Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ: ВИДЫ, ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ

Деятельность любой организации невозможна без создания и использования документов, так как они обеспечивают связь между объектами управления и коммуникацию со сторонними организациями. Для создания документов используются установленные реквизиты, позволяющие идентифицировать автора документа, место, занимаемое документом в пространстве и времени, и другие его характеристики. Для обеспечения точной идентификации документов и ускорения этого процесса законодательством Республики Беларусь установлено требование, согласно которому документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (п.19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной (п.21 Инструкции по делопроизводству).

В главе 3 Инструкции по делопроизводству закреплены требования к оформлению бланков документов. В п.23 Инструкции по делопроизводству содержится ссылка на СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83, в котором установлены виды бланков и порядок их расположения.

В обязательном порядке на бланках оформляются:

• распорядительные документы организации;

• протоколы;

• письма и справки, которые являются внешними, то есть направляются сторонним юридическим или физическим лицам.

Справочно На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы - положения, инструкции и т. п. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2016.

Внутренние документы структурных подразделений, совместные документы, внутренние справки допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

Виды бланков

В каждой организации независимо от формы собственности должны быть разработаны:

1) общий бланк;

2) бланк для письма (часть первая п.19, п.23 Инструкции по делопроизводству).

Общий бланк предназначен для изготовления различных организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида наносится на общий бланк.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений и др.); такие бланки еще называют специальными бланками. В них наименование вида документа наносится на бланк документа. В Инструкции по делопроизводству указано, что изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов:

• А4 (210×297 мм);

• А5 (148×210 мм).

Лист бумаги формата А4 должен иметь левое поле - 30 мм, правое - не менее 8 мм, а верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Обратите внимание! Указанные размеры полей должны быть соблюдены и на бланке документа, и на последующих страницах документа.

Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более 5-7 строк текста. Чаще всего бланк такого формата используется для изготовления справок.

Реквизиты бланков

На бланк для письма наносятся реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации: код по ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.12.2014 № 60, или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 28.04.2003 № 22;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• почтовый адрес отправителя;

• коммуникационные и коммерческие данные (п.25 Инструкции по делопроизводству).

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дата входящего документа.

Установленный перечень содержит максимально возможный набор реквизитов, содержащихся на бланке для письма. Их можно разделить на несколько групп:

1) обязательно наносятся на бланк для письма наименование организации, почтовый адрес отправителя;

2) при определенных условиях наносятся на бланк для письма Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование вышестоящей организации, наименование структурного подразделения;

3) по усмотрению организации наносятся эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, коммуникационные и коммерческие данные.

На общий бланк наносятся реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации: код по ОКРБ 004-2014 или код по ОКРБ 018-2003;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• место составления или издания (п.26 Инструкции по делопроизводству).

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

По аналогии с реквизитами, наносимыми на бланк для письма, для общего бланка реквизиты можно разделить на несколько групп:

1) обязательно наносятся наименование организации, место составления или издания;

2) при определенных условиях наносятся Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование вышестоящей организации, наименование структурного подразделения;

3) по усмотрению организации наносятся эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации.

Ниже рассмотрим условия, при которых наносятся соответствующие реквизиты.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. При изготовлении гербовых бланков необходимо руководствоваться:

• Законом Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;

• Указом Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

• Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172.

Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (далее - эмблема) помещается на бланках по усмотрению организации, при этом они должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке. Эмблема помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» или «Наименование вышестоящей организации». На бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь эмблема помещается на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

Код организации проставляется в верхнем поле справа на первом листе документа. Необходимость помещения кода организации на бланках документов определяется организацией самостоятельно.

Наименование вышестоящей организации наносится на бланк документа при ее наличии. Указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней.

Наименование структурного подразделения указывается на бланке документа в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

Почтовый адрес отправителя оформляется на исходящих письмах (бланках для писем) в соответствии с действующими на территории Республики Беларусь правилами оказания услуг почтовой связи. Они регулируются постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования». Первая буква в реквизите «Почтовый адрес отправителя» оформляется строчной.

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты и др.) помещаются ниже реквизита «Почтовый адрес отправителя». Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются.

Коммерческие данные (номер расчетного счета, наименование банка и др.) помещаются ниже коммуникационных данных.

Состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных определяется организацией.

Справочно Для более детального изучения см. «Бланки документов: примеры оформления».

10.11.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела