Материал помещен в архив

АВАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ ПО ПРИОБРЕТЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ НЕ ПОДТВЕРЖДЕНЫ ДОКУМЕНТАЛЬНО: КАКИЕ ПОСЛЕДСТВИЯ ЖДУТ ОРГАНИЗАЦИЮ

Ситуация У организации, применяющей упрощенную систему налогообложения без уплаты НДС и ведущей бухгалтерский учет, авансовые отчеты работников по приобретению материалов не подтверждены документально. Какие последствия влечет за собой непредставление документов, подтверждающих произведенные расходы?

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на Налоговый кодекс Республики Беларусь в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. вышеназванный Кодекс изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З. В части налогообложения материал актуален на дату его написания.

Расходование денежных средств, полученных под отчет, необходимо подтвердить документами

У организаций, применяющих упрощенную систему, произведенные затраты на налоговую базу налога при упрощенной системе не влияют.

Однако это не означает, что произведенные расходы не должны подтверждаться документально. Этого требуют иные нормативные акты.

Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 утверждена Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь (далее - Инструкция № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472.

Инструкция № 107 устанавливает единый порядок ведения кассовых операций и порядок расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях (далее - наличные деньги) на территории Республики Беларусь и обязательна для выполнения осуществляющими свою деятельность на территории Республики Беларусь юридическими лицами и их подразделениями (пп.1 и 3 Инструкции № 107).

Таким образом, Инструкция № 107 обязательна в том числе для организаций, применяющих упрощенную систему.

Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, производится как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных дебетовых карточек.

Порядок выдачи денежных средств под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении лиц авансом на предстоящие расходы.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денег под отчет:

• не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения;

• не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения;

• до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению (п.34 Инструкции № 107).

Лица, получившие наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК).

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных дебетовых карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах (п.35 Инструкции № 107).

Перечень документов, подтверждающих расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), приведен в п.37 Инструкции № 107.

Таким образом, все произведенные работником расходы должны быть подтверждены документально.

Возврат неизрасходованных сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 ТК (п.41 Инструкции № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» C 1 января 2024 г. следует руководствоваться п.1 ч.2 ст.107 ТК с учетом изменений, внесенных Законом от 29.06.2023 № 273-З. Комментарии см. здесь.

По распоряжению нанимателя для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на хозяйственные нужды, могут производиться удержания из заработной платы работников. В этом случае наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (п.1 части второй ст.107 ТК).

Итак, непредставление документов, подтверждающих использование выданных под отчет денежных средств, является нарушением кассовой дисциплины.

Налог при упрощенной системе

Принятые к учету материалы на основании авансового отчета без документов, подтверждающих их приобретение, включаются организацией на основании подп.3.8 п.3 ст.128 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) в состав внереализационных доходов.

Налоговая база налога при упрощенной системе определяется как денежное выражение валовой выручки. Валовой выручкой признается сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и внереализационных доходов (часть первая п.2 ст.288 НК).

К внереализационным доходам относятся доходы, включаемые в соответствии с НК в состав внереализационных доходов при исчислении налога на прибыль и подоходного налога с физических лиц, кроме указанных в подп.3.1, 3.2, 3.4, 3.15, 3.17, 3.19⁸-3.19¹⁰ п.3 ст.128, подп.6.2 п.6 ст.176 НК. Внереализационные доходы, указанные в подп.3.19¹⁴ п.3 ст.128 НК, не включаются в налоговую базу налога при упрощенной системе, если сумма арендной платы, упомянутая в указанном подп., не учитывалась в составе затрат (расходов) при определении налоговой базы налога на прибыль (часть седьмая п.2 ст.288 НК).

Следовательно, стоимость принятых к учету материалов на основании авансового отчета без документов, подтверждающих их приобретение, включается в налоговую базу для исчисления налога при применении упрощенной системы как внереализационные доходы.

Организации, применяющие упрощенную систему, являются плательщиками некоторых налогов и платежей

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему, сохраняется общий порядок исчисления и уплаты, в частности, обязательных страховых взносов и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (далее - бюджет фонда) (подп.3.11 п.3 ст.286 НК).

Применяющие упрощенную систему плательщики исполняют обязанности налоговых агентов, в том числе удерживают при выплате заработной платы и иных доходов с начисляемых (перечисляемых) сумм налоги, сборы (пошлины) в порядке, установленном НК (подп.4.3 п.4 ст.286 НК).

Обратите внимание! Пункт 3 ст.286 НК содержит исчерпывающий перечень налогов, сборов (пошлин) и отчислений, по которым в случае перехода на упрощенную систему сохраняется общий порядок исчисления и уплаты. Страховые взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в этом перечне не поименованы.

Вместе с тем представители Белгосстраха разъясняют, что все субъекты предпринимательской деятельности независимо от применяемой ими системы налогообложения должны уплачивать страховые взносы в Белгосстрах, поскольку страховые взносы в Белгосстрах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не относятся к налогам, сборам (пошлинам) и отчислениям в целевые бюджетные и внебюджетные фонды.

Страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний согласно Положению о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 25.08.2006 № 530 (далее - Положение № 530), - один из видов обязательного страхования.

Обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний подлежат жизнь и здоровье граждан, в частности:

• работающих на основании трудовых договоров (контрактов);

• работающих на основании гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг или создание объектов интеллектуальной собственности, в местах, предоставленных страхователем (п.272 Положения № 530).

Справочно Страхователь - организации (включая иностранные), их обособленные подразделения, а также физические лица, которые в соответствии с законодательством предоставляют работу гражданам Республики Беларусь, иностранным гражданам, лицам без гражданства, проживающим в Республике Беларусь, или привлекают к работе таких граждан, или обеспечивают их деятельность (абзац 3 п.271 Положения № 530).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2019 г. абзац 3 п.271 Положения № 530 на основании Указа Президента Республики Беларусь от 11.05.2019 № 175 изложен в новой редакции: «страхователь - юридические лица Республики Беларусь, их обособленные подразделения, осуществляющие деятельность на территории Республики Беларусь, представительства иностранных организаций в Республике Беларусь и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в Республике Беларусь, а также физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, постоянно проживающие на территории Республики Беларусь и предоставляющие работу застрахованным лицам;».

Положение о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297 (далее - Положение № 1297).

Для организаций, применяющих упрощенную систему, никаких исключений по данному виду страхования Положением № 530 и Положением № 1297 не предусмотрено.

Полученные под отчет денежные средства, не возвращенные в установленный срок, облагаются подоходным налогом

Выданные под отчет денежные средства, расходование которых документально не подтверждено и которые нанимателем с работника не удержаны, рассматриваются как доходы, полученные работником.

При определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (часть первая п.1 ст.156 НК).

Дата фактического получения дохода при невозврате физическим лицом налоговому агенту в установленный срок денежных средств, полученных под отчет на иные предстоящие расходы, за исключением случаев представления таким плательщиком авансового отчета об израсходованных суммах, определяется как первый день месяца, следующего за месяцем, в котором истек установленный законодательством срок для принятия налоговым агентом распоряжения об удержании у плательщика сумм задолженности в погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса (подп.1.12¹ п.1 ст.172 НК).

Таким образом, суммы наличных денежных средств, выданные под отчет и за расходование которых работник не отчитался, признаются объектом для исчисления подоходного налога.

Полученные под отчет денежные средства, не возвращенные в установленный срок, облагаются страховыми взносами

Объектом для начисления обязательных страховых взносов в бюджет фонда согласно ст.2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» для работодателей и работающих граждан являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных перечнем выплат, на которые не начисляются обязательные страховые взносы в бюджет фонда, утверждаемым Советом Министров Республики Беларусь, но не выше пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 января 2022 г. объект для начисления обязательных страховых взносов для работодателей и работающих граждан - выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных перечнем выплат, на которые не начисляются взносы на государственное социальное страхование, в том числе на профессиональное пенсионное страхование, в бюджет фонда и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белгосстрах, устанавливаемым Совмином, но не выше пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом (абз.2 п.1 ст.4 Закона от 15.07.2021 № 118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»). Комментарии см. здесь.

Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115, не содержит такой выплаты, как выданные под отчет и не возвращенные работником суммы наличных денежных средств.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2022 г. постановлением Совмина от 28.12.2021 № 763 постановление № 115 дополнено перечнем выплат, на которые не начисляются взносы на государственное социальное страхование, в том числе на профессиональное пенсионное страхование, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах». Комментарий см. здесь.

Значит, суммы наличных денежных средств, выданные подотчет и за расходование которых работник не отчитался, признаются объектом для начисления взносов в бюджет фонда.

Кроме того, невозвращенные суммы являются согласно разъяснениям специалистов Белгосстраха объектом для начисления страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании п.2 Положения № 1297.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 января 2022 г. следует руководствоваться п.2 Положения № 1297 с учетом изменений, внесенных постановлением Совмина от 04.12.2021 № 694.

Ответственность за неуплату налогов и взносов

Ответственность за неуплату или неполную уплату обязательных страховых взносов и (или) взносов на профессиональное пенсионное страхование установлена ст.11.54 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП).

Так, неуплата или неполная уплата в установленный срок обязательных страховых взносов и (или) взносов на профессиональное пенсионное страхование в бюджет фонда влекут наложение штрафа в размере от 7 до 30 базовых величин, а на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо - в размере 20 % от неуплаченной суммы указанных взносов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. неуплата или неполная уплата в установленный срок обязательных страховых взносов или взносов на профессиональное пенсионное страхование в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь плательщиками таких взносов за физических лиц на сумму более 20 базовых величин, совершенные должностным или иным уполномоченным лицом плательщика из числа организаций (филиалов, представительств, обособленных подразделений) либо индивидуальным предпринимателем или иным физическим лицом, предоставляющими работу гражданам по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, влекут наложение штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин. (ст.12.15 КоАП от 06.01.2021 № 91-З (далее - КоАП-2021)). Комментарий см. здесь.

За непредставление, несвоевременное представление и (или) представление страховщику недостоверного отчета о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний страхователь уплачивает страховщику штраф в размере 10 БВ (часть первая п.275 Положения № 530).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2018 г. часть первая п.275 Положения № 530 на основании Указа Президента Республики Беларусь от 20.01.2017 № 20 изложена в новой редакции. За непредставление, несвоевременное представление и (или) представление страховщику недостоверного отчета о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний страхователь уплачивает страховщику штраф в размере 10 БВ.

Ответственность за неуплату или неполную уплату суммы налога, сбора (пошлины), таможенного платежа установлена ст.13.6 КоАП.

Ответственность за невыполнение или выполнение не в полном объеме обязанности по удержанию и (или) перечислению суммы налога, сбора (пошлины) установлена ст.13.7 КоАП.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. ответственность за неуплату или неполную уплату суммы налога, сбора (пошлины), таможенного платежа, а также за невыполнение или выполнение не в полном объеме обязанности по удержанию и (или) перечислению суммы налога, сбора (пошлины) установлена в ст.14.4 и 14.5 КоАП-2021. Комментарий см. здесь.

Кроме того, дополнительно к причитающейся к уплате сумме налога, сбора независимо от применения других способов обеспечения исполнения налогового обязательства, а также мер ответственности за нарушение налогового законодательства за каждый день просрочки уплаты налогов в соответствии со ст.52 НК начисляются пени.

Бухгалтерский учет расчетов с работником

При отражении в бухгалтерском учете расчетов с работником следует руководствоваться:

• Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее - Инструкция № 50);

• Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102).

Каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»). Требования, которым должны соответствовать первичные учетные документы, установлены п.2 ст.10 названного Закона.

В бухгалтерском учете операции по выдаче денег под отчет и принятии к учету материалов при отсутствии документов, подтверждающих расходование этих денежных средств, будут рассматриваться как две отдельные операции:

1) выдача денег под отчет;

2) безвозмездное получение материалов (при отсутствии заключенного с работником договора купли-продажи материалов).

При этом реализация по договору купли-продажи новых, не бывших в эксплуатации материалов для работника может быть расценена как незарегистрированная предпринимательская деятельность, влекущая за собой определенные последствия.

Покажем отражение выдачи денег и принятия к учету материалов в рассматриваемой ситуации на условных данных.

Допустим, работнику под отчет выдано 300,00 руб., он передал материалы без договора купли-продажи и без документов, подтверждающих их приобретение, указав в авансовом отчете сумму 300,00 руб.

В бухгалтерском учете организации при выдаче денег под отчет и принятии к учету материалов необходимо сделать записи:

06.06.2017

Евгений Микулич, экономист