АЛГОРИТМЫ ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ В НЕСТАНДАРТНЫХ СИТУАЦИЯХ

Введение

По общему правилу, установленному частью седьмой ст.50 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) и п.46 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция о трудовых книжках), наниматель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (в последний день работы). При получении трудовой книжки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, собственноручно указав дату получения, а также в личной карточке (п.58 Инструкции о трудовых книжках).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. ст.50 ТК изложена в новой редакции Законом РБ от 08.01.2014 № 131-З. Срок выдачи трудовой книжки не изменился. С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты взамен Инструкции о трудовых книжках действует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40).

Однако не всегда удается вернуть документ сразу. Рассмотрим различные нестандартные ситуации, связанные с выдачей трудовой книжки, и алгоритмы действий нанимателя в подобных случаях.

Алгоритм 1. Работник отсутствовал на работе в день увольнения

Шаг 1. Направляем работнику заказное письмо с уведомлением с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При отсутствии работника на работе в день увольнения независимо от причин (нахождение в трудовом отпуске, прогул и другие обстоятельства) нанимателю следует в этот же день направить работнику заказное письмо с уведомлением о вручении с указанием о необходимости получения трудовой книжки (часть первая п.47 Инструкции о трудовых книжках), при этом сама трудовая книжка в этом случае работнику не пересылается.

Пример письма работнику о необходимости получения трудовой книжки
(вариант 1)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»

ул.К.Маркса, 23, 220033, г.Минск

тел. (017) 200 00 00

р.с. № 3000000000000 в ОАО «Белинвестбанк», код 739,

г.Минск, ул.Машерова, 29

трудовой книжки

Уважаемая Елена Анатольевна!

01.02.2012 Вы были уволены в связи с истечением срока действия контракта (приказ от 01.02.2012 № 12-к). Напомним, что Вам было выдано уведомление от 26.12.2011 № 33 о непродлении контракта 26.12.2011, о чем имеется Ваша личная подпись на данном уведомлении.

Вам необходимо получить трудовую книжку ПК № 1111111, которая не была выдана Вам в день увольнения в связи с Вашим отсутствием на работе (по причине Вашей временной нетрудоспособности), по адресу: г.Минск, ул.К.Маркса, 23.

Если у Вас нет возможности получить трудовую книжку лично, просим Вас письменно уведомить нас о согласии на пересылку трудовой книжки почтой с указанием адреса.

4 Костюкова 200 00 00

Пример письма работнику о необходимости получения трудовой книжки
(вариант 2)

<…>

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Версаль» уведомляет Вас о том, что в соответствии со ст.50 Трудового кодекса РБ при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).

В связи с тем что в день Вашего увольнения трудовая книжка не была выдана по причине Вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться в отдел кадров ООО «Версаль» по адресу: г.Минск, ул.К.Маркса, 23.

Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления наниматель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае если Вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, мы вышлем документ почтой при получении Вашего письменного согласия.

<…>

Пересылка трудовой книжки почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Однако почтовые отправления в виде заказного письма или письма с уведомлением дают возможность подтвердить только отправку определенному адресату. Содержимое почтового отправления подтвердить ничем невозможно. В такой ситуации от адресата можно услышать, что он не знает, что было в конверте почтового отправления, либо ему вообще выслали пустой конверт. Однако при этом он не отрицает сам факт получения почтового отправления. Ответить на это нечем, потому как в такой ситуации ничего нельзя доказать.

Удостоверить содержимое почтового уведомления можно, используя опись вложения в почтовое отправление. Именно в этом документе следует указать ту документацию, которая отправляется (т.е. уведомление о необходимости получения трудовой книжки). В этом случае работник оператора почтовой связи проверяет вложение, удостоверяет опись вложения своей подписью и штемпелем почтового отделения с указанием даты. В данном случае в руках будет официальный документ, который может стать весомым аргументом в случае трудового спора.

Вариант 1. Получив письмо, работник явился на работу.

В этом случае производим обычную процедуру выдачи трудовой книжки (единственное, что дата выдачи будет отличаться от даты увольнения).

Вариант 2. Работник дал письменное согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

Шаг 2а. Получаем письменное согласие работника на пересылку почтой трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника (часть вторая п.47 Инструкции о трудовых книжках). Такое согласие может быть оформлено в виде заявления.

Пример заявления работника о пересылке трудовой книжки почтой

Я, Ягужинская Елена Алексеевна, получила Ваше письмо о необходимости явиться за трудовой книжкой. Однако в настоящий момент я не могу явиться за трудовой книжкой, поскольку временно нетрудоспособна. Прошу Вас выслать трудовую книжку ПК № 1111111 по адресу: 220030, г.Минск, ул.Карла Маркса, 21, кв.15.

Шаг 3а. Пересылаем трудовую книжку почтой с учетом приведенных выше рекомендаций.

Шаг 4а. Делаем отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним о высылке трудовой книжки почтой (как вариант).

К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно (т.е. без явки на работу в день увольнения), поскольку на некоторых документах, в т.ч. в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, личной карточке он должен поставить свою подпись.

На практике обычно делается соответствующая пометка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним о том, что трудовая книжка выслана почтой (с указанием даты и номера почтового отправления), а также составляется акт о невозможности получить подпись работника (в личной карточке и т.п.).

Вариант 3. Работник на работу не явился и письменного согласия на пересылку трудовой книжки почтой не дал.

Отметим, что в этой ситуации, когда работник отказывается сам получить трудовую книжку, несмотря на заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, не является за ней и не выразил желания на пересылку ее почтой, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть первая п.48 Инструкции о трудовых книжках).

Справочно Трудовая книжка, отправленная почтой, при невозможности ее вручения адресату хранится в почтовом отделении в течение месяца (п.132 Правил оказания услуг почтовой связи). Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата. Такая норма установлена п.133 Правил оказания услуг почтовой связи. По истечении установленного срока хранения почтовые отправления, не полученные адресатом, возвращаются отправителю (п.135 Правил оказания услуг почтовой связи).

Шаг 2б. Храним трудовую книжку в течение 2 лет у нанимателя или уполномоченного должностного лица.

Согласно п.57 Инструкции о трудовых книжках трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет у нанимателя или уполномоченного должностного лица. При этом трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) как документы строгой отчетности должны находиться в специально оборудованном месте, и отдельно от трудовых книжек (их дубликатов) работающих работников.

Шаг 3б. По истечении 2-летнего срока храним невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) в архиве нанимателя в течение 50 лет.

По истечении 2-летнего срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет.

Аналогичный срок хранения предусмотрен п.226 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 августа 2012 г. взамен постановления № 82 принято постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, которым утвержден перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

В случае реорганизации или ликвидации нанимателя в части дальнейшей судьбы невостребованных трудовых книжек, срок хранения которых не истек, следует руководствоваться п.1.7 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5. В силу указанной нормы при реорганизации либо ликвидации государственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам, а в случае отсутствия правопреемника документы передаются в соответствующий архив. При ликвидации негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять по описям на хранение документы этих юридических лиц.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 августа 2012 г. взамен Основных правил № 5 приняты Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

Шаг 4б. По истечении 50 лет можем уничтожить невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) в установленном порядке.

Алгоритм 2. Работник умер или признан судом умершим или безвестно отсутствующим

Вариант 1. У работника имеются ближайшие родственники.

Справочно К близким родственникам относятся родители, дети, родные братья и сестры, дед, бабка и внуки (ст.60 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье).

В случаях смерти работника, а также признания его судом умершим или безвестно отсутствующим трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается почтой по их письменному требованию (п.49 Инструкции о трудовых книжках).

В указанных случаях в трудовых книжках в разделе «Сведения о работе» после внесения порядкового номера и даты записи в графе 3 указывается: «Работа прекращена в связи со смертью»; «Работа прекращена в связи с признанием работника судом умершим или безвестно отсутствующим»; далее заполняется графа 4 (указываются дата и номер приказа (распоряжения)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений (п.12 Инструкции № 40).

Важно! Возможна ситуация, когда за трудовой книжкой обращаются несколько ближайших родственников. Действия, которые должен предпринять наниматель в такой ситуации, законодательством не предусмотрены. Кроме того, ни ТК, ни Инструкция о трудовых книжках не предусматривают возможности оформления и выдачи дубликата трудовой книжки нескольким обратившимся за трудовой книжкой родственникам. Чтобы не стать участником конфликта между родственниками работника, претендующими на получение трудовой книжки для получения социальных льгот и гарантий, сотрудникам кадровой службы можно посоветовать выработать свои модели поведения.

Поскольку ТК не обязывает нанимателя решать вопрос о выдаче трудовой книжки родственнику умершего работника с учетом степени родства, а также не уполномочивает нанимателя устанавливать всех заинтересованных в получении трудовой книжки родственников, трудовая книжка обычно выдается первому обратившемуся и представившему свидетельство (справку) о смерти родственнику после проверки факта родства с умершим работником и удостоверения его личности. Каждому последующему родственнику работника, обратившемуся за выдачей трудовой книжки, выдается справка о том, когда, кому и на каком основании была выдана трудовая книжка.

Затягивая решение вопроса о выдаче трудовой книжки, кадровая служба рискует быть втянутой в конфликты между родственниками умершего работника и впоследствии будет вынуждена не только решать вопросы о степени родства, но и оформлять дополнительные документы.

Если конфликт по поводу получения трудовой книжки возник между ближайшими родственниками, например между супругом и родителем умершего или детьми от разных браков (вернее, их законными представителями), кадровая служба может разрешить его путем выдачи трудовой книжки первому обратившемуся (подавшему заявление) и ее надлежаще заверенной копии - второму.

Самой сложной является ситуация, когда с требованием о выдаче трудовой книжки в кадровую службу одновременно обратилось сразу несколько родственников умершего работника. Если ее не удалось разрешить исходя из того, кем было представлено свидетельство о смерти, а родственники не могут достичь соглашения о нахождении трудовой книжки у одного из них, кадровой службе можно порекомендовать определить «держателя» трудовой книжки исходя из степени родства (ближайшими родственниками считаются супруг, дети и родители; затем братья, сестры, внуки, дедушки и бабушки и далее все остальные) того, кто представил свидетельство о смерти.

Вариант 1а. Ближайший родственник явился лично к нанимателю для получения трудовой книжки на руки.

Шаг 1а. Ближайший родственник лично обращается к нанимателю с просьбой о выдаче трудовой книжки умершего работника на руки.

Законодательством прямо не предусмотрено оформлять обращение ближайшего родственника о выдаче ему трудовой книжки умершего работника в письменном виде. Однако во избежание возможных споров с другими родственниками и фиксации такого обращения желательно, чтобы оно было оформлено в письменном виде (например, в виде заявления).

Пример заявления на выдачу трудовой книжки умершего родственника

Прошу выдать мне трудовую книжку ПК № 1111111, принадлежащую моему супругу Ягужинскому Владимиру Дмитриевичу, умершему 7 февраля 2012 г.

Шаг 2а. Проверяем личность ближайшего родственника и наличие родственных связей.

Рекомендуем у родственника, который обратился за трудовой книжкой умершего работника, проверить документ, удостоверяющий личность, например паспорт, а также получить подтверждение наличия родственных связей с работником.

Факт родства может быть подтвержден документом, удостоверяющим личность (например, паспортом со штампом о регистрации брака), или иным документом (например, выданным органом загса свидетельством о рождении и пр.). С указанных документов рекомендуем снять копии и поместить их на хранение в личное дело работника.

Кроме того, родственник должен представить свидетельство о смерти (рекомендуем с него также снять копию).

Шаг 3а. Оформляем факт передачи трудовой книжки распиской.

Согласно п.49 Инструкции о трудовых книжках трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку. Целесообразно в данной расписке указать реквизиты представленного в подтверждение родства документа.

Пример расписки в получении трудовой книжки

РАСПИСКА

Я, Ягужинская Татьяна Михайловна, 1970 г.р., паспорт МР 1234567, выдан Московским РУВД г.Минска 16.04.2006, проживающая и зарегистрированная по адресу: г.Минск, ул.Карла Маркса, д.21, кв.10, получила в отделе кадров ООО «Версаль» трудовую книжку (ПН № 222222, дата выдачи 01.04.1976) моего мужа Ягужинского Владимира Дмитриевича, умершего 7 февраля 2012 г.

Претензий к оформлению трудовой книжки не имею.

Личность получателя документов удостоверена.

Ягужинская Т.М. предъявила паспорт МР 1234567, выданный Московским РУВД г.Минска 16.04.2006, и свидетельство о смерти Ягужинского В.Д. от 07.02.2012 I-PE № 308914, выданное отделом загса Московского р-на г.Минска.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции о трудовых книжках) не предусматривает возможности проставления в ней росписи кем-либо кроме работника. Между тем на практике получившие трудовую книжку лица расписываются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом в данной книге делается специальная отметка о том, кому была выдана трудовая книжка (вкладыш к ней).

Вариант 1б. Ближайший родственник прислал почтой письменное заявление о выдаче трудовой книжки умершего родственника.

Шаг 1б. Получаем письменное заявление ближайшего родственника о пересылке почтой трудовой книжки умершего работника.

Трудовая книжка в случае смерти работника, а также признания его судом умершим или безвестно отсутствующим высылается почтой по письменному требованию ближайших родственников (п.49 Инструкции о трудовых книжках).

Такое письменное требование может быть оформлено в виде заявления.

Пример заявления о пересылке трудовой книжки умершего родственника почтой

Прошу Вас выслать почтой трудовую книжку ПК № 1111111, принадлежащую моему супругу Ягужинскому Владимиру Дмитриевичу, умершему 7 февраля 2012 г., по адресу: 220030, г.Минск, ул.Карла Маркса, 21, кв.15.

Шаг 2б. Проверяем наличие родственных отношений.

В случае получения нанимателем письменного требования ближайших родственников о пересылке почтой им трудовой книжки умершего работника во избежание конфликтов, а также привлечения к ответственности в случае утери трудовой книжки или ее передачи лицу, не являющемуся родственником, сотрудникам кадровой службы можно порекомендовать следующее: при поступлении почтой обращения лица, выступающего в качестве родственника умершего работника, о пересылке ему трудовой книжки от него следует запросить документы, подтверждающие факт родства (если они изначально не были приложены к письменному требованию). Условие о представлении указанных документов кадровая служба может сформулировать еще при направлении по месту жительства работника уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее почтой. В качестве таких документов могут быть представлены справки из органов загса, архивные и другие справки, выданные официальными органами.

Шаг 3б. Делаем копию трудовой книжки, заверяем ее надлежащим образом и помещаем в личное дело.

Рекомендуем до направления трудовой книжки почтой изготовить ее копию, заверить ее надлежащим образом и поместить ее на хранение в личное дело работника.

Шаг 4б. Направляем трудовую книжку почтой.

Рекомендуем направить трудовую книжку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении адресату.

Вариант 2. У работника нет ближайших родственников.

Предпринимаем те же действия, что описаны в варианте 3 алгоритма 1.

21.02.2012 г.

Владимир Жагуло, юрист