Бухучет бланков и документов с определенной степенью защиты в бюджетных организациях с 1 июля 2025 года

Наталья Клясова
экономист

18.06.2025

С 1 июля 2025 г. вступает в силу Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Бланки и документы с определенной степенью защиты», утв. постановлением Минфина от 31.12.2024 № 88. Одновременно утрачивает силу постановление Минфина от 18.12.2008 № 196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь».

В материале рассмотрены вопросы, которые необходимо учесть при учете бланков и документов с определенной степенью защиты по новым правилам в бюджетных организациях:

Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержден постановлением Совмина от 06.07.2011 № 912.

Государственный реестр бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты см. здесь.

Документальное оформление и аналитический учет

Поступившие в организацию бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документы с определенной степенью защиты, включенные в Государственный реестр бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты (далее - бланки (документы)) принимаются к бухгалтерскому учету в качестве запасов на основании первичных учетных документов (пп.3 и 7 НСБУ № 88, ч.1 п.5 Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утв. приказом Минфина от 11.12.1997 № 59).

Аналитический учет бланков (документов) ведется в регистрах аналитического учета:

• по наименованиям;

• типам, кодам, сериям, номерам, иным идентификационным признакам (при их наличии);

• ответственным лицам;

• структурным подразделениям (местам хранения, осуществления деятельности) (п.8 НСБУ № 88).

Аналитический учет бланков (документов) по субсчету 067 «Прочие материалы» в бюджетных организациях ведется в книге ф.296:

• по наименованиям;

• сортам;

• количеству;

• стоимости;

• материально ответственным лицам (ч.19 раздела «Счет 06 "Материалы и продукты питания"» Методических указаний № 59).

Учет материальных ценностей на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учета ф.М-17 только по наименованиям, сортам и количеству (ч.2 п.4 Методических указаний № 59).

Выдача материалов со склада производится по документам, утвержденным руководителем учреждения. Для выдачи бланков применяются следующие документы:

• накладная (требование) ф.434 при выдаче материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в двух экземплярах, если иной порядок не установлен министерствами и другими органами государственного управления,

или

• ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.410 для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. При этом записи в ведомости ведутся в хронологическом порядке и отдельно по каждому наименованию.

В конце месяца ведомости закрываются, подбиваются итоги и сдаются в бухгалтерию (подп.а) и г) п.7 Методических указаний № 59).

Формы документов • Форма ведомости выдачи материалов на нужды учреждения ф.410. • Форма накладной (требования) ф.434-мс.

В НСБУ № 88 установлен перечень документов, которыми оформляют движение бланков (документов) в организации (пп.4-6 НСБУ № 88):

1) реестр использованных бланков (документов) для регистрации использованных бланков (документов). На основании реестра составляются ПУД, подтверждающие их использование;

2) реестр испорченных (аннулированных) бланков (документов) для регистрации испорченных и аннулированных бланков (документов). На основании реестра составляются ПУД, подтверждающие их порчу (аннулирование);

3) акт об уничтожении бланков (документов) с определенной степенью защиты для оформления уничтожения бланков (документов).

Эти формы организации должны разработать самостоятельно с учетом указанных необходимых сведений. Формы ПУД необходимо закрепить в учетной политике. При разработке за основу можно взять формы из Инструкции № 196.

Формы документов • Реестр использованных бланков (документов) с определенной степенью защиты (примерная форма). • Реестр испорченных (аннулированных) бланков (документов) с определенной степенью защиты (примерная форма). • Акт на списание использованных бланков (документов) с определенной степенью защиты (примерная форма). • Акт на списание испорченных (аннулированных) бланков (документов) с определенной степенью защиты (примерная форма). • Акт об уничтожении бланков (документов) с определенной степенью защиты (примерная форма).

Операции по расходу материальных запасов, кроме продуктов питания, отражаются в накопительной ведомости по расходу материалов формы 396 (мемориальном ордере 13) (приложение 13 к постановлению Минфина от 08.02.2005 № 15) (ч.28 раздела «Счет 06 "Материалы и продукты питания"» Методических указаний № 59).

Бухгалтерский учет

Учет материальных ценностей в бухгалтерии ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям материалов и ответственным лицам. Материальные запасы, за исключением продуктов питания и медикаментов, учитываются по фактической стоимости, включающей затраты (ч.1 п.4 Методических указаний № 59):

• на производство;

• приобретение;

• хранение;

• транспортировку;

• другие расходы.

С 1 июля 2025 г. бланки (документы) учитываются бюджетными организациями по дебету счета 06 (субсчет 067) (абз.3 подп.2.1 п.2 постановления № 88).

Материальные запасы, учитываемые на субсчетах счета 06, списываются по ценам их приобретения или по средним ценам, если они приобретались по разным ценам (ч.1 п.8 Методических указаний № 59).

Примечание 1. Материальные запасы, приобретенные за счет бюджетных средств, приходуются по стоимости приобретения, включая НДС (подп.1.1 п.1 постановления Минфина от 30.04.2019 № 24 «О бухгалтерском учете налога на добавленную стоимость в бюджетных организациях»). Организации, которые занимаются хозяйственной деятельностью (производством и реализацией товаров (работ, услуг)), уплаченные поставщикам суммы НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) для этой деятельности учитывают в соответствии с гл.14 НК и подп.1.1, ч.1 подп.1.2, подп.1.4 п.1 постановления № 24.

Сумма НДС при приобретении материальных запасов за счет доходов от предпринимательской деятельности отражается по дебету счета 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 175 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)») и кредиту соответствующего субсчета счетов 11 «Текущие счета по внебюджетным средствам», 15 «Расчеты с поставщиками и покупателями», 16 «Расчеты с подотчетными лицами», 17 и других счетов (ч.1 подп.1.2 п.1 постановления № 24).

Сумма НДС по приобретенным (ввезенным) товарам, работам, услугам, использованным при производстве и (или) реализации товаров, работ, услуг, операции по реализации которых освобождены от налогообложения НДС, отражается по дебету счетов 08 «Затраты на производство», 21 «Прочие расходы» (субсчет 211 «Расходы по внебюджетным средствам») и кредиту счета 17 (субсчет 175) (подп.1.4 п.1 постановления № 24).

Примечание 2. Передача бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утв. постановлением Совмина от 06.07.2011 № 912, организациями и индивидуальными предпринимателями, приобретшими бланки в установленном порядке, иным организациям и индивидуальным предпринимателям не допускается, за исключением передачи остатков неиспользованных бланков правопреемнику (правопреемникам) реорганизованной организации в порядке, установленном чч.1 и 2 п.6¹ постановления № 912 (п.15 Инструкции о порядке приобретения, использования, учета, хранения, возврата и уничтожения бланков документов с определенной степенью защиты, утв. постановлением МНС, Минфина и Минсвязи от 12.08.2011 № 33/77/17).

Необходимость проведения инвентаризации для ведения учета по новым правилам

До 1 июля 2025 г. поступление бланков строгой отчетности в бюджетных организациях отражалось на субсчете 210 «Расходы к распределению» по фактически произведенным затратам на их приобретение (абз.3 п.19, абз.3 п.21 Инструкции № 196).

1 июля 2025 г. бланки (документы), за исключением испорченных и (или) аннулированных, не числящиеся в бухгалтерском учете на указанную дату в составе материальных запасов, необходимо отразить по дебету счета 06 (субсчет 067) (абз.3 ч.1 подп.2.1 п.2 постановления № 88).

Для этого следует провести инвентаризацию имеющихся в организации на хранении бланков (документов) и поставить их на учет.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации устанавливается в учетной политике организации (абз.6 ч.1 п.4 ст.9 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Инвентаризация проводится в том числе по решению руководителя организации (абз.3 п.4 Инструкции № 180).

Таким образом, руководителю предоставлено право издать приказ о проведении инвентаризации бланков (документов) на 1 июля в связи с изменением законодательства по примерной форме согласно приложению 1 к Инструкции № 180. Приказом руководителя организации предусматривается создание инвентаризационной комиссии.

Формы документов • Приказ о проведении инвентаризации бланков (документов) с определенной степенью защиты (пример).

Инвентаризацию бланков (документов) в местах их хранения проводит комиссия организации в соответствии с Инструкцией № 180 (п.6 Инструкции № 196).

Проверка фактического наличия БСО производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения, за которое отвечает материально ответственное лицо. Данные о наличии БСО вносятся в опись по форме согласно приложению 18 к Инструкции № 180 (ч.1 п.59 Инструкции № 180).

Формы документов Инвентаризационная опись ценных бумаг, бланков строгой отчетности ф.13-инв (пример).

Результаты инвентаризации бланков (документов) необходимо отразить в бухгалтерском учете бюджетной организации в соответствии с абз.3 подп.2.1 п.2 постановления № 88.

Записи 1 июля 2025 г. в бухгалтерском учете:

Внесение изменений и дополнений в учетную политику

Для правильного применения НСБУ № 88 организация может внести изменения и (или) дополнения в учетную политику, например, в части применяемой условной оценки, форм первичных учетных документов, регистров аналитического учета, документов оперативного учета бланков (документов), о которых речь шла выше.

Справочно Изменения в учетную политику организации могут быть внесены в том числе в случае изменения законодательства (ч.1 п.7 ст.9 Закона № 57-З).

С 2025 года в случае внесения в учетную политику изменений и (или) дополнений, обусловленных вступившими в силу в период с 1 марта по 31 декабря отчетного года изменениями законодательства или наступлением в этом периоде иных обстоятельств, организация представляет эти изменения и (или) дополнения в налоговый орган по месту постановки на учет в срок не позднее 30 календарных дней с даты утверждения руководителем организации и (или) иным уполномоченным лицом (органом) таких изменений и (или) дополнений (ч.6 подп.1.4.2 п.1 ст.22 НК).

При разработке форм оперативного учета бланков (документов) (реестры использованных бланков (документов), реестры испорченных (аннулированных) бланков (документов)) организация вправе воспользоваться в качестве основы подобными формами, предусмотренными постановлением № 196.

Материальные запасы учитываются по фактической стоимости, включающей затраты на производство, приобретение, хранение, транспортировку и другие расходы (ч.1 п.4 Методических указаний № 59)

Испорченные (аннулированные) бланки (документы), подлежащие уничтожению, учитываются на забалансовом счете в условной оценке и в количественном выражении до их уничтожения (ч.1 п.10 НСБУ № 88).

Условная оценка - стоимость бланков (документов) по учетным ценам, в качестве которых могут приниматься цены приобретения, планово-расчетные цены, отпускные цены, розничные цены, плановая (нормативная) себестоимость и иные стоимостные показатели, установленные положением об учетной политике организации (абз.3 п.2 НСБУ № 88).

Для упрощения учета советуем выбрать идентичный подход к оценке неиспользованных и испорченных (аннулированных) бланков (документов) и отразить его в учетной политике.

Формы документов • Приказ об утверждении изменений и дополнений в Положение об учетной политике на 2025 год (бланки и документы с определенной степенью защиты) (пример).

Дополнительно по теме • Учет поступления и списания конвертов в бюджетной организации.