АВАНС НА КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ: РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОТРАЖЕНИЮ В УЧЕТЕ

Ситуация Водитель организации для доставки грузов постоянно ездит в краткосрочные командировки в Российскую Федерацию с перерывами между ними в 1-2 дня. Перед командировкой ему выдается аванс наличными, по приезде он сдает отчет. На следующую командировку у него частично остаются деньги с аванса на предыдущую командировку, а также водитель получает новый аванс. Авансы выдаются в российских рублях, отчеты также оформляются в российских рублях. При этом возникает ситуация, что имеются две даты выдачи авансов и, соответственно, два курса иностранной валюты, приходящиеся на эти даты. По какому курсу рассчитывать суточные, установленные для Российской Федерации в долларах США?

Гарантии при служебных командировках за границу

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• по проживанию вне места жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п.8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 октября 2019 г. постановление № 115 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2019 № 45 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее - постановление № 176). Комментарии см. здесь.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, перечисленных в п.8 Инструкции № 115, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115 (п.9 Инструкции № 115).

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 октября 2019 г.  постановление № 7 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27.09.2019 № 52 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

Порядок отчета об израсходованных суммах командировочных расходов при командировках за границу

Порядок составления отчета об израсходованных суммах командировочных расходов определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее - Инструкция № 185).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472.

Пунктом 30 Инструкции № 185 определен порядок применения того или иного курса при включении сумм в отчет и проведении окончательного расчета с работником.

Так, в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь (далее - Нацбанк) на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (часть четвертая п.30 Инструкции № 185).

Если нормы расходов по служебной командировке в иностранной валюте, установленные законодательством, отличаются от валюты страны командирования, аванс работнику может быть выдан в валюте страны командирования. Пересчет суммы иностранной валюты в валюту страны командирования производится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса (п.33 Инструкции № 185).

Неизрасходованная сумма наличной иностранной валюты, оставшаяся в распоряжении работника, а также неизрасходованная сумма иностранной валюты, оставшаяся на счете клиента - физического лица, возвращаются работником юридическому лицу, подразделению, индивидуальному предпринимателю посредством внесения наличной иностранной валюты в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юридического лица, индивидуального предпринимателя, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 Трудового кодекса Республики Беларусь (часть первая п.31 Инструкции № 185).

Возврат работником либо возмещение работнику суммы, меньшей установленного номинала банкноты соответствующей иностранной валюты, производится в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (часть четвертая п.31 Инструкции № 185).

Выдача наличной иностранной валюты на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, может производиться за счет возврата ранее полученных со счета в иностранной валюте юридического лица, индивидуального предпринимателя и выданных на эту цель средств, хранящихся в кассе юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя в пределах установленного лимита остатка кассы (п.38 Инструкции № 185).

Работник, направляемый в служебную командировку за границу, может не сдавать наличную иностранную валюту, полученную в обслуживающем банке, в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, если сумма наличной иностранной валюты не превышает сумму наличной иностранной валюты, предназначенную для выдачи этому работнику юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем (п.40 Инструкции № 185).

В таком случае возникает вопрос: датой выдачи аванса на следующую командировку следует считать дату выдачи аванса на предыдущую командировку или дату составления отчета по предыдущей командировке?

Законодательство на данный вопрос ответа не содержит.

В рассматриваемой ситуации к остатку выданных средств на предыдущую командировку выдается дополнительная сумма.

Как определять, на какие расходы будет потрачен остаток средств с предыдущей командировки: на оплату автомобильного топлива, на оплату иных расходов или на суточные? Такой же вопрос возникает и в отношении нового аванса.

Справочно Перечень затрат в иностранной валюте, относящихся на расходы по транспортировке, страхованию и экспедированию грузов и пассажиров, а также на уплату налогов и сборов в иностранной валюте, связанных с транспортировкой грузов и пассажиров, утвержден постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 23.07.2007 № 44.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 февраля 2018 г. перечень № 44 изложен в новой редакции на основании постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.01.2018 № 4.

Организации можно порекомендовать следующее:

• принять от водителя не использованную по предыдущей командировке иностранную валюту и оприходовать ее в кассу организации (п.31 Инструкции № 185);

• без сдачи в банк в этот же день выдать ее в виде аванса на следующую командировку (п.38 Инструкции № 185).

В этом случае на дату выдачи аванса на очередную командировку и будут рассчитываться суточные.

Справочно Допускается выдача (перечисление) работнику юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем иностранной валюты под отчет и выдача корпоративной дебетовой карточки для осуществления расходов, связанных со следующей служебной командировкой за границу, без представления полного отчета по ранее выданным (перечисленным) этому работнику суммам при условии соблюдения 15-дневного срока, установленного для представления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, по каждой из командировок (п.39 Инструкции № 185). Однако в рассматриваемой ситуации отчет по командировке составлен, поэтому нормами п.39 Инструкции № 185 для определения даты выдачи аванса организация руководствоваться не может. Вместе с тем можно выдать аванс на следующую командировку без отчета по предыдущей. Затем, исходя из отчетов по двум командировкам, можно зачесть взаимную задолженность организации и водителя и произвести окончательный расчет по обеим командировкам.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Рассмотрим бухгалтерский учет расходов на командировки на условных данных (ограничимся только суточными и расходами на проживание).

Примем, что водитель направлен в первую командировку в г. Москву с 11 по 13 мая 2016 г. За все дни суточные выплачиваются в иностранной валюте (п.22 Инструкции № 115).

Отчет по командировке водителем сдан в бухгалтерию 16 мая 2016 г.

В следующую командировку водитель выехал 17 мая 2016 г. (аванс выдан 17 мая).

В бухгалтерском учете будут сделаны записи:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. в п.39 (счет 50) Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50, внесены изменения постановлением Минфина от 28.12.2022 № 64.

26.05.2016

Валентина Прохожая, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»