Материал помещен в архив

АУДИТ И АУДИТОРЫ ПО СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОХРАНОЙ ТРУДА

Проведение аудитов функционирования системы управления охраной труда является новым элементом, введение которого наряду с другими новыми элементами дает предпосылки для повышения эффективности управления охраной труда.

В действовавших ранее системах управления охраной труда такая форма проверочной работы, как аудит, не практиковалась. В связи с этим глубокое понимание ее содержания, преобразование сложившихся форм проверочной работы, установление четкого разграничения между ними имеют важное практическое значение.

Особенностью аудита, отличающей его от других мероприятий проверочного характера, является то, что при проведении аудита осуществляется проверка функционирования системы, а не работы структурных подразделений, служб или отдельных работников организации. Недостатки, неэффективность функционирования системы управления охраной труда, выявляемые в результате проведения аудита, не должны служить основанием для привлечения работников к ответственности.

Цели проведения аудита

Исходя из смысла регламентаций государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 18001-2009 «Системы управления охраной труда. Требования», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 24.04.2009 № 19 (далее - Стандарт), аудиты проводятся для того, чтобы:

• определить соответствие или несоответствие действующей в организации системы управления охраной труда требованиям стандарта (аудит адекватности, аудит документации или настольный аудит);

• определить, насколько в практической деятельности организации выполняются требования действующей в организации системы управления охраной труда (аудит соответствия или аудит внедрения);

• определить эффективность системы управления для реализации политики, достижения поставленных целей, выполнения программ управления охраной труда;

• определить потенциал для дальнейшего совершенствования системы управления охраной труда;

• обеспечить выполнение требований законодательства;

• сертифицировать систему управления охраной труда на ее соответствие требованиям стандарта.

Аналогичные регламентации содержатся и в OHSAS 18001:2007 «Системы менеджмента гигиены и безопасности труда. Требования».

Виды аудита

В зависимости от того, кем проводятся аудиты, по каким критериям и в чьих интересах, аудиты подразделяются, в частности, на внутренние и внешние, аудиты первой, второй и третьей стороны и др.

Внутренние аудиты (аудиты первой стороны, или самоаудиты) проводятся организацией самостоятельно в собственных интересах.

Обратите внимание! Для более углубленного и независимого проведения такого аудита организация может на договорных условиях пригласить соответствующих специалистов из других организаций.

Аудиты второй стороны проводятся в собственных интересах организации в другой организации (поставщик, подрядчик). Такой аудит может проводить либо сама заинтересованная организация, либо он может быть осуществлен по договору третьим юридическим или физическим лицом, имеющим соответствующую квалификацию.

Следует отметить, что проведение таких аудитов приносит пользу не только организации, по инициативе которой проводится аудит, но и проверяемой организации.

Аудиты третьей стороны осуществляются независимой организацией, не имеющей заинтересованности в его результатах. Такие аудиты проводятся преимущественно для целей сертификации системы управления охраной труда на ее соответствие требованиям стандарта. По сложившейся в Республике Беларусь практике такие же аудиты проводятся для решения вопроса о присуждении премии Правительства РБ в области качества. Они могут проводиться и для других аналогичных целей.

Внутренние аудиты в зависимости от того, что и где проверяется, подразделяются на:

а) вертикальные, при которых структурное подразделение, функциональная служба, филиал организации поверяются по всем пунктам стандарта, по всем аспектам управления охраной труда;

б) горизонтальные, при которых во всех структурных подразделениях, функциональных службах, филиалах организации проверяется выполнение того или иного структурного элемента стандарта либо аспекта управления охраной труда.

Для проведения аудитов должны быть разработаны программы аудитов, а их проведение должно осуществляться в соответствии с утвержденными графиками.

Работа аудитора отличается от работы специалистов других служб, в чьи функции входит осуществление контроля за состоянием охраны труда. Аудиторы не вправе применять меры по пресечению несоответствий, давать рекомендации, тем более указания относительно способов обеспечения охраны труда.

Обратите внимание! В Стандарте не применяется словосочетание «нарушение требований охраны труда», а используется слово «несоответствие». Понятие «несоответствие» более широкое, чем понятие «нарушение», поскольку оно включает не только невыполнение требований законодательства, но и невыполнение требований самой организации, установленных ею в процедурах, рабочих инструкциях, других документах, а также отступление от положений политики организации в области охраны труда. Иными словами, не всякое несоответствие является нарушением требований законодательства, однако любое нарушение требований по охране труда является несоответствием.

Требования к аудитору

Работа аудитора заключается в определении того, насколько эффективно функционирует система управления охраной труда, а не в определении того, как подразделения, службы и филиалы организации выполняют установленные для них требования по охране здоровья работников и безопасности их труда. Между выполнением работниками своих обязанностей по охране труда и функционированием системы управления охраной труда существует непосредственная связь. Если в системе управления охраной труда имеются какие-то «пороки», несовершенства, то и при самом добросовестном выполнении работниками своих обязанностей управление охраной труда будет неэффективным.

Успешное выполнение аудитором своей работы в значительной степени зависит и от того, насколько руководство правильно понимает роль аудитора и не использует в своей деятельности результаты аудиторских проверок в качестве оснований для принятия мер дисциплинарной и иной ответственности к работникам.

Правильное понимание функций аудитора позволит работникам свободно, не беспокоясь о последствиях, излагать свои взгляды по вопросам, относящимся к эффективности функционирования системы управления охраной труда. Данное обстоятельство позволяет также аудитору в более короткие сроки выяснить интересующие его вопросы без ущерба для объективности и качества проверки.

Аудитор не вправе вмешиваться в деятельность проверяемого подразделения, службы, филиала, давать какие-либо указания или рекомендации. Необходимость для аудитора воздерживаться от рекомендаций по осуществлению корректирующих и предупреждающих действий обусловлена также и тем, что в противном случае аудитор, являясь соучастником в инициировании указанных действий, лишает себя права проведения аудитов в дальнейшем, ибо он оказывается в положении лица, проверяющего свою собственную работу, что недопустимо для аудитора. В связи с этим представляются некорректными содержащиеся в некоторых публикациях рекомендации о согласовании с аудитором корректирующих действий по результатам его аудита.

В то же время оперативное определение и осуществление соответствующих корректирующих действий является важным средством по устранению причин (а не только последствий!) выявленного несоответствия. Только после их устранения и личной проверки данного факта аудитором его работа может считаться выполненной.

Аудитор должен быть компетентен в решении возложенных на него задач. От него требуется основательное знание содержания законодательных и иных нормативных правовых актов, технических нормативных правовых актов, техники и технологии, экономики и организации производства, на соответствие которым исследуется соответствующая деятельность.

В дополнение к техническим и правовым знаниям аудитор должен хорошо знать вопросы психологии, касающиеся работы с людьми.

Успех в работе аудитора определяется наряду с наличием у него соответствующих знаний и навыков умением работать и общаться с людьми, а также набором таких качеств, как:

• открытость - способность воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;

• дипломатичность - умение тактично взаимодействовать с людьми;

• проницательность - способность интуитивно оценивать ситуацию, быстро схватывать суть проблемы и при этом не делать поспешных выводов;

• настойчивость - способность преодолевать трудности и, несмотря на препятствия, добиваться поставленной цели;

• гибкость мышления - способность рассматривать явления с разных точек зрения, приспосабливаться к различным обстоятельствам;

• организованность - умение построить свою работу, способность подходить к проблеме логически и системно, определять границы ответственности за область исследования;

• самостоятельность - способность действовать и выполнять возложенные функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими людьми;

• решительность - способность своевременно принимать решения;

• социальные навыки - способность общаться и работать с людьми всех уровней: от рядового работника до руководителя, сохранять самоконтроль во время многочисленных интервью;

• уметь представить результаты исследования - способность выражать мысли, идеи и предложения четко и ясно как в письменной, так и в устной форме;

• технические навыки - способность исследовать и определять степень соответствия исследуемой деятельности системе управления и стандарту на всех этапах производства.

Аудитор должен также обладать личными качествами, которые необходимы для общения с людьми, сбора, анализа и обобщения информации.

Исходя из этого, аудитору необходимо объективно и честно идентифицировать свои личные качества с тем, чтобы развивать положительные и максимально использовать их в работе. Необходимо также принципиально идентифицировать и свои отрицательные качества с тем, чтобы уметь их подавлять.

Необходимые элементы в работе аудитора - это этичность поведения, беспристрастность и объективность в оценке фактов, прилежание в работе и умение принимать правильные решения.

Достижение успеха при проведении аудита в значительной степени зависит от того, какие отношения складываются между аудитором и аудируемыми. Поэтому исключительно важно разъяснение целей аудита, особенностей, отличающих аудит от других видов проверочной деятельности. Аудит не должен рассматриваться негативно, как деятельность по поиску ошибок, недостатков и упущений в работе.

Аудитору целесообразно сразу же сообщать о своих наблюдениях, но не следует делать поспешных выводов. Пренебрежение этими простыми правилами может вызвать у аудируемого настороженность, противодействие.

Для создания контакта между аудитором и аудируемым, достижения понимания того, что аудируемый и аудитор объединены общей целью - найти подтверждения функционирования системы управления охраной труда и резервы для ее совершенствования, - имеют значение многие факторы.

Установлено, что даже размещение аудитора и аудируемого при беседе по разные стороны стола создает психологическую преграду в общении. Для групповых обсуждений идеальным является размещение за круглым столом. При размещении собеседников необходимо учитывать, что самым удобным для аудируемого будет его собственное рабочее место, при этом у него самый удобный доступ к документам и другой информации.

Обратите внимание! При планировании аудита необходимо не нарушать установленного графика работы. Не следует также начинать аудит с первой минуты рабочего дня: целесообразно сделать это немного позже, предоставив возможность аудируемому решить неотложные производственные вопросы.

Умение слушать - важное качество аудитора. Аудитор должен не только уметь выслушать ответы других, но и ответить на вопросы. Слово «аудит» латинского происхождения, означающее в переводе на русский язык «слушание». Следовательно, аудитор - слушающий, а аудитория - место, где происходит слушание. С точки зрения правового положения аудитор - лицо, компетентное для проведения аудита.

Во время диалога необходимо демонстрировать аудируемому, что его сообщение заслуживает внимания. Аудит должен вестись в форме диалога, а не путем перекрестного допроса или в форме «вопрос - ответ».

Вопросы аудитора

Аудитору необходимо уметь правильно поставить вопрос. Вопросы нужно задавать таким образом, чтобы в полученном ответе содержалась интересующая информация.

В практике проведения аудитов используются три категории вопросов:

1) открытые вопросы - предполагают получение обстоятельного ответа, на них нельзя ответить словами «да» или «нет». Положительной стороной таких вопросов является то, что интервьюируемый, обстоятельно отвечая, имеет некоторый контроль над беседой, что увеличивает его доверие к аудитору и способствует общению. Ответы на открытые вопросы способны увести беседу в сторону от намеченной цели беседы, поэтому необходимо в тактичной форме просить интервьюируемого по возможности не отклоняться от заданной темы;

2) закрытые или прямые вопросы - на них можно ответить словами «да» или «нет». Положительной стороной этих вопросов является возможность оперативно получить необходимую информацию. Частое использование закрытых (прямых) вопросов создает у аудируемого впечатление перекрестного допроса, что является нежелательным;

3) разъясняющие вопросы - задаются для уточнения полученной информации. Такие вопросы позволяют избежать непонимания собеседника. Необходимо иметь в виду, что если разъясняющие вопросы задаются слишком часто, то это может создать впечатление у собеседника, что его не слушают, и усложнить общение.

Следует избегать вопросов, которые могут вызвать у собеседника противодействие (вопросы, содержащие обвинения, необоснованные оценки деятельности, критику и т.п.).

Не следует также задавать наводящие вопросы. Такие вопросы, заранее предполагающие определенный ответ, могут привести к искажению фактической ситуации. Кроме того, собеседник может почувствовать себя некомфортно, что создает сложности в общении.

Интервью (собеседование)

Важная роль в установлении того, как выполняются те или иные требования охраны труда, отводится проведению интервью (собеседования) с работниками.

При проведении интервью с работниками необходимо учитывать следующее:

• опрос необходимо проводить в рабочее время и по возможности на рабочем месте опрашиваемого;

• опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к опросу;

• опрос следует вести в свободной, благожелательной форме;

• опрос целесообразно начинать с просьбы рассказать о своей работе;

• необходимо объяснить причину проведения опроса, а также то, какие осуществляются записи;

• необходимо избегать наводящих вопросов, не следует обращаться с просьбой высказаться о причинах тех или иных недостатков в работе;

• по окончании опроса необходимо сообщить опрашиваемому, какие сделаны выводы по обсужденным вопросам;

• необходимо поблагодарить опрашиваемого за сотрудничество.

Аудитор должен всегда помнить, что на основе его заключений могут приниматься очень важные решения, имеющие серьезные материальные последствия для аудируемой организации. Поэтому выводы аудитора должны быть сделаны на бесспорно установленных фактах.

Обратите внимание! В обязательном порядке должны составляться отчеты о результатах проведения периодических аудитов функционирования системы управления охраны труда, а при выявлении несоответствий установленным требованиям - отчеты о несоответствиях и их реестр.

Совершенно очевидно, что проведение аудитов должно осуществляться квалифицированными и незаинтересованными в результатах проверки специалистами.

Где взять специалистов, обладающих перечисленными выше способностями и качествами? Так, в Белорусском государственном институте повышения квалификации и переподготовки кадров по стандартизации, метрологии и управлению качеством ведется обучение внутренних аудиторов по системе управления охраной труда, разработанной в соответствии с СТБ 18001-2009. После проведения обучения и успешной сдачи экзаменов прошедшим курс обучения выдается соответствующий документ, дающий право проводить в своей организации аудиторскую работу.

Однако проведение внутренних аудитов только силами специалистов, хотя и прошедших соответствующее обучение, является лишь первым шагом в этом направлении. Проведение аудитов для указанных специалистов является дополнительной, как правило, неоплачиваемой нагрузкой к своим непосредственным должностным обязанностям.

Проведение внутренних аудитов в организации должно осуществляться на профессиональном уровне состоящими в штате организации специалистами. На роль внутренних аудиторов могут быть рекомендованы специалисты структурных подразделений, функциональных служб и филиалов организации. Опыт российских организаций убедительным образом свидетельствует о необходимости введения штатных аудиторов по системе управления охраной труда, которые будут профессионально заниматься этим видом деятельности. Для этого необходимы соответствующие решения Министерства труда и социальной защиты РБ, Государственного комитета по стандартизации РБ.

Наряду со штатными аудиторами в организации необходимо также сформировать группу внештатных аудиторов, руководствуясь при этом следующими требованиями: аудиторы не должны зависеть от руководителей проверяемых подразделений и служб и не должны проверять свою работу. В качестве внештатных аудиторов целесообразно привлекать и лиц, которые не работают в данной организации.

Из числа работающих в организации наиболее подходящими на роль внештатных аудиторов являются члены комиссии организации по охране труда - органа, создание которого предусмотрено ст.24 Закона РБ от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда» (в редакции от 12.07.2013 № 61-З). В силу своего служебного и общественного положения эти лица наиболее заинтересованы в повышении эффективности системы управления охраной труда, и в то же время у них отсутствует ответственность за проверяемую деятельность (за исключением, быть может, тех подразделений, в которых они работают в качестве руководителей или специалистов).

Разумеется, внештатные аудиторы должны допускаться к проведению аудита после соответствующего обучения, проверки знаний и получения в установленном порядке соответствующего документа.

Внешний аудит

Как указывалось выше, наряду с внутренними аудитами функционирования системы управления охраной труда в организации могут проводиться внешние аудиты.

Внешние аудиты могут проводиться организациями, имеющими собственную заинтересованность в их проведении (аудит второй стороны). Результаты такого аудита важны для них для принятия решения о заключении договора, контракта и др.

Вместе с тем внешние аудиты могут проводиться независимой организацией, не имеющей заинтересованности в его результатах (аудит третьей стороны). В настоящее время проведение таких аудитов осуществляется главным образом сертифицирующими организациями для принятия решения о выдаче сертификата на соответствие системы управления охраной труда требованиям СТБ 18001-2009 «Системы управления охраной труда. Требования».

Справочно В настоящее время порядок сертификации систем управления является единым, и он установлен техническим кодексом установившейся практики Республики Беларусь ТКП 5.1.05-2012 (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация систем управления. Основные положения», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 30.04.2012 № 23. В названном техническом кодексе установившейся практики детально регламентированы все этапы проведения данного мероприятия.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2018 г. ТКП 5.1.05-2012 на основании постановления Госстандарта РБ от 16.05.2018 № 30 утратил силу.

Отметим ряд важных регламентаций вышеуказанного ТКП, имеющих большое значение для беспристрастности и объективности аудита:

• орган по сертификации не должен предлагать или проводить консультирование по системе управления;

• проведение более одной предварительной оценки системы рассматривается как консультирование по системе управления;

• в команду по аудиту не должны входить специалисты, которые оказывали данной организации-заявителю консультирование по созданию и развитию системы управления в течение последних 2 лет;

• в команду по аудиту не должны включаться представители организации-заявителя и организации, заинтересованной в результатах аудита;

• эксперт-аудитор, проводивший предварительную оценку системы управления, не должен назначаться в команду для проведения первичного сертификационного аудита;

• не могут участвовать в проведении аудита лица, ранее работавшие в организации-заявителе на аудит, оказывавшие услуги по консультированию.

Невыполнение любого из изложенных требований является явным нарушением законодательства.

Эти нарушения являются основанием для аннулирования выданного сертификата у организации-заявителя, а также для лишения сертификата таких экспертов-аудиторов и рассмотрения вопроса о лишении аккредитации сертифицирующей организации на право проведения сертификации систем управления охраной труда.

Помимо аннулирования сертификата организации-заявителя за такие нарушения, средства, затраченные на проведение такой сертификации, должны рассматриваться как нанесение материального ущерба организации с принятием мер к виновным в соответствии с существующим законодательством.

Таким образом, выполнение указанных требований должно строго соблюдаться как сертифицирующей организацией, так и ее клиентом.

13.01.2014

Владимир Семич, инженер, член общественного объединения «Сообщество трудового права»