АЛГОРИТМ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ, ДОПОЛНЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

Правовое регулирование:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК);

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. следует руководствоваться Инструкцией с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2018 № 73.

Шаг 1. Обнаружение ошибки или обстоятельств, требующих изменения, дополнения или исправления записи в трудовой книжке

В процессе ведения трудовой книжки на практике нередко возникает необходимость в корректировке (изменении, дополнении или исправлении) внесенных в нее записей. Схематично действия нанимателя на данном шаге представлены ниже.

В материале рассмотрен первый вариант действий нанимателя, а именно: изменение, дополнение или исправление записей в трудовой книжке.

Справочно Под изменением в данном случае понимается корректировка сведений о фамилии, собственном имени, отчестве (если оно имеется), наименовании нанимателя, профессии (должности) и т.п. в случаях, когда они первоначально были внесены правильно, но в процессе трудовой деятельности они изменились (например, работница вышла замуж и взяла фамилию мужа, в Единый квалификационный справочник должностей служащих были внесены изменения и наименование должности стало другим, наниматель был реорганизован и изменил свое наименование и т.п.). Под дополнением понимается корректировка сведений посредством внесения новых, которые не изменяют прежние, но дополняют их. Как правило, это касается сведений об образовании, профессии и квалификации. Исправление имеет место в случаях, когда первоначальные сведения были внесены неправильно или неточно, за исключением сведений о работнике (на титульном листе трудовой книжки). Например, неправильно указано наименование нанимателя, наименование должности работника или структурного подразделения, в которое принят работник, и др.

Шаг 2. Определение способа корректировки сведений в трудовой книжке и нанимателя (иного лица), имеющего право внести соответствующую корректировку

Ошибки и обстоятельства, требующие изменения, дополнения или исправления записи в трудовой книжке, могут быть обнаружены:

• при приеме трудовой книжки от работника (при приеме его на работу);

• в процессе ведения трудовой книжки самим нанимателем, проверяющими органами или работником (при ознакомлении его с записями, внесенными в трудовую книжку под подпись).

Поэтому следующим шагом будет определение лица, уполномоченного изменять, дополнять или исправлять записи в трудовой книжке.

Лица, правомочные на указанные действия согласно Инструкции, приведены в таблице 1.

Шаг 3. Корректировка сведений в трудовой книжке

Общие правила при корректировке сведений в трудовой книжке.

Шаг 3.1. Исправление сведений в разделе «Сведения о работнике»

Ситуация 3.1.1 Исправление и (или) дополнение сведений, внесенных в раздел «Сведения о работнике» трудовой книжки.

Порядок изменения и дополнения сведений, внесенных в раздел «Сведения о работнике», при отсутствии при первоначальном его заполнении ошибок, приведен в таблице 2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Обратите внимание! В Инструкции не сказано, в течение какого срока необходимо внести соответствующие изменения и дополнения. Не понятно также, применима ли в такой ситуации аналогия с п.8 Инструкции, согласно которому лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку (в данном случае - получения документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение).

Памятка при внесении изменений в раздел «Сведения о работнике»

Помимо требований, перечисленных в таблице 2, необходимо соблюдать общие требования по внесению сведений в данный раздел (таблица 3).

Обратите внимание! Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения производится на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение: документа, удостоверяющего личность, свидетельства о заключении брака, о расторжении брака и др. (часть первая п.51 Инструкции). Однако измененные данные (о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения) вносятся на основании документа, удостоверяющего личность (что согласуется с требованиями п.22 Инструкции) (часть третья п.51 Инструкции), т.е. внесение записи, например, об изменении фамилии, возможно только при наличии двух документов: свидетельства о заключении брака (или иного документа, в котором отражено изменение фамилии) и паспорта (иного документа, удостоверяющего личность).

Ситуация 3.1.2 Действия нанимателя, если в разделе «Сведения о работнике» (на титульном листе) трудовой книжки допущены ошибки.

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей на титульном листе. Официального ответа на него в Инструкции нет.

Инструкцией предусмотрено исправление ошибочных записей, внесенных в другие разделы трудовой книжки (посвященные сведениям о работе, награждениях и поощрениях и т.п.).

Это позволяет сделать вывод, что неверные (ошибочные) записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый. Это косвенно подтверждается, в частности, п.81 Инструкции, в котором упоминается учет испорченных бланков трудовых книжек.

Согласно данному пункту Инструкции учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожение ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Справочно Использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (часть вторая подп.3.1 п.3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты»). В настоящее время порядок учета бланков строгой отчетности изложен в Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196). В отличие от ранее действовавшего законодательства Инструкция не предусматривает специального порядка активирования того, что бланк трудовой книжки испорчен, и не содержит формы соответствующего акта.

Обратите внимание! Допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а начать заполнение нового бланка, а испорченный бланк учесть согласно Инструкции № 196.

Ситуация (в Инструкции не разрешена) Если трудовая книжка была оформлена, в дальнейшем в нее были внесены многочисленные записи несколькими нанимателями, то как поступить при обнаружении совершенной много лет назад ошибки на титульном листе трудовой книжки?

Возможный способ решения проблемы. Поскольку порядок исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки не установлен, можно посоветовать кадровикам-практикам поступать так, как поступают в ситуации, когда требуется изменить запись о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника - одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и внести новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о заключении брака и т.п.) с указанием их серии, номера и даты должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки и заверены подписью нанимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью. Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», а тем более замазывать.

Шаг 3.2. Исправление и (или) дополнение сведений, внесенных в раздел «Сведения о работе»

Ситуация 3.2.1 Исправление и (или) дополнение сведений, изначально внесенных правильно в трудовую книжку.

1. Изменение фирменного наименования организации, наименования структурного подразделения организации либо изменение сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем.

При изменении фирменного наименования организации, в т.ч. при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись (п.57 Инструкции). В графе 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены. В п.57 Инструкции прямо не указано, надо ли заполнять графы 1 и 2.

Обратите внимание! Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя (часть вторая п.12 Инструкции), т.е. если запись о наименовании нанимателя не нумеруется, то, следовательно, записи о ее изменении также нумеровать не нужно.

В данном случае не совсем понятно, как поступить с записью об изменении наименования структурного подразделения. Учитывая, что такая запись (об изменении наименования структурного подразделения) помещена вместе с записями об изменении наименования нанимателя, можно предположить, что такая запись также не нумеруется.

Нужно ли заполнять графу 2, в Инструкции не сказано. Заметим, что аналогия с п.56 Инструкции в данном случае невозможна, так как в п.56 речь идет об исправлении, дополнении ранее внесенной записи (ошибочной записи), а в п.57 об изменении ранее внесенной правильной (неошибочной) записи. С учетом того что запись о наименовании нанимателя изначально не сопровождается записью в графе 2 о дате ее внесения, полагаем логичным при внесении записей, предусмотренных п.57 Инструкции, также не заполнять графу 2.

Обратите внимание! На практике при реорганизации нередко вносится запись о продолжении трудовых отношений при реорганизации (см. пример ниже). Инструкция не требует внесения таких сведений в трудовую книжку.

Пример В связи с преобразованием общества с ограниченной ответственностью «Версаль» состоит в трудовых отношениях с закрытым акционерным обществом «Версаль» с сохранением занимаемой должности юрисконсульта (статья 36 Трудового кодекса Республики Беларусь).

2. Изменение наименований профессий или должностей.

На основании приказа (распоряжения) нанимателя в трудовые книжки работников вносятся изменения профессий или должностей с учетом соответствующих изменений наименований профессий или должностей, вносимых в штатное расписание согласно Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих и Единому квалификационному справочнику должностей служащих (п.58 Инструкции).

Обратите внимание! Изменение в соответствии с законодательством наименований профессий или должностей не является переводом (часть первая ст.30 ТК) (в данном случае изменение наименований профессий или должностей в определенной степени пересекается с обязанностью сторон трудового договора по приведению его условию в соответствии с требованиями законодательства (часть четвертая ст.19 ТК)).

В остальных случаях изменение наименования должности может быть следствием перевода или изменения условия трудового договора (на практике, чаще всего рассматривают как изменение существенных условий труда).

3. Признание записи о незаконном переводе на другую работу или увольнении недействительной, а также указание записи о восстановлении на прежней работе, на прежнем рабочем месте либо указание нового основания увольнения работника.

Предусмотрено два варианта действий в зависимости от воли работника:

1) посредством признания записи недействительной. В случае если работник был незаконно переведен на другую работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежней работе, на прежнем рабочем месте, в трудовую книжку вносится запись о признании данной записи недействительной и указывается запись о восстановлении на прежней работе, на прежнем рабочем месте либо указывается новое основание увольнения работника (часть первая п.59 Инструкции);

2) посредством выдачи дубликата трудовой книжки. По письменному заявлению работника нанимателем, внесшим запись, признанную впоследствии недействительной, выдается дубликат трудовой книжки в порядке, предусмотренном главой 9 Инструкции, без внесения в нее этой записи (часть вторая п.59 Инструкции).

4. Запись о новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта)) и признание ранее внесенной записи о дне увольнения недействительной.

Обратите внимание! При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине нанимателя дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки (п.73 Инструкции). О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта) издается приказ (распоряжение) нанимателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной и изменяется в порядке, установленном в части первой п.56 Инструкции.

Данная норма Инструкции согласуется со ст.79 ТК, согласно которой при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

16.10.2014

Владимир Самосейко, юрист