Материал помещен в архив

АРХИВНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА: ТРЕБОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

Архивная информационная система - это защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации (абзац 4 п.7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться  Правилами № 20 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

На сегодняшний день в Республике Беларусь отсутствует специальный нормативный правовой акт, в котором бы содержался перечень обязательных требований, предъявляемых к архивным информационным системам. Данные требования содержатся в ряде нормативных правовых актов.

Так, временное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, в частности Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 113-З).

При приеме электронных документов на временное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При отсутствии в электронном документе штампа времени подтверждение подлинности такого электронного документа после прекращения действия сертификата открытого ключа осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. При временном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность (часть первая ст.21 Закона № 113-З).

Справочно Целостность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения (абзац 12 часть первая ст.1 Закона № 113-З).

Архивная информационная система организации должна:

1) при формировании учетных, отчетных и информационных документов архива организации обеспечивать соответствие формы их внешнего представления требованиям, установленным законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства (п.3 Правил № 20).

Справочно Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (часть третья ст.18 Закона № 113-З);

2) обеспечивать возможность использования электронной цифровой подписи, выработанной с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан Республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (часть первая п.6 Правил № 20).

Справочно Для каждого электронного дела при подготовке к передаче в архив средствами СЭД формируется внутренняя опись. Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, составивший внутреннюю опись (п.14 Правил № 20).

Действие Правил № 20 распространяется на все электронные документы организации. Соответственно, внутренняя опись должна составляться и для электронных дел, в которые включаются документы, подписанные иными (несертифицированными) средствами ЭЦП, а также аналогами собственноручной подписи. Поэтому в организациях, в которых документы подлежат передаче в архив организации, наличие сертифицированных средств ЭЦП является обязательным;

3) допускать возможность передачи в архив организации электронных документов временного (до 10 лет включительно) хранения (п.9 Правил № 20).

Справочно В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, входят: документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения; архивные копии информационных ресурсов; электронные издательские оригиналы печатной продукции (п.8 Правил № 20);

4) обеспечивать совместимость с системой электронного документооборота.

Справочно Передача документов в электронном виде в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами автоматизированной системы электронного документооборота. Документы в электронном виде в архив организации передаются вместе с их метаданными (п.13 Правил № 20);

5) поддерживать возможность работы с различными форматами файлов электронных документов (п.26 Правил № 20).

Справочно Форматы файлов электронных документов определяются организацией самостоятельно, если иное не установлено иными актами законодательства (п.27 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19). Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов либо направляющие электронные документы в государственные органы, должны выбирать форматы файлов электронных документов в соответствии с Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, нормативными правовыми актами в сфере организации межведомственного электронного документооборота. При выборе форматов файлов электронных документов предпочтение следует отдавать открытым форматам. Предпочтительными форматами для проектов ЭД являются: Office Open XML (DOCX); Open Document Format (ODT) (п.28 Инструкции № 19).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией № 19 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь;

6) обеспечивать возможность подтверждения подлинности и целостности включенных в электронное дело электронных документов путем проверки контрольных характеристик, указанных во внутренней описи (п.27 Правил № 20);

7) обеспечивать учет электронных дел в архиве организации по основным и вспомогательным учетным документам (п.32 Правил № 20).

Справочно Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива организации. Необходимость ведения, состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Перечень основных учетных документов приведен в п.33 Правил № 20;

8) обеспечивать воспроизведение содержащейся в документах в электронном виде информации на протяжении всего срока их хранения (п.66 Правил № 20).

Справочно Сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе (п.11 Инструкции № 19). Сроки хранения документов на бумажном носителе определяются в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь;

9) обеспечивать совместимость с информационной системой архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в соответствии с регламентом информационного взаимодействия (обязательно для организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива) (п.81 Правил № 20).

Справочно Формат обмена данными информационных систем архивов государственных органов, иных организаций с информационной системой архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь утвержден приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 13;

10) при передаче электронных документов на постоянное хранение обеспечивать использование четырехуровневой системы описания:

- на уровне фонда (состав метаданных определен в п.84 Правил № 20);

- на уровне описи электронных дел (состав метаданных определен в п.85 Правил № 20);

- на уровне электронного дела и документа в электронном виде (состав метаданных должен соответствовать требованиям пп.17-22 Правил № 20) (п.83 Правил № 20);

11) обеспечивать контроль за сроками временного хранения электронных документов. А по истечении сроков временного хранения - уничтожение электронных документов в соответствии с порядком, установленным нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства (п.91 Правил № 20).

Справочно Порядок уничтожения электронных документов и дел с истекшими сроками хранения регулируется главой 9 Правил № 20; пп.89, 90 Инструкции № 19.

Кроме того, Регламентом работы архива организации должно предусматриваться создание резервных копий электронных документов, которые должны храниться отдельно (территориально) от электронных документов, с которых были сделаны копии (п.10.2 СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», утвержденного и введенного в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 22.05.2000 № 14).

06.11.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела