Материал помещен в архив

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ: ВИДЫ БЛАНКОВ, ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И ИЗГОТОВЛЕНИЮ

Нормативно-правовая база

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

При разработке, использовании и хранении бланков организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов и методических документов:

Закона РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями (далее - Закон о государственных символах);

Указа Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее - Указ № 357);

Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172, с изменениями и дополнениями (далее - Положение о порядке изготовления и использования бланков);

Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - Стандарт, СТБ 6.38-2004);

Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.

Общие требования к бланкам

Общие требования к бланкам сформулированы в Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004.

Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление и использование последних рекомендуется в целях экономии бумаги, при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

бланк для письма (приложения 1, 6);

общий бланк для других видов ОРД (приложения 2-7).

Как вытекает из названий, первый из указанных бланков используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.), а также в ряде случаев организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, уведомления и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов (приложение 5), протоколов.

Изготовление бланков для конкретных видов документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год (п.23 Инструкции по делопроизводству).

Все бланки разрабатываются на основе углового или продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу (приложение 2). При этом длина строки бланковой надписи не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты располагаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (приложения 1, 3).

Наиболее рационально использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как адресат, гриф утверждения, гриф ограничения доступа, резолюция. Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае все реквизиты бланка должны быть продублированы на двух языках.

Стандартом установлено, что бланки для письма во всех организациях Республики Беларусь оформляются на двух языках с использованием продольного варианта расположения реквизитов бланка (приложение 1).

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух.

Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба РБ на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным (приложения 4, 5, 7). Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба РБ, могут оформляться с использованием как продольного (приложение 3), так и углового (приложение 2) вариантов расположения реквизитов.

Центрованный и флаговый способы расположения реквизитов

И при продольном, и при угловом вариантах СТБ 6.38-2004 допускает располагать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.

При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве «древка», а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов - «флаговый»).

При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равно удалены от границ площади. Таким образом, они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на 2 равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов - «центрованный»).

При изготовлении бланка наиболее приемлемым является центрованный способ, а при подготовке документа не на бланке целесообразнее печатать реквизиты бланка флаговым способом (примечание).

Бланк для письма: реквизиты

При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты:

Государственный герб РБ;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) - для министерств и других органов управления, по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» - для других организаций;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные;

ограничительные отметки и линии для реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

На бланк для писем могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Применение компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

Общий бланк: реквизиты

На общем бланке указываются:

Государственный герб РБ;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) - для министерств и других органов управления, по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» - для других организаций;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или издания;

ограничительные отметки и линии для реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс».

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

На общий бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «Код документа по ОКУД», «Заголовок к тексту», «Адресат» или «Гриф утверждения».

Правила оформления реквизитов бланков

Изображение Государственного герба РБ на бланке помещают в центре верхнего поля бланка. Согласно Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 в диаметре изображение Государственного герба РБ не должно превышать 17 мм.

Указом № 357 определено право использования гербовых бланков организациями Республики Беларусь, а также утверждены образцы гербовых бланков. Об особенностях оформления и использования гербовых бланков рассмотрено ниже.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» представляет собой изображение на бланке графического символа.

Согласно действующему законодательству под товарным знаком (знаком обслуживания) понимается изображение графического символа организации, учреждения или предприятия, зарегистрированное в установленном порядке (Закон РБ от 05.02.1993 № 2181-XII «О товарных знаках и знаках обслуживания»).

Под эмблемой понимается изображение графического символа общественного объединения, политической партии, также зарегистрированное в установленном порядке. Государственные и негосударственные организации регистрируют товарные знаки (знаки обслуживания) в государственном учреждении «Национальный центр интеллектуальной собственности» Государственного комитета по науке и технологиям РБ, а также в иных государственных учреждениях, наделенных соответствующими полномочиями.

Эмблемы общественных объединений, политических партий регистрируются в Государственном геральдическом регистре Республики Беларусь, ведение которого осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ.

В организациях государственной формы собственности, которые обязаны помещать на бланки изображение Государственного герба РБ, товарный знак (знак обслуживания) располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование организации». В негосударственных организациях, общественных объединениях этот реквизит располагается на верхнем поле документа, там, где на бланках государственных организаций помещается изображение Государственного герба РБ.

Наименование вышестоящей организации, наименование организации, а также наименование (при необходимости) его структурного подразделения должны быть официально закреплены в соответствующих правовых актах (уставе организации или положении о ней). При этом на бланке должно указываться как полное (включая наименование организационно-правовой формы организации), так и сокращенное наименование организации. Сокращенное официальное наименование организации заключается в скобки.

Реквизит «Название вида документа»

Реквизит «Название вида документа» указывается только в специальных бланках для конкретных видов документов (приложение 7).

В бланках для писем этот реквизит не оформляется, а при изготовлении общего бланка для него оставляется свободное место, которое заполняется в зависимости от того, какой документ готовится. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки, например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА. Если бланк оформлен на двух языках, то название вида документа дублируется на каждом из государственных языков, например: ЗАГАД - ПРИКАЗ, УВЕДОМЛЕНИЕ - ПАВЕДАМЛЕННЕ.

Почтовый адрес отправителя указывается на бланке для письма в соответствии с действующими почтовыми правилами: сначала указывается название улицы, номер дома, корпуса и т.д., затем почтовый индекс и город (Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановление Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111).

Коммуникационные данные включают в себя телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, адрес электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и др. При оформлении коммуникационных данных на бланке следует указывать справочный номер телефона (справочной службы, секретариата, канцелярии и т.п.). Коммерческие данные должны отражать все сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций (номер счета, наименование банка и др.), например: Р.с. № 3620223650031 в ОАО «Белинвестбанк», код 739.

Организация самостоятельно определяет, какие коммуникационные и коммерческие данные поместить на бланк для письма.

Особенности изготовления и использования гербовых бланков

Инструкция по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 определяют общие требования, предъявляемые к оформлению бланков документов.

В целях совершенствования вопросов подготовки и использования бланков в государственных органах и иных государственных организациях был издан Указ № 357. Данным Указом право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям.

Эта норма получила развитие в Законе о государственных символах. Так, согласно ст.10 Закона о государственных символах изображение Государственного герба РБ помещается на печатях, угловых штампах и бланках Президента РБ, Палаты представителей Национального собрания РБ, Совета Республики Национального собрания РБ, Совета Министров РБ, государственных органов, подчиненных Президенту РБ, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству РБ, местных Советов депутатов, местных исполнительных и распорядительных органов, Конституционного Суда РБ, общих и хозяйственных судов РБ, органов прокуратуры РБ, государственных нотариальных контор, Национальной академии наук Беларуси, государственных научных организаций и учреждений образования, иных государственных организаций и на бланках документов постоянных комиссий палат Национального собрания РБ.

Таким образом, Законом о государственных символах закреплена обязанность всех государственных организаций помещать изображение Государственного герба РБ на бланки своих документов. При этом изображение Государственного герба РБ должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для письма, так и на общих бланках, а также бланках конкретного вида документов.

В то же время Закон о государственных символах не исключает возможность использования изображения Государственного герба РБ негосударственными организациями. При этом установлено, что такое право может быть предоставлено им только законодательными актами Республики Беларусь. Применение этой нормы должно согласовываться с требованием п.1 Указа № 357, согласно которому право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках негосударственных организаций, а также на должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных организаций может быть предоставлено Президентом РБ или в установленном порядке. Так как до настоящего времени такой порядок не разработан, предоставление негосударственной организации или должностному лицу государственного органа права помещать изображение Государственного герба РБ на бланки документов может осуществляться только посредством издания декрета или указа Президента РБ.

Указом № 357 утверждены образцы гербовых бланков:

для всех видов организационно-распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов (приложение 7);

для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов (приложение 6).

В соответствии с утвержденными образцами все гербовые бланки должны оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском). Угловой вариант расположения реквизитов при этом не допускается. Указ № 357 требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства Республики Беларусь, регламентирующих порядок составления и оформления организационно-распорядительной документации.

Во исполнение Указа № 357 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков.

В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на этих бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется в организациях при их поступлении раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале). Лицо, ответственное за их учет, использование и хранение, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям.

Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба РБ по акту с отметкой в журнале (карточке). Бланки документов с изображением Государственного герба РБ должны храниться в организациях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Примечание. Во всех образцах бланков, приведенных в приложениях, реквизиты расположены центрованным способом.

15.08.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела