Материал помещен в архив

ВОПРОС: Бухгалтерия организации требует отражать в приказах о приеме на работу личный страховой номер работника, наличие детей и их возраст.

Правомерно ли это?

ОТВЕТ: Требования к содержанию и оформлению приказов о приеме на работу сформулированы в Трудовом кодексе РБ (далее - ТК) и Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Статьей 25 ТК установлено, что после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под подпись. В соответствии со ст.54 ТК оформление заключения трудового договора приказом (распоряжением) и объявление его работнику под подпись является одной и обязанностей нанимателя при приеме на работу.

Требования к построению и оформлению текстов приказов, в т.ч. особенности композиционной структуры и оформления текста приказа по личному составу, сформулированы в п.99 Инструкции по делопроизводству.

Так, согласно части пятой п.99 Инструкции по делопроизводству в приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста. Частью девятой п.99 Инструкции по делопроизводству установлено, что в приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Как видно, ни ТК, ни Инструкция по делопроизводству, ни иные акты законодательства не содержат прямых норм, устанавливающих содержание текста приказа о приеме на работу.

Вместе с тем следует учитывать, что приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству). Приказ является распорядительным документом и должен содержать предписываемые к выполнению действия.

С учетом норм ст.25 и 54 ТК представляется, что в соответствующем правовом акте должны быть отражены основные положения трудового договора, заключенного между нанимателем и работником: фамилия, имя, отчество (если таковое имеется) работника, наименование должности (профессии), на которую принимается работник, с указанием при необходимости квалификационного разряда (класса, категории и т.п.), наименование структурного подразделения, дата приема на работу, вид приема, условия оплаты труда. Целевое назначение приказа и императивный характер изложения информации в нем делают его обязательным для исполнения работниками, на которых распространяется его действие (кадровой службы, бухгалтерии и др.).

Соответствующие позиции отражены в унифицированной форме приказа о приеме на работу, которая включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (УСОРД).

Отметим, что УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области.

Хотя законодательство не запрещает включать в приказ о приеме на работу сведения о личном страховом номере работника, наличии у него детей и их возрасте, данная информация является справочной, ее включение в приказ представляется излишним. Следует иметь в виду, что данная информация, учитываемая при расчете заработной платы работника и ее налогообложении, с течением времени может измениться. Например, у работника может родиться еще один ребенок; на иждивении работника могут находиться не только дети, но и совершеннолетние члены семьи; самому работнику в период работы в организации может быть установлена группа инвалидности и т.п.

В этой связи оптимальное решение проблемы - установление тесных деловых контактов между бухгалтерией и кадровой службой организации, предусматривающих своевременное предоставление необходимой документально подтвержденной информации. Соответствующие требования могут быть закреплены в положениях о структурных подразделениях организации, должностных инструкциях работникам, иных правовых актах организации.

05.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела