Материал помещен в архив

 

Алгоритм выдачи характеристики, предусмотренной Декретом № 5

Диана Василевская
специалист по делопроизводству

18.01.2022

Автор разъяснил делопроизводственный аспект выдачи характеристики и привел алгоритм ее выдачи.

Делопроизводство при выдаче характеристики по Декрету № 5 регулирует Инструкция № 4

Наниматели вправе при приеме на работу запрашивать характеристику на работника с предыдущих мест его работы. Она выдается в течение 7 календарных дней со дня получения запроса (ч.1 п.11 Декрета от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» в ред. Декрета от 12.10.2021 № 6).

Справочно Характеристика - это официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Совмином (примечание к ч.2 п.9 Декрета № 5). Форма характеристики установлена постановлением Совмина от 14.10.2021 № 585.

При приеме на работу работника в государственные органы, иные госорганизации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в госсобственности, наниматели обязаны, если иное не установлено законодательными актами, запрашивать:

• характеристику с предыдущего места его работы;

• характеристику из государственной организации, являвшейся местом его работы в течение предшествующих 5 лет. Если местом работы было несколько госорганизаций, характеристика запрашивается по последнему из них (ч.2 п.11 Декрета № 5).

Перечисленные НПА не содержат специфических особенностей ведения делопроизводства выдачи таких характеристик. Поэтому надо руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

Обратите внимание! При этом применять нормы законодательства об обращениях граждан и юридических лиц некорректно, поскольку действие Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» не распространяется на переписку государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них НПА (п.2 Закона № 300-З).

Процедура выдачи характеристик Декретом № 5, а также постановлением № 585 не установлена.

Алгоритм выдачи характеристики, предусмотренной Декретом № 5

Шаг 1. Регистрация запроса о предоставлении характеристики

1. Чтобы получить характеристику, наниматель направляет запрос.

Дополнительно по теме • Форма запроса о предоставлении характеристики, предусмотренной Декретом № 5.

Запрос может быть оформлен в виде письма (п.134 Инструкции № 4).

Письмо направляют по электронной почте, по системе электронного документооборота или системе межведомственного электронного документооборота (СМДО), нарочным.

Дополнительно по теме • Можно ли выдать на руки характеристику, предусмотренную Декретом № 5, по устному запросу?

2. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции № 4).

Таким образом, служба ДОУ (ответственный за делопроизводство) регистрирует письмо-запрос о выдаче характеристики в регистрационной форме (журнале или РКК) входящих документов.

Дополнительно по теме • Организация работы с документами.

Шаг 2. Руководитель организации (иное уполномоченное должностное лицо) оформляет резолюцию на письме-запросе

Резолюция - это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована (ч.2, 3 п.53 Инструкции № 4).

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

Пример Петровой А.А. Подготовить характеристику. Срок исполнения - 00.00.0000 Подпись руководителя организации (иного должностного лица) 00.00.0000

Шаг 3. Исполнитель готовит проект характеристики и согласовывает ее (при необходимости)

Форма проекта характеристики установлена постановлением № 585.

Шаг 4. Согласованная характеристика передается на подпись руководителю организации и направляется адресату

Порядок регистрации выдачи характеристик Декретом № 5 и постановлением № 585 не определен.

Форма характеристики, установленной постановлением № 585, предусматривает указание следующих реквизитов:

• наименование организации;

• местонахождение организации;

• дата.

В форме характеристики не предполагается указание ее регистрационного индекса. Таким образом, характеристики регистрировать не нужно.

Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп.141.2 п.141 Инструкции № 4).

Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа (подп.141.5 п.141 Инструкции № 4).

Поскольку получение характеристики предполагает получение от организации письма-запроса, на него должен последовать ответ. Соответственно, характеристика (которую предполагается не регистрировать) прилагается к сопроводительному исходящему письму, которое необходимо зарегистрировать с учетом Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Необходимо ли дополнительно в номенклатуру дел включать дело с характеристиками, предусмотренными Декретом № 5, выдаваемыми по запросам иных организаций? Какой заголовок дела будет с этими документами? • Характеристика, предусмотренная Декретом № 5 (пример). • Запрос-письмо о предоставлении характеристики (пример).

Дополнительно по теме • Запрос учреждения образования о выдаче характеристики по Декрету № 5 (пример).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.