Материал помещен в архив

АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Архив организации - это не только место, где хранятся утратившие оперативное значение документы, не только помещение, где в определенном порядке хранятся правильно сформированные, переплетенные и оформленные в соответствии с архивными нормами дела с документами, но это прежде всего структурное подразделение организации, более того - система работы по обеспечению сохранности документов.

Архивы организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций.

Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение или структурное подразделение государственной организации, которое хранит документы на протяжении определенного времени.

Архив негосударственной организации - это негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, которое осуществляет прием и постоянное хранение документов своей организации.

Независимо от того, является ли архив ведомственным или принадлежит негосударственной организации, все архивы подчиняются требованиям законодательства по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. В связи с этим по отношению к любому из архивов можно употреблять общий термин - «архив организации».

Все государственные организации Республики Беларусь подразделяются на организации Списка № 1 и Списка № 2.

Организации Списка № 1 являются источниками комплектования для государственных архивов, организации Списка № 2 не являются источниками комплектования для государственных архивов. Иными словами, организации Списка № 1 с определенной периодичностью передают свои документы на постоянное хранение в государственные архивы, а организации Списка № 2 документы в государственные архивы на хранение не передают. Организации негосударственной формы собственности также не передают на хранение свои документы в государственные архивы. Они могут это сделать в процессе своей деятельности только при заключении с государственным архивом договора о хранении документов на платной основе. При этом такие организации обязательно должны передать на государственное хранение документы постоянного хранения и по личному составу в случае ликвидации.

Отнесение организаций к Спискам № 1 и № 2 осуществляют государственные архивы.

Несмотря на то, к какому списку относятся организации и какой формы собственности они являются, все они подпадают под действие Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон). Статья 4 главы 1 Закона устанавливает, что предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и сохранности. Из этого следует, что все организации Республики Беларусь вне зависимости от форм собственности обязаны обеспечить сохранность и учет своих документов. С целью обеспечения сохранности, учета и эффективного использования документов в каждой организации должен быть создан архив. На архив организации приходится основной объем работы по обеспечению сохранности документов, которые входят в состав Национального архивного фонда РБ и являются национальным достоянием. В соответствии со ст.34 Закона ответственность за полноту сохранности документов несут руководители организаций.

Важное место занимает архив организации в системе Государственной архивной службы РБ.

Всю систему Государственной архивной службы РБ можно для наглядности представить в виде пирамиды.

На самом верху пирамиды находится Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ. На него возлагается функция государственного управления всеми архивами нашей страны. При данном Департаменте действует Государственная инспекция архивов и делопроизводства РБ (Госархивнадзор), которая осуществляет государственный надзор за соблюдением организациями независимо от формы собственности законодательства по архивному делу и делопроизводству.

Департаменту по архивам и делопроизводству непосредственно подчиняются республиканские государственные архивы: Национальный исторический архив Беларуси в г.Минске и Национальный исторический архив Беларуси в г.Гродно, Национальный архив РБ, Белорусский государственный архив - музей литературы и искусства, Белорусский государственный архив научно-технической документации и Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов (г.Дзержинск).

Следующий уровень - областной.

В каждом областном центре действуют государственные областные архивы, которые комплектуются документами органов власти и управления областного уровня. В основном в областных государственных архивах хранятся документы с 1944 г., так как документы довоенного периода практически не сохранились.

Ниже располагаются зональные государственные архивы, которые обслуживают несколько районов. Например, в Минской области действуют государственные зональные архивы в г.Молодечно, г.Борисове, г.Слуцке. Они комплектуются документами районных организаций своей зоны действия. В республике действуют 16 зональных государственных архивов.

И, наконец, последнее звено в системе Государственной архивной службы РБ - территориальные (районные и городские) архивы местных исполнительных и распорядительных органов, которые в течение нескольких последних лет созданы практически при всех райгорисполкомах.

Районные и городские архивы занимают особое место в системе Государственной архивной службы РБ. Их создание было вызвано необходимостью сохранения и использования документов по личному составу прежде всего ликвидируемых организаций для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Для исправления критической ситуации в первой половине 90-х годов, когда множество коммерческих организаций после недолгого существования исчезали, не оставив документов о своей деятельности, было принято постановление Совета Министров РБ от 26.03.1998 № 464 «Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 года», которым предусматривалось создание районных и городских архивов по личному составу. В районные и городские архивы по личному составу должны были поступать на хранение документы ликвидируемых организаций негосударственной формы собственности; документы по личному составу ликвидируемых организаций независимо от форм собственности, не имеющие правопреемника; документы по приватизации жилья, проводимых аукционов и другие документы, связанные с разгосударствлением, приватизацией государственной собственности; медицинская документация; похозяйственные книги.

Таким образом, коммерческие организации (по Декрету Президента РБ от 10.04.2006 № 6 «О внесении дополнений и изменений в Декрет Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11» также и индивидуальные предприниматели) при прекращении своей деятельности в обязательном порядке сдают документы по основной деятельности и личному составу в районные и городские архивы. В п.64 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента РБ от 16.11.2000 № 22, впервые районные и городские архивы по личному составу официально названы территориальными (городскими или районными) архивами местных исполнительных или распорядительных органов. Это официальное название сохраняется и до настоящего момента.

Кроме указанных выше архивных учреждений в систему Государственной архивной службы РБ входят два научно-исследовательских учреждения (Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела и Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации) и две республиканских лаборатории по микрофотокопированию, реставрации и микрофильмированию документов (в г.Минске и г.Гомеле).

Вся эта хорошо организованная система, представленная в виде пирамиды, называется Государственной архивной службой РБ. Основание пирамиды, ее фундамент - архивы организаций. Это дает четкое представление о том, какое важное место занимает архив организации в системе всей Государственной архивной службы.

14.11.2008 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

От редакции: С 1 февраля 2009 г. декреты Президента РБ от 16.03.1999 № 11 «Об упорядочении государственной регистрации и ликвидации (прекращения деятельности) субъектов хозяйствования» и от 10.04.2006 № 6 «О внесении дополнений и изменений в Декрет Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11» на основании Декрета Президента РБ от 16.01.2009 № 1 утратили силу.

С 18 декабря 2011 г. Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» на основании Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З утратил силу.