Материал помещен в архив

АВАНС НА КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ (СУТОЧНЫЕ) ВЫДАН В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ, ОТЛИЧНОЙ ОТ ВАЛЮТЫ, В КОТОРОЙ УСТАНОВЛЕНЫ НОРМЫ ДЛЯ СТРАНЫ КОМАНДИРОВАНИЯ: ПОРЯДОК ОТРАЖЕНИЯ В УЧЕТЕ

Ситуация Для возмещения расходов по проживанию вне места жительства (суточных) при направлении работника в служебную командировку за границу организация выдала аванс в иностранной валюте, отличной от валюты, в которой установлены нормы для страны командирования. 1. Можно ли выплачивать суточные в долларах США при командировании работников в страны, нормы оплаты командировочных расходов в которые установлены в евро? 2. Каков порядок отражения данной ситуации в бухгалтерском учете?

1. Выплачивать суточные в иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, можно

Согласно ст.91 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п.2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115)).

В соответствии с п.8 Инструкции № 115 наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• по проживанию вне места жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, перечисленных в п.8 Инструкции № 115, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115 (п.9 Инструкции № 115).

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 (далее - постановление № 7).

В случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, сумма наличной иностранной валюты, израсходованная на территории Республики Беларусь, пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с применением обменного курса банка, где совершена валютно-обменная операция. Сумма наличной иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с использованием обменного курса банка (организации) страны командирования, где совершена валютно-обменная операция. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах наличной иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе банка, то пересчет произведенных расходов осуществляется по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком РБ (далее - Нацбанк РБ) на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты. К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются чеки, подтверждающие совершение валютно-обменных операций.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой получен аванс (п.32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2013 № 185 (далее - Инструкция № 185)).

При перечислении на счет клиента - физического лица аванса в иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, пересчет израсходованной работником суммы иностранной валюты в иностранную валюту, в которой перечислен аванс, осуществляется с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой на счет клиента - физического лица перечислен аванс.

В соответствии с п.28 Инструкции № 185 работник, получивший наличную иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебными командировками за границу, обязан не позднее трех рабочих дней (работники подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, - не позднее пяти рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить в кассу неиспользованную наличную иностранную валюту, за исключением случаев, установленных п.1 части второй ст.107 ТК.

Согласно п.30 Инструкции № 185 отчет об израсходованных суммах иностранной валюты представляется в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе или почтой, в т.ч. заказным письмом (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 марта 2015 г. следует руководствоваться пп.28 и 30 Инструкции № 185 в редакции постановления Правления Нацбанка РБ от 23.02.2015 № 94. С 3 июня 2018 г. следует руководствоваться п.32 Инструкции № 185 с учетом изменений, внесенных постановлением Правления Нацбанка РБ от 25.05.2018 № 237.

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций.

2. Порядок отражения ситуации в бухгалтерском учете

В соответствии с п.56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71.

Выдача работникам под отчет сумм отражается: Д-т 71 - К-т 50, 51, 52. Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаются: Д-т 10, 26 и других счетов - К-т 71.

Курсовые разницы, возникающие при переоценке обязательств в иностранной валюте, отражаются в составе доходов и расходов по финансовой деятельности, учитываемых на счете 91 (п.15 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102).

Пример Данные условные, рассмотрен порядок отражения в учете только суточных. Работник организации направлен в служебную командировку в Германию с 12 по 15 ноября 2013 г. сроком на четыре дня. Согласно приложению 1 к постановлению № 7 установлено возмещение суточных при служебных командировках в Германию в размере 40 евро за каждый день командировки. Курсы иностранных валют, установленные Нацбанком РБ, следующие: • на дату выдачи аванса на командировочные расходы: 12 400 руб. за 1 евро; 9 250 руб. за 1 долл. США; • на дату составления авансового отчета: 12 470 руб. за 1 евро; 9 270 руб. за 1 долл. США. Аванс на командировочные расходы выдан работнику 11 ноября 2013 г. наличными денежными средствами в сумме 215 долл. США (40 евро х 4 х 12 400 / 9 250). Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты представлен работником в бухгалтерию 18 ноября 2013 г. К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты не приложены чеки, подтверждающие совершение валютно-обменных операций.   Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб. Бухгалтерские записи при направлении работника в командировку (11 ноября 2013 г.) Выданы работнику денежные средства на командировочные расходы (215 долл. США x 9 250) 71 50, субсчет «Валютная касса» 1 988 750 Бухгалтерские записи при предоставлении авансового отчета (18 ноября 2013 г.) Отражена курсовая разница (215 долл. США x (9 270 - 9 250)) 71 91-1 4 300 Отнесена на затраты сумма командировочных расходов в пределах норм (суточные) (примечание 1) (215,23 долл. США x 9 270) 26, 44 и др. 71 1 995 182 Погашена задолженность перед подотчетным лицом путем перечисления ему денежных средств на карт-счет (примечание 2) ((215,23 долл. США - 215 долл. США) x 9 270) 71 51 2 132

Примечание 1. Суточные пересчитываются валюту, в которой был выдан аванс: 215,23 долл. США (40 евро х 4 х 12 470 / 9 270).

Примечание 2. При выплате субъектами валютных операций физическим лицам денежных средств для оплаты командировочных расходов работников за рубежом, а также иных расходов, произведенных ими в иностранной валюте, если возможность выплаты в иностранной валюте предусмотрена законодательством Республики Беларусь, субъекты валютных операций вправе выдавать сдачу на сумму, меньшую 10-кратной суммы минимального номинала банкноты соответствующей иностранной валюты, в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к иностранным валютам, установленному Нацбанком РБ на день совершения валютной операции (п.32 Правил проведения валютных операций, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.04.2004 № 72).

При возмещении подотчетному лицу командировочных расходов наличными денежными средствами можно руководствоваться постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.07.2013 № 71 «Об округлении заработной платы, денежного довольствия, стипендий, пенсий, пособий и других социальных выплат» либо разработать иной порядок округления. Например, округление начисленных к выплате сумм командировочных производить: до 50 руб. - если сумма 50 и ниже; до 100 руб. - если сумма 51 и выше, и рекомендуем закрепить порядок округления в учетной политике организации или ином локальном нормативном акте организации.

Справочно Округление начисленных к выплате сумм заработной платы, денежного довольствия, стипендий, пенсий, пособий и других социальных выплат производить: до 0 руб. - если сумма 49 и ниже; до 100 руб. - если сумма 51 и выше (п.1 вышеуказанного постановления).

23.12.2013

Татьяна Деркачева, аудитор