Материал помещен в архив

АУДИТ ПЕРСОНАЛА ОРГАНИЗАЦИИ

В мировой практике аудит персонала - это последовательная, регулярная и долгосрочная форма контроля по оптимизации управления персоналом. Интеграция белорусских фирм в мировое хозяйство предполагает внедрение и использование более прогрессивных методов управления, и в т.ч. персоналом.

В ходе единовременной проверки невозможно полностью оптимизировать состояние управления персоналом организации. Как правило, усилия по улучшению управления персоналом концентрируются на вопросах, имеющих наибольшую полезность и эффективность. Аудит персонала - это периодически проводимая экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая систему мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности организации, использования трудового потенциала и регулирования социально-трудовых отношений.

Суть аудита персонала сводится к диагностике причин возникающих проблем в организации, оценке их важности и возможности разрешения, формулировке рекомендаций для руководства организации. Аудит персонала проводится с использованием методов диагностического исследования системы управления персоналом. Основные направления аудита персонала приведены в таблице 1.

Для достижения целей аудита нужно рассмотреть все основные критерии проведения аудита персонала:

- производительность и эффективность труда - занимает ведущее место в сфере управления трудовыми ресурсами, так как в основе любого управления лежит сопоставление затрат и результатов труда, оценка вклада различных категорий персонала и отдельных коллективов в общие итоги деятельности организации;

- трудовой потенциал - определяет уровень развития трудового потенциала и оказывает прямое и непосредственное влияние на эффективность производства и уровень жизни людей;

- условия труда - характеризует безопасность деятельности человека, режим труда и отдыха, уровень интенсивности труда и т.п.;

- организация и нормирование труда - обосновывает рациональные формы разделения труда, проектирование и обслуживание рабочих мест, прогрессивные методы и приемы выполнения работы, оптимальные нормы трудовых затрат различных категорий персонала;

- планирование численности персонала - обеспечивает определение обоснованности потребности различных категорий работников и их рациональное использование;

- мотивация персонала - побуждает человека к наиболее плодотворной деятельности на основе всестороннего учета его личных потребностей и основных целей организации;

- оплата и вознаграждение персонала - определяют результаты работы и доходы сотрудников, соотношение общих доходов и компенсационных доплат и т.п.;

- социально-трудовые отношения - изучает взаимодействие личных, корпоративных и общественных интересов персонала, развитие партнерских отношений между работодателем и сотрудниками всех категорий и др.;

- совершенствование организации управления персоналом - предусматривает приведение в соответствие существующих в организации форм, методов и процедур работы с кадрами.

Общая характеристика показателей, необходимых для анализа и планирования в организациях в области трудовых отношений, может быть представлена в таблице 2.

Далее проводится аудит структуры динамики персонала на основе следующих показателей.

1. Структура рабочей силы по категориям занятых (производственный персонал, непроизводственный персонал, административный персонал).

При анализе рассчитывают:

- число производственных работников на одного непроизводственного как отношение числа производственных работников к числу непроизводственных работников;

- число производственных работников на одного административного как отношение числа производственных работников к административным;

- долю административных работников в общей численности как отношение административных работников к общей численности работников.

2. Возрастная структура рабочей силы.

Можно использовать такой показатель, как средний возраст сотрудников, однако этот показатель не всегда дает полную информацию. Желательно отслеживать динамику возрастной структуры по категориям сотрудников, а также по отдельным специальностям, что позволит более эффективно управлять процессами планирования организации в рабочей подготовки резерва, профобучения и т.п. Необходимо определить долю лиц соответствующих возрастов в общей численности. Используют следующие возрастные группировки: 16, 17, 18, 19, 20-24, 25-29, 30-34, 35-39, 40-44, 45-49, 50-54, 55-59,60-64, 65 лет и старше.

3. Образовательная структура.

Аналогично возрастной структуре организации анализируют состав рабочей силы по уровню полученного образования.

4. Стаж работы.

Показателем стабильности рабочей силы является показатель продолжительности работы в организации (стаж работы). В данном случае целесообразно рассчитывать средний показатель.

4.1. Изучается общий стаж работников (общий стаж напрямую связан с уровнем производительности труда и группируется по периодам, представленным в таблице 3).

4.2. Изучается структура персонала по уровню образования: выделяются лица, имеющие высшее образование, незаконченное высшее, среднее специальное, среднее общее, неполное среднее, начальное. Необходимо иметь сведения о расстановке специалистов с высшим и средним специальным образованием, для чего целесообразно использовать таблицу 4.

5. Структура организации в разрезе полов.

Процентное соотношение мужчин и женщин - традиционный показатель статистики человеческих ресурсов.

6. Текучесть кадров.

Это один из важнейших показателей при изучении персонала организации. Факторы, которые оказывают влияние на текучесть кадров, можно разделить на три группы:

- величина заработной платы, условия труда и т.п.;

- возраст работников, уровень образования, опыт работы и т.п.;

- внешние факторы (семейные обстоятельства, появление новых организаций и т.п.).

Нормальной считается текучесть кадров, которая составляет до 5 % в год. Организации могут снизить уровень текучести с помощью следующих превентивных мер:

- улучшение организации труда и производства, сокращение малоквалифицированного труда, оздоровление условий труда;

- организация профессионального продвижения кадров и развитие системы повышения квалификации;

- улучшение жилищных и бытовых условий;

- совершенствование оплаты труда и стимулирование труда;

- спецмероприятия по адаптации новых работников.

Для управления кадровым составом организации целесообразно собирать сведения об общем количестве уволившихся; уволившихся женщинах; лицах в возрасте 19-30 лет, старше 50 лет; о работниках с низкой и высокой квалификацией; со стажем работы менее 3 и более 10 лет; с профессиональным, высшим и средним специальным образованием.

Относительный оборот персонала можно охарактеризовать по показателям, представленным в таблице 5. Расчет показателей производится по следующим формулам.

Коэффициент оборота по приему работников (Коп):

Коэффициент оборота по выбытию (Ков):

Коэффициент текучести кадров (Кт):

Коэффициент постоянства состава (Кпс):

Целесообразно определить показатель абсентеизма - количество самовольных невыходов сотрудников на работу (Кабсент.). Этот показатель определяется как отношение рабочего времени, пропущенного сотрудниками (неявки на работу) в течение периода (года), к общему балансу рабочего времени организации за период (см. формулы 5 и 6). При расчете данного показателя учитываются все пропуски рабочего времени - по болезни, отгулы за свой счет, прогулы и т.д., кроме отпусков.

Уровень удовлетворенности работников организации (Кудовл.) определяется по формуле (7):

Далее необходимо провести анализ использования рабочего времени.

В процессе анализа важно установить все виды потерь рабочего времени: непроизводительные затраты, простои, невыходы на работу, дополнительные отпуска по личным причинам с разрешения администрации и др. Непроизводительные затраты рабочего времени могут быть связаны с выполнением работ, не соответствующих функциям данного работника, с исправлением брака, устранением неисправности инструмента или оборудования.

Простои рабочих могут быть вызваны как организационно-техническими причинами (отсутствие материалов, инструмента, неисправность машин), так и нарушением трудовой дисциплины (уход с рабочего места по неуважительной причине, опоздание или преждевременный уход). Невыходы на работу устанавливаются на основе данных табельного учета и сопоставляются со статистической отчетностью организации. Сведения о дополнительных отпусках по личным причинам с разрешения администрации фиксируются в отделе кадров. Дополнительные отпуска иногда могут предоставляться рабочим в периоды простоев из-за низкой организации производства. Потери рабочего времени рассчитываются как в целом, так и на одного рабочего. Для анализа рабочего времени используем данные таблицы 6.

Общий фонд отработанного рабочего времени (F) представляют в виде следующей факторной модели (см. формулу 8):

где Чр - численность рабочих;

Т - количество отработанного времени в часах на одного рабочего;

Д - количество дней, отработанных одним рабочим;

t - продолжительность рабочего дня.

Применив методику детерминированного факторного анализа, определим влияние факторов на изменение общего фонда отработанного времени.

Фонд рабочего времени сократился на 20 049,0 часов, что произошло за счет:

- численности рабочих ((-32,6) х 237,51 х 7,95 = -61 555,5 ч);

- количества отработанных дней одним рабочим (777,7 х 10,14 х 7,95 = 62 692,7 ч);

- продолжительности рабочего дня (777,7 х 247,65 х (-0,11) = -21 185,7 ч).

Проверку осуществляем суммированием полученных результатов (-61 555,5 + 62 692,7 - 21 185,7 = 20 049,0 ч).

За анализируемый период фактическое количество отработанных дней одним работником практически совпадает с плановым уровнем (218,3 дня). Однако фактический фонд отработанного времени одним работником меньше запланированного на 8,39 ч, что свидетельствует о внутрисменных потерях рабочего времени. Средняя продолжительность рабочего дня сократилась на 0,04 часа, а уровень влияния внутрисменных потерь на фонд отработанного времени в часах на одного работника составит (-8,67) ч (218,32 х (-0,04)).

Далее проводится анализ динамики и уровня производительности труда.

Производительность труда определяется объемом продукции, произведенной работником в единицу времени. Объем продукции может быть рассчитан по валовой, товарной, чистой, условно чистой продукции и другим показателям. Отработанное время исчисляется в человеко-часах, человеко-днях, в среднесписочной численности работников. Часовая или дневная производительность труда определяется отношением объема продукции на число отработанных работниками человеко-часов или человеко-дней. Для определения месячной, квартальной или годовой производительности труда необходимо объем продукции, выпущенной за месяц, квартал или год, разделить на соответствующую среднесписочную численность работников промышленно-производственного персонала.

Динамика производительности труда определяется как отношение уровня производительности труда за отчетный период к базовому или плановому. Этот показатель характеризует процент роста или снижение производительности труда в отчетном периоде.

Различают три метода измерения производительности труда:

- натуральный;

- стоимостной;

- трудовой.

При натуральном методе измерения производительности труда производительность труда, или выработка, определяется путем деления количества произведенной продукции в физических мерах (штуках, тоннах, метрах и т.д.) на число работников или количество затраченного рабочего времени.

Стоимостной (денежный) метод осуществляется путем деления объема валовой продукции в оптовых ценах организации на число работников или затраченное рабочее время.

Трудовой метод основывается на сравнении рабочего времени, затраченного на производство данного объема продукции в отчетном и базовом периоде.

Наиболее обобщающим показателем производительности труда является среднегодовая выработка продукции одним работающим (В). С помощью методики факторного анализа и по данным таблицы 7 определим влияние факторов на изменение среднегодовой выработки одним работающим. При этом величина данного показателя зависит не только от выработки рабочих, но и от удельного веса в общей численности промышленно-производственного персонала, а также от количества отработанных дней и продолжительности рабочего дня (см. формулу 9).

где В - среднегодовая выработка продукции одним рабочим;

Уд - удельный вес рабочих в общей численности промышленно-производственного персонала;

Д - количество отработанных дней одним рабочим;

t - продолжительность рабочего дня;

вч - часовая выработка.

Используя методику факторного анализа, определим влияние факторов на изменение среднегодовой выработки на одного работающего, основываясь на данных таблицы 8.

Таким образом, производительность труда одного работника выросла на 16,43 тыс.руб., что обусловлено в большей степени ростом часовой производительности труда одного рабочего (73,44) и количеством отработанного времени одним рабочим (132,61).

Аналогично определим влияние факторов на изменение среднегодовой производительности труда рабочего (см. таблицу 9). Следует отметить, что величина среднегодовой производительности труда рабочего (Враб) зависит от выработки рабочих, количества отработанных дней и продолжительности рабочего дня и рассчитывается по формуле:

где Враб - среднегодовая выработка продукции одним рабочим;

Д - количество отработанных дней одним рабочим;

t - продолжительность рабочего дня;

вч - часовая выработка.

Производительность труда одного рабочего выросла на 228,31 тыс.руб., что обусловлено в первую очередь ростом часовой производительности труда одного рабочего (103,88) и количеством отработанного времени одним рабочим (187,57).

Оценивая динамику производительности труда, стоит отметить, что самые высокие темпы роста производительности труда наблюдаются у рабочих - 1,052, чуть ниже темпы роста производительности труда работников - 1,005. Аналогичная динамика прослеживается и по показателю часовой выработки: 1,023 и 1,010.

30.05.2008 г.

Виктория Акулич, старший преподаватель Института повышения квалификации и переподготовки экономических кадров Белорусского государственного экономического университета