения управления промышленную эксплуатацию (пример).

09.04.2019

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота