Материал помещен в архив

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГСМ, ПРИОБРЕТЕННЫХ ЗА ГРАНИЦЕЙ

Ситуация Работники командируются за границу на автомобилях организации. Периодически они заправляют автомобили бензином, дизельным топливом за границей на АЗС по пути следования (как подотчетные лица). Как вести бухгалтерский учет такого топлива?

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (часть вторая ст.95 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Аналогичная норма предусмотрена п.8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарий см. здесь.

При следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке с учетом положений п.32 Инструкции № 115 (часть первая п.32 Инструкции № 115).

При следовании указанных работников по утвержденному маршруту в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты является путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, а также иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством Республики Беларусь (часть вторая п.32 Инструкции № 115).

Кроме того, работникам, названным в частях первой и второй п.32 Инструкции № 115, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту (часть третья п.32 Инструкции № 115).

Возмещение указанных расходов и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок (как иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя), производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (часть четвертая п.32 Инструкции № 115).

Согласно пояснению, приведенному в Указе Президента Республики Беларусь от 29.03.2002 № 161 «О неотложных мерах по обеспечению сохранности и эффективности использования горюче-смазочных материалов», для целей данного Указа под горюче-смазочными материалами понимают бензин, дизельное топливо и моторные масла.

Таким образом, расходы по заправке автомобилей бензином, дизельным топливом за границей относятся к командировочным (в составе иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя) и должны возмещаться работникам на основе подтверждающих документов в оригинале.

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. ст.10 Закона изложена в новой редакции Законом от 11.10.2022 № 210-З.

Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными (п.2 ст.10 Закона).

Таким первичным учетным документом в рассматриваемой ситуации будет авансовый отчет, к которому будут прилагаться подтверждающие документы в оригинале (например, чеки о приобретении горюче-смазочных материалов).

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 ТК.

К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки - выписка, подтвержденная банком);

• карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки - выписка, подтвержденная банком);

• другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством (п.28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472. Комментарий см. здесь.

Отражение в бухгалтерском учете стоимости израсходованных горюче-смазочных материалов происходит на основании норм Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее - Инструкция № 133).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. действует Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Запасы», утв. постановлением Минфина от 28.12.2022 № 64. Комментарий см. здесь.

Оприходование горюче-смазочных материалов производится на основании товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов (п.76 Инструкции № 133).

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов организациями ведется на счете 10 «Материалы» по видам горюче-смазочных материалов, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты соответствующие субсчета, в том числе субсчет «Топливо в баках транспортных средств» (п.80 Инструкции № 133).

Стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период (данные документы должны содержать реквизиты, предусмотренные для первичных учетных документов в п.2 ст.10 Закона). Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка (п.83 Инструкции № 133).

Отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете будет следующим.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. в п.39 (счет 50) Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50, внесены изменения постановлением № 64.

15.12.2017

Виталий Раковец, аудитор общества с ограниченной ответственностью «АудитИнком»