АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ: УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

Учет и обеспечение сохранности документов в архиве организации

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе необработанные и непрофильные, описи дел, а также копии документов страхового фонда и фонда пользования (при их наличии).

Основными единицами учета документов в архиве являются:

• архивный фонд (объединенный архивный фонд);

• архивная коллекция;

• единица хранения (дело) (п.208 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь, далее - Правила работы архивов организаций).

Учет документов осуществляется путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Под архивным шифром понимается обозначение, наносимое на каждую единицу учета (единицу хранения) с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда или архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Учетная документация архива организации хранится в опечатываемых изолированном помещении, сейфе или металлическом шкафе.

При создании и ведении системы учета необходимо соблюдать следующие правила:

• все учетные документы архива должны вестись в специализированном подразделении архива либо лицом, ответственным за ведение учета;

• требования к ведению учетной документации должны быть регламентированы (например, в Положении об архиве организации);

• изменения в существующие учетные документы, составление новых учетных документов нужно проводить своевременно - при изменении в составе, количестве, условиях хранения документов в архиве.

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива организации, если иное не установлено настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь. Необходимость ведения, состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно (п.211 Правил работы архивов организаций).

Единые требования, предъявляемые к деятельности архивов организаций при работе с управленческой документацией на бумажных носителях, в том числе к учету документов, установлены Правилами работы архивов организаций.

Документы, по которым ведется учет

К основным учетным документам относятся:

• книга учета поступления и выбытия документов - для учета каждого поступления и выбытия документов, их количества;

• лист фонда - служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов;

• сводные описи дел - для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации;

• описи дел структурных подразделений - для поединичного и суммарного учета дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел);

• реестр описей - для регистрации описей дел, учета их количества;

• номенклатура дел организации - для поединичного и суммарного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

• лист-заверитель дела - для учета количества листов в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, особенностей их формирования и физического состояния;

• внутренняя опись документов дела - для учета документов в делах постоянного хранения и по личному составу.

Если архив организации принимает на хранение документы от двух и более организаций, то необходимо вести еще и список фондов.

В архиве организации, имеющем два и более архивохранилища, заводят паспорт на каждое из них. Этот документ служит для суммарного учета фондов и дел и отражения состояния каждого хранилища архива организации на 1 января каждого года.

Правила ведения учета особо ценных документов, документов страхового фонда и фонда пользования закреплены в главах 24 и 25 Правил работы архивов организаций.

Вспомогательными учетными документами архива организации являются:

• карточки и книга учета движения фондов, описей дел;

• книга учета дел по личному составу;

• книга учета документов, переданных в другие архивы;

• книга учета дел, выделенных к уничтожению и др. (п.213 Правил работы архивов организаций).

Рассмотрим порядок заполнения основных учетных документов архива.

Книга учета поступления и выбытия документов

В книгу учета поступления и выбытия документов ответственный за архив должен вносить (под самостоятельным порядковым номером) все первичные и повторные поступления дел и выбытия описанных и неописанных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Если обнаружились ранее не учтенные в архиве дела, их также нужно вписать в книгу учета.

Если документы фонда поступают в архив организации впервые, то номер фонда проставляют в книге только после присвоения ему номера по списку фондов.

Если поступившие документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении в архиве организации, то в соответствующей графе книги указывают номер, присвоенный этому фонду ранее.

Обратите внимание! На 1 января каждого года в книге учета поступления и выбытия документов нужно подготовить итоговую запись с указанием количества дел, поступивших в архив организации и выбывших из него в течение года.

<...>

Итого в 2014 году:

поступило 55 (пятьдесят пять) дел,

в том числе:

постоянного хранения - 20 дел,

временного хранения - 25 дел,

по личному составу - 10 дел,

неописанных -  4  дела;

выбыло 15 (пятнадцать) дел,

в том числе:

постоянного хранения -  0  дел,

временного хранения - 15 дел,

по личному составу -  0  дел,

неописанных -  0  дел.

Лист фонда

Лист фонда нужно составлять при первом поступлении документов в архив после внесения сведений о фонде в список фондов и книгу учета поступления и выбытия документов. Листу фонда присваивается тот же номер, под которым этот фонд значится в списке фондов.

<…>

Лист фонда состоит из трех основных разделов. Рассмотрим каждый из них.

I. Раздел «Общие сведения о фонде» включает в себя следующие сведения:

- название организации, в которой хранится фонд;

- дату первого поступления документов фонда;

- дату первого поступления документов фонда в архив (в соответствии с записями в книге учета поступления и выбытия документов). Для объединенного архивного фонда и архивной коллекции, созданных в архиве, датой первого поступления документов будет являться дата их создания в архиве организации;

- крайние даты каждого названия фонда;

- хронологические границы каждого наименования организации независимо от наличия документов за этот период.

Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются:

1) для созданного по признаку однородного целевого назначения организаций - даты создания наиболее ранней и ликвидации поздней по времени деятельности организаций;

2) для созданного по признаку подчиненности организаций - даты деятельности руководящего органа (вышестоящей организации);

3) для созданного по признаку преемственности функций, прав и обязанностей организаций - даты деятельности каждой организации;

- название фонда, в котором указывают:

официальное полное наименование организации, включая ее организационно-правовую форму;

официальное сокращенное наименование организации (в круглых скобках);

официальное полное наименование вышестоящей организации;

период (начальную и конечную даты) деятельности организации.

Все последующие изменения в название фонда вносятся в лист фонда по мере поступления в архив организации документов фонда.

II. В разделе «Учет неописанных документов» фиксируют сведения:

- о неописанных документах фонда;

- документах, поступивших в архив организации, но не включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), в том числе о документах, не прошедших научно-техническую обработку;

- документах, включенных в описи дел структурных подразделений;

- документах, хранящихся в россыпи (не сформированных в дела).

После научно-технической обработки фонда, утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи) указанные документы нужно снять с учета как неописанные. Учитывать их нужно в следующем разделе листа фонда.

Основанием для снятия с учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или документов по личному составу, принятых в архив по описям дел структурных подразделений и включенных затем в сводную опись (годовой раздел сводной описи), является соответствующая сводная опись (годовой раздел сводной описи)

Главной причиной выбытия документов из числа неописанных является их включение в описи, то есть основанием при поступлении также будет являться опись дел. В других случаях выбытия как описанных, так и неописанных документов основанием будут являться:

• акты приема-передачи дел;

• акты о выделении дел к уничтожению;

• акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

• акты о неисправимых повреждениях дел;

• акты проверки наличия и состояния дел.

III. В разделе «Учет описанных документов» отражают сведения о поступлении и выбытии документов по каждой описи дел фонда.

1. При поступлении документов указывают:

- дату записи;

- номер сводной описи дел, в которую включены поступившие документы;

- крайние даты дел, включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи);

- название сводной описи и аннотация документов;

- количество поступивших дел.

Для объединенного архивного фонда, имеющего обобщенное название, наименования всех организаций-фондообразователей, из документов которых он создан, перечисляются в графе «Название описи дел и аннотация документов» раздела «Учет описанных документов».

2. При выбытии документов указывают:

- дату записи;

- номер сводной описи дел;

- название, дату и номер документа, на основании которого выбыли документы;

- количество выбывших дел, в том числе отдельно количество выбывших дел, включенных в сводные описи, утвержденные экспертно-методической комиссией государственного архива (экспертно-проверочная комиссия структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

Исправления, связанные с техническими ошибками (например, ошибками при нумерации дел), вносят в опись дел и лист фонда только после утверждения акта проверки наличия и состояния дел фонда или справки о технических ошибках в учете.

Для учета наличия (остатка) дел после внесения сведений о поступлении и выбытии документов в лист фонда подсчитывают их общее количество по каждой сводной описи и по фонду в целом.

Если в листе фонда не остается места для очередной записи, необходимо завести лист-продолжение, в верхнем правом углу которого указать: «Продолжение. Ф. … Л.2». В нижней части заполненного листа фонда нужно сделать запись: «См. продолжение, л.2 (3, 4 и т.д.)». Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда. Лист фонда и его продолжения нумеруют отдельно по каждому фонду.

Лист фонда пересоставляют только в том случае, если он неисправимо поврежден. В этом случае в правом верхнем углу старого и нового листов фонда нужно сделать запись «Лист пересоставлен», указать дату пересоставления, наименование должности и подпись работника, пересоставившего лист. Старый лист фонда помещают в дело фонда.

Листы фондов и их продолжения не подшивают, а хранят в папке с клапанами в порядке номеров фондов. Если листы хранят в нескольких папках, то папки следует нумеровать в валовом порядке. К каждой папке нужно составить лист-заверитель с указанием начального и конечного номеров листов фондов и общего количества фондов, листы которых включены в данную папку, например: «В папке хранятся листы фондов с № 1 по № 5, всего 5 (пять) фондов».

Описи дел

Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет дел в описи осуществляют путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера, а суммарный - составлением итоговой записи к описи.

Дела из структурных подразделений организации передают в архив по описям дел этих структурных подразделений. В архиве организации на основании описей дел структурных подразделений составляют сводные описи на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

Описи дел структурных подразделений являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел. Описи дел структурных подразделений хранят в деле фонда. После утверждения годового раздела сводной описи дел соответствующие описи дел структурных подразделений уничтожают в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений организации, являющейся источником комплектования государственного архива, хранят в деле фонда до передачи документов за эти годы на хранение в государственный архив.

Каждое изменение объема дел в годовом разделе сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражают в итоговой записи к годовому разделу сводной описи.

Законченная сводная опись, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам. Каждое изменение объема дел в законченной сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражают в общей итоговой записи к законченной сводной описи дел.

Пример Дела с № 112 по № 116 исключены из описи. Основание: акт от 12.05.2014 № 3 «О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны». В опись внесено 1 023 (одна тысяча двадцать три) дела с №  1  по № 1027, в том числе: литерные номера: 75а, 75б; пропущенные номера: 544; выбывшие номера: 112-116.   Специалист по кадрам 14.12.2014 Подпись И.И.Иванова   Заместитель директора по кадровым вопросам 14.12.2014 Подпись В.Д.Петров

При выбытии всех дел законченной сводной описи ее номер другим описям не присваивают.

При переработке законченной сводной описи составляют переводную таблицу шифров дел. Старую опись после ее пересоставления сохраняют и учитывают по новой описи на правах дела и помещают в конце новой описи за последним номером под своим заголовком с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. № ___».

Учетные номера описям дел присваивают по листу фонда. Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу присваивают в пределах каждого вида описи отдельно, к номеру описи могут добавлять буквенный индекс, определяющий состав документов описи: если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения присвоен номер «1», то первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения будет присвоен номер «1в»; соответствующему разделу сводной описи дел по личному составу - «1лс».

Реестр описей

Реестр описей служит для поединичного и суммарного учета сводных описей в архиве организации.

Каждой сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, кроме номера описи по листу фонда, присваивают номер по реестру описей, который проставляют в верхнем левом углу обложки описи.

При выбытии всех дел описи ее номер по реестру описей другим описям дел не присваивают, а в графе «Отметка о выбытии» указывают дату выбытия и основание выбытия.

На 1 января каждого года к реестру описей нужно составлять итоговую запись, в которой указывают количество поступивших и выбывших в течение года описей и общее количество описей, учитываемых по реестру описей.

Номенклатура дел

Номенклатура дел организации является учетным документом для поединичного учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, сформированных в делопроизводстве организации и подлежащих передаче на хранение в архив организации.

Номенклатура дел организации является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения, поступивших в архив организации. Передачу дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускают в исключительных случаях по решению руководителя организации.

Внутренняя опись документов дела

К делам, сформированным из документов, представляющих особый статус (ценность), составляют внутреннюю опись документов дела.

В ней указывают порядковые номера документов в деле, даты, индексы, названия и (или) заголовки документов, номера листов дела, на которых расположен каждый документ. В конце документа заводят итоговую запись, в которой указывают цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления. Опись помещают в начало дела.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленную по установленной форме внутреннюю опись подклеивают к внутренней стороне обложки дела.

Особенности составления внутренней описи документов дела:

• во внутренней описи дел, содержащих обращения граждан и юридических лиц и документы по их рассмотрению, сформированных по алфавитному принципу, графы «Дата документа», «Индекс документа», «Название и (или) заголовок документа» допускается объединять в одну графу «Первые буквы фамилий авторов обращений»;

• во внутренней описи дел, сформированных по номинальному принципу, названия документов разрешено не указывать;

• во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка документа указывают предписываемое действие (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилии, собственного имени, отчества конкретного работника;

• если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражают во внутренней описи под самостоятельным номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества во внутренней описи допускается не указывать;

• внутреннюю опись документов личного дела составляют в процессе ведения личного дела;

• изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражают во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При составлении новой внутренней описи и (или) итоговой записи к внутренней описи, прежние внутренняя опись и итоговая запись следует зачеркнуть одной наклонной чертой, но при этом они хранятся в деле.

<…>

Итого 186 (сто восемьдесят шесть) документов.

Количество листов внутренней описи - 5 (пять).

Лист-заверитель дела

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляют заверительную надпись, которую оформляют на отдельном листе-заверителе дела и помещают в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывают количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывают в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак «+» (плюс).

Заверительную надпись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляют новую заверительную надпись (новый лист-заверитель дела). Старую заверительную надпись зачеркивают одной наклонной чертой, но хранят в деле.

18.11.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года