Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА

Введение

Закупки - это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение организации в заранее установленные сроки, в необходимом объеме и по минимально возможной цене качественными ресурсами, поставляемыми надежными поставщиками, и способствующих повышению конкурентоспособности организации.

Процесс закупки представляет собой цепочку взаимосвязанных действий. Начинается он с составления заявок, а заканчивается поступлением товаров требуемого качества в нужном количестве в заданные сроки.

В свою очередь, планирование деятельности по закупке начинается с выбора поставщиков. От данного выбора во многом зависит качество производимой продукции и успех организации.

В целом решение данной задачи включает 3 этапа:

• выявление потенциальных поставщиков;

• сбор информации о потенциальных поставщиках;

• сравнительная оценка и ранжирование потенциальных поставщиков.

Наиболее распространенными и эффективными являются следующие способы выявления и сбора информации о потенциальных поставщиках:

• конкурсные торги (тендеры);

• письменные переговоры между поставщиком и потребителем;

• выставки и ярмарки.

Оценка и ранжирование потенциальных поставщиков осуществляются с применением различных методов, наиболее действенными из которых являются:

• метод расчета рейтинга поставщиков;

• метод оценки затрат по пути от поставщика товара до его поступления в организацию, включая затраты на покупку, доставку, а в ряде случаев - хранение и финансирование.

Определение рейтинга поставщика

Определение рейтинга поставщика предусматривает выполнение следующего алгоритма.

Следует отметить, что вес критерия свидетельствует о значимости того или иного показателя (фактора) в организации. Так, наиболее значимому для организации критерию должно быть присвоено максимальное весовое значение. Сумма весовых значений по выбранному перечню критериев должна быть равна единице.

Обычно отечественные специалисты ставят во главу угла цену продукции или услуг. Однако с точки зрения большинства зарубежных специалистов по снабжению и логистике это нецелесообразно. Цена - это то, о чем всегда можно договориться, и она не должна быть главным критерием при отборе поставщиков. Так, например, высокие цены поставщиков предполагают, как правило, самую качественную продукцию и на выгодных условиях (за исключением цены), включая доставку, высокий уровень гарантийного и послегарантийного обслуживания, условия дальнейшего сотрудничества и т.д. И наоборот, если цена поставщика значительно ниже средней, это часто может являться предупреждением того, чтобы не выбирать этого поставщика. Как следует из опыта, отечественные организации не всегда придерживаются этого принципа. Из-за нехватки свободных денежных средств многие организации вынуждены при выборе поставщика руководствоваться, прежде всего, ценой продукции поставщика.

С другой стороны, когда организация-потребитель часто сталкивается с проблемой отсутствия требуемой суммы денежных средств, необходимой для закупки запрашиваемого количества продукции, величина цены практически не имеет значения, так как «нечем платить». В данной ситуации на первое место выходят условия платежа, а именно длительность предоставляемой рассрочки платежа.

Для производственных организаций, имеющих недостаточную площадь складских помещений для размещения сырьевых запасов, важнейшими критериями будут являться или надежность поставки (обслуживания), или удаленность поставщика.

На перерабатывающих организациях агропромышленного комплекса (сахарных, крахмальных заводах и т.п.), овощных базах запасы необходимо формировать в сезон проведения уборочных работ соответствующих сельскохозяйственных культур в объемах, позволяющих обеспечить выполнение прогнозной годовой производственной программы. Подобная практика осуществления закупок является скорее исключением из правил, так как вызвана объективной необходимостью закупки сельскохозяйственного сырья наивысшего качества по минимальным ценам. Для подобных обстоятельств основными критериями должны являться цена продукции, а также величина предоставляемой оптовой скидки.

Качество продукции, представляющее собой совокупность свойств продукции, обусловливающих ее пригодность удовлетворять определенные потребности в соответствии с назначением, несомненно, выступает важнейшим критерием. При этом поставляемая продукция должна обладать не только необходимыми свойствами, но также отличаться стабильностью (неизменностью) соответствующих качественных показателей в течение всего периода осуществления поставок. В связи с этим продукция должна производиться и поставляться сертифицированными организациями.

Определение весовых значений по каждому критерию следует осуществлять опытными специалистами (экспертами).

Сравнительная оценка поставщиков по каждому из выбранных критериев

На основании собранной информации о поставщиках осуществляется их оценка обычно по 10-балльной шкале, хотя при необходимости может быть выбрана и 100-балльная шкала.

Сравнительная оценка производится опытными специалистами (экспертами).

Расчет рейтинга поставщиков

Рейтинг поставщика определяется суммированием произведений веса критерия на оценку поставщика по соответствующему критерию в разрезе всего перечня критериев.

Например, оценка поставщиков осуществляется по 4 критериям:

• цена продукции;

• качество продукции;

• надежность поставки;

• условия платежа.

Весовые значения критериев составляют соответственно 0,25; 0,25; 0,35 и 0,15.

Результаты определения рейтинга поставщиков представлены в таблице.

Сравнивая полученные результаты, определяют наилучшего партнера. Так, в нашем примере рейтинг поставщика № 1 составляет 6,40, что на 43,8 % больше по сравнению с поставщиком № 2. Таким образом, предпочтение следует отдать поставщику № 1.

Выбор поставщика методом оценки затрат

Анализ метода определения рейтинга поставщика позволяет утверждать, что, несмотря на всю его простоту, он имеет определенные недостатки.

Метод определения рейтинга поставщика во многом носит субъективный характер, так как предполагает учет мнений нескольких экспертов. Более того, оценка по большинству критериев имеет не количественный, а качественный характер. Так, например, если у потенциальных поставщиков максимальная цена отличается от минимальной на 20 %, оценки по 10-балльной шкале могут отличаться в 2 и более раз.

В связи с этим при выборе поставщика важно провести оценку затрат по пути от места отправки товара до его поступления к потребителю, тем самым более объективно оценивая поставщиков.

Для осуществления подобных расчетных работ должен быть собран следующий комплекс информации, включающий:

• фактические или прогнозные размеры спроса (потребления) по каждой позиции всей номенклатуры товарных (производственных) запасов за установленный период времени (например, квартал, год);

• платежеспособность потребителя (т.е. необходимо ответить на вопрос: имеет ли организация достаточное количество свободных денежных средств для осуществления закупок);

• цены реализации у потенциальных поставщиков по каждой позиции производственных запасов;

• карту-схему, определяющую удаленность и взаимное расположение организации-потребителя и потенциальных поставщиков;

• издержки по содержанию 1 кв.м склада за месяц, а также возможности складского помещения для размещения соответствующих наименований производственных запасов (размер площадей, наличие специальных стеллажей и т.д.);

• возможные способы доставки по каждой позиции производственных запасов, предусматривающие в т.ч. возможность доставки товара транспортом потенциальных поставщиков. При этом должен быть учтен вид транспортной маршрутизации - доставка осуществляется посредством выполнения маятниковых или кольцевых маршрутов.

Алгоритм выбора поставщика методом оценки затрат

Ситуация Представим алгоритм выбора поставщика методом оценки затрат для следующей производственной ситуации: распределительные оптовые центры «А» и «Б» являются потенциальными поставщиками листовой стали (линейными размерами 6 000х1 500х10 мм) для мелкооптовой торговой организации «П» (см. рисунок), квартальное потребление данной стали у которой составляет 40 т.

Карта-схема взаимного расположения потребителя «П» и оптовых центров «А» и «Б»

Сталь хранится на складе с допустимой нагрузкой на 1 кв.м пола - 6 т/кв.м и затратами на содержание 1 кв.м площади пола склада за месяц - 50,0 тыс.руб. Известно также, что доставка стали будет осуществляться транспортом оптовых центров «А» и «Б», цена на листовую сталь у которых составляет соответственно 9 000,0 и 8 900,0 тыс.руб. за 1 т. Тарифные ставки на оказание услуг центров «А» и «Б» составляют соответственно 3,0 тыс.руб. и 3,3 тыс.руб. за 1 км пути при использовании автотранспорта грузоподъемностью до 10 т. В свою очередь, при использовании транспортных средств большей грузоподъемности тарифные ставки составят соответственно 4,5 тыс.руб. и 5,5 тыс.руб. за 1 км пути. Требуется определить, какой из оптовых центров («А» или «Б») является более предпочтительным поставщиком листовой стали для мелкооптовой торговой организации «П».

Средняя рентабельность продаж мелкооптовой торговой организации «П» составляет 5 %. Организация нуждается в свободных денежных средствах.

Для решения поставленной задачи сравним затраты на закупку и доставку листовой стали (С) для потребителя «П» посредством привлечения услуг оптовых центров «А» и «Б» по формуле (1):

где q - размер заказа по конкретному наименованию материальных запасов (товара), шт. (т, куб.м, рулонов, бухт);

С^e_o - транспортные и связанные с ними расходы (оформление документов, погрузка, разгрузка и т.д.) на выполнение одного заказа по данному наименованию товара, тыс.руб.;

S - величина спроса (потребления) данного наименования товара за установленный промежуток времени, шт./кв. (шт./мес., шт./год);

P - цена за единицу товара, тыс.руб./шт. (тыс.руб./т и т.д.).

Однако применение формулы (1) будет давать противоположные результаты, если будет отсутствовать аргументация при определении размера заказа (q).

Так, например, принимая размер заказа на уровне 5 т, предпочтение следует отдать поставщику «А»:

C_А = P_А х S + С^e_oА х S / q = 9 000,0 х 40 + 1 200,0 х 40 / 5 = 369 600,0 тыс.руб.,

C_Б = P_Б х S + С^e_oБ х S / q = 8 900,0 х 40 + 1 980,0 х 40 / 5 = 371 840,0 тыс.руб.,

где 1 200,0 - транспортные расходы на выполнение одного заказа по доставке листовой стали из центра «А» (С^e_oА) (3,0 тыс.руб./км х 200 км х 2), тыс.руб.;

1 980,0 - транспортные расходы на выполнение одного заказа по доставке листовой стали из центра «Б» (С^e_oБ) (3,3 тыс.руб./км х 300 км х 2), тыс.руб.

Однако, если принять размер заказа на уровне 20 т, предпочтение (в отличие от первой ситуации) следует отдать поставщику «Б»:

C_А = 9 000,0 х 40 + 1 800,0 х 40 / 20 = 363 600,0 тыс.руб.,

C_Б = 8 900,0 х 40 + 3 300,0 х 40 / 20 = 362 600,0 тыс.руб.

Таким образом, применение метода оценки затрат обуславливает обязательную аргументацию размера заказываемой партии у соответствующего поставщика.

Очевидно, что размер заказываемой партии у соответствующего поставщика должен иметь оптимальную величину (q₀) и рассчитываться по формуле (2):

        _____________________

где С^e_xp - издержки на хранение единицы (одной штуки, т и т.д.) товара в течение периода времени потребления величины S, тыс.руб./(шт. х кв.) (тыс.руб./(шт. х год) и т.д.).

Коэффициент Е, который оценивает эффективность финансовых вложений за период времени потребления величины S, может варьироваться в следующих пределах:

а) минимальный размер должен составлять величину, соответствующую проценту по депозиту за период времени потребления величины S. Так, например, анализируемый период - один месяц. Следовательно, процент по депозиту за месяц при 12-процентном годовом составит 1 %. В этом случае коэффициент (Е) равен 0,01 за один месяц (1 % / 100 %);

б) максимальный размер должен определяться достигнутым уровнем рентабельности продукции; устанавливается в случае острой потребности организации в свободных денежных средствах или ее интенсивного развития. Величину коэффициента в соответствии с выбранным анализируемым периодом необходимо определять по формуле (3):

где R - достигнутый среднегодовой уровень рентабельности готовой продукции в организации, %;

n - количество установленных промежутков времени (анализируемых периодов), за которое потребляется величина S, в течение года;

N_об - количество оборотов готовой продукции (оборотных средств) в течение года.

Например, достигнутый среднегодовой уровень рентабельности продукции в организации составляет 12 %; анализируемый период - 1 месяц; количество оборотов готовой продукции (оборотных средств) в течение года - 12 оборотов. Следовательно, в данном случае коэффициент Е, в отличие от п.«а», равен 0,12 за 1 месяц. Иначе говоря, в большинстве случаев минимальная величина коэффициента Е отличается от максимальной на порядок (в 10 раз).

Рассчитаем оптимальный размер заказа листовой стали у поставщика «А».

Так как транспортные расходы на выполнение одного заказа (С^e_o), а также затраты на хранение 1 т стали (С^e_xp) зависят от размера заказа, который еще предстоит определить, необходимо в качестве первого приближения интуитивно установить размер заказа.

Примем размер заказа на уровне 5 т.

Во-первых, определим транспортные расходы на выполнение одного заказа у поставщика «А» (С^e_oА). С учетом исходной информации их размер составит 1 200,0 тыс.руб. (3,0 тыс.руб. /км х 200 км х 2).

Во-вторых, определим издержки на хранение 1 т стали в течение года (С^e_xp). С учетом линейных размеров стального листа (6 000х1 500 мм), допустимой нагрузки на 1 кв.м пола для складов по хранению стали (6 т/кв.м), а также ширины проходов и проездов минимально необходимая площадь хранения должна составлять 15 кв.м. Рассчитаем издержки на хранение 1 т стали (С^e_xp) за квартал. Они составят 900,0 тыс.руб. (15 кв.м х 50,0 тыс.руб. / (мес. х кв.м) х 3 мес. / 2,5 т), где 2,5 т - это среднее количество стали (средний остаток), которое будет иметь место на складе (q / 2 = 5 / 2).

Исходя из постановки задачи (организация-потребитель нуждается (но не остро) в «свободных» денежных средствах) коэффициент Е должен приниматься на уровне 50-70 % от максимального значения.

Рассчитаем максимальное значение коэффициента Е за период, равный 1 месяцу, по формуле (3). Так, количество оборотов, которые совершают оборотные средства, задействованные в торговле сталью, за год равно 64 (S / (q / 2) х 4 кв. = 40 / 2,5 х 4 кв.). Принимая во внимание, что рентабельность продаж составляет 5 %, получим:

Е = R / (n х 100 %) х N_об = 5 % / (4 х 100 %) х 64 = 0,81/кв.

Таким образом, принимая величину коэффициента эффективности финансовых вложений (Е) за период времени, равный 1 месяцу, на уровне 0,4 (0,5 х 0,8), определим размер заказа согласно формуле (2):

_____________________                                                                          

q₀ = √2 х С^e_o х S / (С^e_xp + E х P) = √2 х 1 200 х 40 / (900,0 + 0,4 х 9 000,0) = 4,62 т.

Расчетный размер заказа (4,62 т) отличается от принятого в качестве первого приближения (5,0 т) на 7,6 %, что допустимо для подобного рода расчетов. Следовательно, с учетом массы одного листа (0,702 т) окончательно принимаем размер заказа, равный 7 листам, или 4,9 т.

Таким образом, издержки потребителя «П» на закупку и доставку листовой стали за квартал из оптового центра «А» (С_А) составят:

C_А = 9 000,0 х 40 + 1 200,0 х 40 / 4,9 = 369 796,0 тыс.руб.

Аналогичным образом были рассчитаны издержки мелкооптового потребителя «П» на закупку и доставку листовой стали за квартал из оптового центра «Б» (С_Б), которые составят:

C_Б = 8 900,0 х 40 + 1 980,0 х 40 / 7,0 = 367 314,0 тыс.руб.

Таким образом, сравнение затрат на закупку и доставку листовой стали для потребителя «П» посредством привлечения услуг оптовых центров «А» и «Б» позволяет утверждать, что с экономической точки зрения доставку листовой стали для потребителя «П» целесообразно осуществлять из оптового центра «Б», так как, несмотря на значительное превышение затрат на транспортировку одного заказа из центра «Б» по сравнению с центром «А» (65,0 %) и относительно небольшую разницу в цене за 1 т стали (1,1 %), экономический эффект в результате сокращения прямых затрат на закупку и доставку листовой стали из оптового центра «Б» составит 2,482 млн.руб.

15.11.2012 г.

Петр Дроздов, кандидат экономических наук, доцент Белорусского государственного аграрного технического университета