Материал помещен в архив

ВОПРОС: Что следует учесть при организации электронного документооборота и хранении электронных документов?

ОТВЕТ: Электронный документооборот - это движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело.

Электронный документооборот организации осуществляется в рамках системы электронного документооборота (далее - СЭД).

Система электронного документооборота организации должна поддерживать весь цикл работы с электронными документами, который включает:

• подготовку проектов электронных документов;

• представление проекта электронных документов на подпись (утверждение) руководителю;

• регистрацию и контроль исполнения электронных документов;

• защиту электронных документов;

• организацию оперативного хранения и передачу электронных документов на хранение в архив;

• уничтожение электронных документов, не подлежащих хранению (п.14 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

Доставка электронных документов в другие организации может осуществляться:

• посредством электронной почты (в качестве вложения);

• посредством СЭД или межведомственного электронного документооборота (например, СМДО5).

Структура сообщения электронной почты или информационного пакета должна обеспечивать доставку как общей, так и особенной части электронных документов, включая обязательные реквизиты регистрационно-контрольной карточки (п.15 Инструкции № 19).

Общая часть электронных документов состоит из информации, составляющей содержание документа, в том числе реквизитов документа, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи.

Особенная часть электронных документов состоит из одной или нескольких ЭЦП (ст.17 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК для входящих и исходящих электронных документов определены в приложении 2 к Инструкции № 19.

В отношении архивного хранения электронных документов установлено, что электронные дела временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения передаются в архив организации в сроки, установленные для документов на бумажных носителях.

При этом электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в СЭД (пп.17, 18 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. пп.14, 17 и 18 Инструкции № 19 исключены, в п.15 Инструкции № 19 и приложение 2 к данной Инструкции внесены изменения постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Обратите внимание! Для сохранения юридической значимости электронных документов по решению руководителя организации допускается досрочная передача электронных дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также передача в архив организации электронных дел временного (до 10 лет) хранения (часть вторая п.18 Инструкции № 19).

Включение данной нормы обусловлено тем, что срок действия личного ключа ЭЦП ограничен стойкостью криптографических алгоритмов шифрования против взломов злоумышленников. Так как срок хранения большинства документов превышает срок действия личного ключа ЭЦП, после истечения срока его действия могут возникнуть трудности с подтверждением подлинности и целостности электронных документов.

Для исключения данного риска организации могут досрочно передать в архив организации свои ЭД.

При приеме электронных документов на хранение проводятся специальные мероприятия по подтверждению подлинности и целостности электронных документов.

25.04.2019

Дмитрий Варнашов, документовед