Материал помещен в архив

ВОПРОС: Что такое научно-техническая обработка документов? Кто ее осуществляет и в какие сроки?

ОТВЕТ: Определение понятия научно-технической обработки документов в нормативных правовых актах Республики Беларусь не закреплено.

В постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 01.12.1999 № 1869 научно-техническая обработка документов отнесена к платным работам и услугам, выполняемым государственными архивными учреждениями.

Под научно-технической обработкой документов понимается подготовка и передача дел на хранение в архив организации. Она осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства. В частности, проведение научно-технической обработки документов регулируется разделом III и IV Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Обработка документов является научной, так как при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации проводится экспертиза ценности документов.

Справочно Экспертиза ценности документов - это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение (п.47 Правил работы архивов).

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой документационного обеспечения управления (лицом, выполняющим функции службы документационного обеспечения управления) совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией), работниками структурных подразделений под методическим руководством архива организации.

В результате экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше) 10 лет хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации;

• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;

• отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

Также обработка документов является технической, так как отобранные в результате экспертизы ценности документы подлежат оформлению (частичному или полному), формированию в связки или архивные коробки, учету (составление описей дел), уничтожению.

Научно-техническая обработка документов проводится ежегодно (документы, подлежат обработке за два предыдущих года по отношению к текущему).

Пример В 2015 году должна проводиться научно-техническая обработка документов за 2013 год в структурном подразделении, а затем в архиве на протяжении 2016 года.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации. Оно происходит под контролем и при методической помощи службы документационного обеспечения управления и архива организации (п.70 Правил работы архивов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (ст.70-82) Правил работы архивов исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Таким образом, научно-техническая обработка документов включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;

• составление годовых разделов сводных описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

• оформление дел.

04.11.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела