Материал помещен в архив

ВОПРОС: Чем отличаются понятия: документ в электронном виде и электронный документ?

ОТВЕТ: В Республике Беларусь используются два термина - «электронный документ» и «документ в электронном виде».

Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон).

Иными словами, электронный документ - это документ в электронном виде, подписанный ЭЦП.

Определение термина «документ в электронном виде» в нормативных правовых актах отсутствует.

Под документом в электронном виде понимают документ, создание, обработка, хранение и передача которого осуществляется с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств, или документ, информация которого представлена в цифровой форме (п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного и введенного в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Таким образом, подлинность электронного документа подтверждает ЭЦП, а подлинность документа в электронном виде может не подтверждаться или подтверждаться с использованием аналогов собственноручной подписи (факсимиле, пароль, цифровой водяной знак и др.).

Справочно Аналог собственноручной подписи - набор символов, вырабатываемый подписывающим лицом или находящимся в его пользовании программно-аппаратным комплексом, содержащий факсимильное отображение его собственноручной подписи или указание на то, что документ в электронном виде подписан данным лицом, в том числе с использованием паролей или иных средств (Терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения»).

При работе с электронными документами также применяются понятия:

• электронная копия документа на бумажном носителе - электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и подписанное ЭЦП лица, изготовившего такое электронное отображение (абзац 14 ст.1 Закона);

• копия электронного документа - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь (абзац 3 ст.1 Закона).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. копия электронного документа - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном Законом и иными актами законодательства (абз.3 ст.1 Закона в ред. Закона от 14.10.2022 № 213-З).

Порядок работы с электронными документами определяет Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

Порядок работы с документами в электронном виде определяют:

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

• Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.

14.03.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела