Материал помещен в архив

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПО-НОВОМУ

Ситуация Организация приобрела и выдала трудовые книжки работникам после вступления в силу новой Инструкции по их учету. Каким образом следует вести бухгалтерский учет трудовых книжек?

Оперативный учет трудовых книжек

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Образец трудовой книжки утверждается республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ст.50 Трудового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З часть вторая ст.50 вышеназванного Кодекса после слова «нанимателем» дополнена словами «(за исключением нанимателя - физического лица)». Комментарий см. здесь.

С 14 сентября 2014 г. вступило в силу постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках», утвердившее новую Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (далее - Инструкция № 40).

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п.77 Инструкции № 40).

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее - должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - книга учета) по форме согласно приложению к Инструкции № 40.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме, где указываются реквизиты организации, в т.ч. проставляется печать нанимателя (представительства иностранной организации). О получении расписки работник расписывается в книге учета.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, где указывает дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета должностным лицом проставляется соответствующая отметка.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).

Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты (пп.79-81 Инструкции № 40).

Порядок использования и бухгалтерского учета трудовых книжек

Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности установлен одноименной Инструкцией, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.

Порядок формирования в бухгалтерском учете информации о доходах и расходах в организациях (за исключением банков, небанковских кредитно-финансовых организаций, страховых организаций, бюджетных организаций) определен Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102).

Доходы и расходы в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

• доходы и расходы по текущей деятельности;

• доходы и расходы по инвестиционной деятельности;

• доходы и расходы по финансовой деятельности.

В состав прочих доходов и расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчета 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности», 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»), включаются доходы и расходы, связанные с реализацией и прочим выбытием запасов (за исключением продукции, товаров) (пп.5, 13 Инструкции № 102).

Справочно Если организация применяет упрощенную систему налогообложения, стоимость бланков трудовых книжек, удерживаемая из заработной платы работников, включается в выручку от реализации товаров (работ, услуг) для целей исчисления налога при упрощенной системе, так как в данном случае имеет место их реализация (п.2 ст.288 Налогового кодекса Республики Беларусь, далее - НК). При общей системе налогообложения стоимость бланков трудовых книжек учитывается при исчислении налога на прибыль в составе выручки и затрат (п.1 ст.127 и п.1 ст.130 НК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться п.1 ст.168, п.1 ст.170, п.1 ст.328 НК, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

Забалансовый счет 006 предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов с определенной степенью защиты.

Бланки документов с определенной степенью защиты учитываются на забалансовом счете 006 по номинальной стоимости или в условной оценке.

Аналитический учет по забалансовому счету 006 ведется по видам бланков документов с определенной степенью защиты и местам их хранения (п.84 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее - Инструкция № 50)).

Пунктом 16 Инструкции № 50 предусмотрено, что счет 10 предназначен для обобщения информации о наличии и движении материалов.

При выбытии материалов их стоимость отражается по дебету счетов 90, 91 «Прочие доходы и расходы» и других счетов и кредиту счета 10.

Согласно п.57 Инструкции № 50 счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету 73 ведется по каждому работнику.

В бухгалтерском учете организация должна произвести следующие записи по учету трудовых книжек:

26.01.2015

Виталий Раковец, аудитор общества с ограниченной ответственностью «АудитИнком»